كثير من الناس تذلل عندما يسمعون أن لديهم لحضور اجتماع عمل. إنهم يخشون أن يكون مضيعة للوقت تبدأ في وقت متأخر ولا تحقق شيئًا أو أن يهيمن عليها شخص أو شخصان. يمكن تجنب هذه المشاكل الشائعة عن طريق استخدام قواعد سلوك اجتماع العمل المناسبة. قواعد قواعد السلوك تسمح لك بتشغيل الاجتماع بشكل أكثر كفاءة وللتأكد من أنه منتج.
جدول أعمال
أنشئ جدول أعمال قبل الاجتماع ، ووزعه على كل من تمت دعوته للحضور. هذا سيسمح للناس أن يقرروا ما إذا كانوا حقا بحاجة إلى الحضور في الاجتماع. بخلاف ذلك ، قد يظهر شخص ما ويكتشف أن جدول الأعمال غير مناسب له أو لها. جدول الأعمال هو أيضا محايدة محايدة للحفاظ على تركيز الاجتماع. إذا بدأت المناقشة بالتجول ، فيمكنك أن تقول شيئًا مثل: "وفقًا لجدول الأعمال ، يجب أن نتحدث عما نحتاجه لتقديم المنتج الجديد. لنعد إلى هذا الموضوع".
جدول
قم بجدولة الوقت الكافي للاجتماع للسماح لك بإنجاز العناصر على جدول الأعمال دون أن تطلب من الحاضرين الالتزام بكمية كبيرة من الوقت. ابدأ الاجتماع على الفور لمكافأة الأشخاص الذين ظهروا في الوقت المناسب. إذا كنت معتادًا على التأخر في البدء ، فسيكافئ هذا الأشخاص الذين عادة ما يظهرون بضع دقائق بعد وقت البدء المحدد. إذا كنت تشتهر ببدءك في الوقت المناسب ، فسوف يتعلم الناس الظهور في الوقت الصحيح لتجنب الشعور بعدم الراحة أثناء المشي بمجرد بدء الاجتماع بالفعل.
انهاء الاجتماع في الوقت المحدد. وهذا يدل على احترام جداول الأشخاص الآخرين ، حيث قد يكون بعض الحضور قد قاموا بجدولة التزامات أخرى بعد الاجتماع. إذا كان هناك نشاط غير منتهي ، فحدّد اجتماعًا آخر.
مشاركة
شجع مشاركة الجميع في الغرفة ، والحفاظ على بيئة آمنة للمدخلات. قد يخاف الناس من التحدث إذا كانوا يعتقدون أن واحدًا أو اثنين من زملاء العمل المسيطرين سيطلقون النار عليهم على الفور. تنفيذ قاعدة "شخص واحد فقط يتحدث في وقت واحد" ، وفرض تطبيق صارم. إذا حاول أحد أن يقاطع ، فقال "هذا وقت شيري للحديث. تذكر ، اتفقنا جميعًا على أنه لن يقاطع أحد عندما يتحدث شخص آخر". إذا كان بعض الحاضرين لا يزالون مترددين في تقديم مدخلات ، جرب طريقة مثل التجول في الغرفة للحصول على ملاحظات كل شخص حول الموضوع في متناول اليد. بهذه الطريقة ، لا يجب على الشخص الخجول أن يقلق بشأن إيجاد الوقت المناسب للتحدث.
استنتاج
في نهاية الاجتماع ، لخص ما تمت مناقشته وأي قرارات تم اتخاذها. إعادة تأكيد أي عناصر عمل ، والأشخاص الذين من المفترض أن يتعاملوا معهم والمواعيد النهائية. وهذا يعطي الحضور فرصة للتحدث إذا لم يتفقوا مع الملخص. إذا كان الجميع في نفس الصفحة ، فاستخدم الملخص لإنشاء ملاحظات الاجتماع وإرسالها على الفور. لا ينبغي لهم الخروج في أي وقت لاحق من اليوم التالي للاجتماع.
