يمكن أن يكون لديك أعظم الأعمال في العالم ، ولكن دون الترويج لشركتك والمنتجات التي تقدمها ، لا أحد يعرف أنك موجود. وهنا يأتي دور قسم الاتصالات الجيدة.
سواء كان نشاطك التجاري قد بدأ للتو ، أو شركة متوسطة الحجم أو شركة كبيرة ، فإن وجود قسم اتصالات أمر حيوي للحصول على خبر عن عملك وما تفعله.
يجوز لقسم الاتصالات أن يتولى إدارة العلاقات العامة أو إدارة الشؤون العامة. يعمل القسم عن كثب مع الإدارات الأخرى لضمان فهمه ديناميكيات عملك والمعلومات التي يحتاجها للتواصل. يلعب قسم الاتصالات دورًا حاسمًا في نجاح المؤسسة.
دور التواصل المؤسسي
يتمثل دور الاتصال المؤسسي في تأسيس علامتك التجارية والترويج لمنتجاتك أو خدماتك واكتساب عملاء جدد. عندما يتم العمل بشكل جيد ، لن يساعدك اتصال الشركة في الحصول على عملاء جدد فحسب ، بل سيشجع عملائك الحاليين على البقاء مخلصين لعلامتك التجارية. تشمل اتصالات الشركة وسائل التواصل الاجتماعي والعلاقات الإعلامية وأحداث العميل والإعلانات.
يجب أن تتضمن أهداف اتصالات الشركة أيضًا اتصالات الشركة الداخلية. يساعد ذلك الإدارة في إبقاء الموظفين الآخرين على دراية بما يجري ويساعد في تعزيز الأقسام المختلفة في شركتك. تشمل الاتصالات الداخلية النشرات الإخبارية للشركة ورسائل البريد الإلكتروني العادية وأحداث بناء فريق العمل للموظفين.
في معظم الحالات ، يتم إدارة قسم الاتصالات من قبل مدير الاتصالات أو المدير. هذا هو الشخص الذي يساعدك في وضع استراتيجية لطرق الاتصال الخارجي والداخلي التي ستعمل بشكل أفضل لشركتك. وستقوم أيضًا بتنفيذ الاستراتيجيات التي تختارها ، إما من تلقاء نفسها أو من خلال فريق الاتصالات.
إذا كان لديك شركة صغيرة جدًا ، قد يكون دور مدير الاتصالات هو الذي يتم استيعابه في موضع آخر. على سبيل المثال ، قد يكون فريق المبيعات الخاص بك هو الذي يشغل حساباتك على الشبكات الاجتماعية أو قد يضع موظفوك أحداثًا على العميل.
مهما كان شكل قسم الاتصالات في شركتك ، فيجب أن يكون موجودًا بشكل ما بحيث يمكنك تحقيق أهداف اتصالات الشركة الخاصة بك.
وظائف قسم الاتصالات
هناك العديد من الوظائف لقسم الاتصالات. قد تجد أن شركتك تحتاج إلى أكثر من غيرها. قد تجد أيضًا أن بعض وظائف قسم الاتصالات تعمل بشكل أفضل من غيرها في مجالك وعلامتك التجارية.
تشمل وظائف قسم الاتصالات ما يلي:
- إدارة موقعك على الويب ووسائط التواصل الاجتماعي ، بما في ذلك العمل مع مطوري مواقع الويب ونشر تحديثات منتظمة على الشبكات الاجتماعية والتفاعل مع الأشخاص على قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك.
- إدارة المدونات ، بما في ذلك إنشاء تقويم تحريري ملائم وكتابة المقالات والعمل مع المترجمين المستقلين لإنشاء محتوى.
- تشغيل العروض الترويجية ، إما على الشبكات الاجتماعية أو في المواقع الفعلية.
- عقد فعاليات ، مثل فرص التعليم المستمر ، وخلاطات الشبكات أو البيت المفتوح.
- الإشراف على العلاقات الإعلامية ، بما في ذلك كتابة وتوزيع النشرات الإخبارية ، والرد على استفسارات وسائل الإعلام والحفاظ على مجموعة مواد إعلامية عن شركتك.
- التحدث أمام الجمهور ، بما في ذلك تمثيل شركتك في الأماكن العامة وإعداد المديرين التنفيذيين للتحدث في مناسبات مثل المؤتمرات الصحفية.
- إدارة المواد التسويقية ، بما في ذلك الكتيبات والنشرات الإخبارية والبريد.
- العثور على فرص للإعلان ، سواءً كانت مطبوعة أو على التلفزيون أو عبر الإنترنت.
- التعامل مع الأزمات والاتصالات عندما يهدد حدث ما السلامة العامة أو سمعة شركتك ، مثل الوفاة العرضية أو الانسكاب السام أو التسريح.
- وضع وتنفيذ خطة اتصالات سنوية ، غالباً بالاشتراك مع الإدارات الأخرى.
- الإشراف على الاتصالات الداخلية للشركة ، بما في ذلك الإعلانات الداخلية والتدريب.
