يتم استخدام نظام إدارة المعلومات أو نظم المعلومات الإدارية من قبل الشركات لجمع وتجميع وتحليل المعلومات. اليوم ، يتم دمج نظام إدارة المعلومات (MIS) بدرجة عالية مع أنظمة الكمبيوتر الخاصة بالشركة ، والتي عادة ما تتضمن قواعد بيانات تحتوي على كميات هائلة من البيانات. في حين أن نوع المعلومات المستخدمة يمكن أن يختلف من شركة إلى أخرى ، وحتى بين الإدارات ، فإن دور نظم المعلومات الإدارية يكون هو نفسه دائمًا تقريباً: لتحسين العمليات والاستراتيجيات واتخاذ القرارات.
دور MIS اليوم
كمية المعلومات المتاحة لأي عمل اليوم يمكن أن تكون ساحقة. تعتمد كيفية إدارة هذه المعلومات ، وبالتالي الاستفادة من قرارات أفضل على أهداف وغايات عملك. مثلما لا يستخدم شخصان هواتفهما الخلوية لنفس الأشياء ، لا تستخدم شركتان MIS بنفس الطريقة. لفهم وظائف أنظمة إدارة المعلومات في المؤسسة ، يتم عرضها على أربعة مستويات مختلفة: المعاملات ، العمليات ، الإدارة والاستراتيجية.
دور نظم المعلومات الإدارية في المعاملات
تبدأ إدارة المعلومات على مستوى المعاملات ، حيث يتم جمع المعلومات وتخزينها. وهذا يعني تحديد المعلومات المهمة التي يجب جمعها وتخزينها. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري يبيع الملابس عبر الإنترنت ، فربما تسجل معلومات العميل ، بما في ذلك الأسماء والعناوين وسجل الشراء. وبمجرد تجميع هذه المعلومات ، سيعطيك نظرة ثاقبة على الخصائص الديموغرافية والتفضيلات الخاصة بعملائك. ومع ذلك ، إذا سجّلت أيضًا عناصر بحثت عنها ، وعن العناصر التي تصفّحها لأكثر من بضع ثوانٍ وعناصر تمت إزالتها من عربات التسوق ، فستحصل على معلومات أكثر بكثير يمكن أن تخبرك كيف يمكنك تحسين مبيعاتك.
حتى على مستوى المعاملات ، يمكن لنظام معلومات الإدارة أن يكون له دور حيوي في مؤسستك. افترض أن مكالمات العملاء تسأل عن عنصر ما.إذا كان ممثل خدمة العملاء لديه سجل المعاملات الخاص بالعميل عند أطراف أصابعه ، فيمكنه المساعدة بسهولة أكبر عن طريق معرفة اسم العميل ومحفوظات الشراء وسجل التاريخ. معرفة ما إذا كان العميل يتصل من نيويورك أو