كل هذه الوظائف من قسم الاتصالات تساعد على تعزيز جهود الشركة والعلامة التجارية والتسويق الخاصة بك. فهي تساعد على التأكد من أن كل شخص في شركتك موجود في نفس الصفحة عندما يتعلق الأمر بكيفية تمثيل شركتك والصورة العامة التي لديك. تعمل هذه الوظائف أيضًا على بناء ثقة العملاء والعملاء لأنهم سيعرفون ما يمكن توقعه من شركتك. من خلال اتصالاتك ، سيكون لديهم فهم لبيان المهمة والقيم والجمهور المستهدف والشخصية والمنتجات والخدمات التي تقدمها. وكلما زادت ثقة عملائك وعملائك ، زاد احتمال مواصلة استخدام منتجاتك أو خدماتك.
ماذا يفعل مدير الاتصالات؟
دور التواصل المؤسسي مهم. أنت تريد أن يكون هناك شخص ما يشرف على أهداف اتصالات الشركة الخاصة بك لديه المهارات والقدرة على تنفيذ جميع وظائف الاتصالات التي تعتبر مهمة لشركتك.
إن العثور على مدير اتصالات ذي خبرة هو الخطوة الأولى لإنشاء قسم الاتصالات الخاص بك. قد يقوم هذا الشخص بتقديم التقارير إلى مدير الاتصالات وسيكون مسؤولاً عن مجموعة متنوعة من المهام الهامة ، لذلك يجب عليك التأكد من العثور على شخص قادر ومؤهل. من الناحية المثالية ، سيكون لدى هذا الشخص خبرة في مجالك الخاص بحيث لا يكون منحنى التعلم حادًا. على الرغم من أنه من المفيد تعيين شخص يحمل درجة علمية في مجال الاتصالات أو العلاقات العامة أو مجال مشابه ، فإنه ليس من الضروري دائمًا أن يتمتع الشخص بقدر كبير من الخبرة ذات الصلة.
عندما يتعلق الأمر بدور مدير الاتصالات ، يعتمد ما يفعله الشخص على دور اتصالات الشركة في شركتك. قد تحتاج إلى شخص ما للتركيز فقط على التسويق عبر الإنترنت ، مثل مواقع الويب والمدونات ووسائط التواصل الاجتماعي. قد ترغب في أن يقوم شخص ما بالبحث في الإعلانات المطبوعة في المدن المحلية أو من يمكنه المشاركة في أحداث مذهلة. قد ترغب فقط في تعيين مدير اتصالات للإشراف على الاتصالات الداخلية أو إنشاء شبكة داخلية للشركة.
ما يعتمد عليه مدير الاتصالات أيضًا على حجم قسم الاتصالات لديك. إذا كان لديك فريق مكون من شخص واحد ، فسيتعامل مدير الاتصالات مع العديد من الوظائف أكثر مما لو كان لديك قسم اتصالات كبير. مع وجود فريق أصغر ، سيكون عليك تحديد أولويات ما يفعله مدير الاتصالات لديك لأنه سيكون لديه الكثير من الوقت للقيام بعمله. إذا كان يشرف على قسم الاتصالات ، فمن المرجح أن يكون أكثر يقظة عندما يتعلق الأمر بالمهام اليومية ، ويأخذ دورًا أكثر إدارياً وأكبر صورة. عندما يكون لديك قسم اتصالات ، قد يكون لديك شخص واحد يدير الإنترنت ، أحدهم يدير الإعلانات ، والآخر يدير العلاقات العامة والآخر يدير الاتصالات الداخلية.
كما يختلف دور مدير الاتصالات أو المدير باختلاف ما إذا كان العمل عبارة عن شركة ناشئة أو شركة أكثر رسوخًا. في البداية ، سيمضي مدير الاتصالات وقتًا طويلاً في وضع الاستراتيجية ، وتطوير علامة تجارية ، والبحث في الأسواق المستهدفة ، واختبار تقنيات الاتصال وإنشاء ضمانات الشركة. هذه هي كل الأشياء التي يجب القيام بها قبل وضع خطة الاتصالات في مكانها الصحيح.
في شركة أكثر حنكة ، يكون لمدير الاتصالات قاعدة تبدأ منها. وقد تم بالفعل الكثير من العمل الأساسي والبحوث. في حين قد تكون هناك فرص لتطوير استراتيجية جديدة وعلامة تجارية ، فقد يقضي مدير الاتصالات أو مدير الاتصالات في شركة قائمة وقتًا أطول في التوسع في ما تم القيام به من قبل أو إيجاد مناطق جديدة لاستكشافها.
عند اختيار شخص ما ليكون مدير اتصالات شركتك ، تأكد من العثور على شخص يتمتع بمهارات تواصل قوية ومهارات أشخاص ، ممن يتم تنظيمهم ويمكنهم التعامل مع الكثير من المشروعات تحت ضغط الموعد النهائي. يجب أن يكونوا مبدعين ، لديهم القدرة على الكتابة بشكل واضح ويكون لاعب الفريق.
مع وجود استراتيجية الاتصالات الصحيحة ومدير الاتصالات في المكان ، فإن قسم الاتصالات الخاص بك سيزدهر بالتأكيد.
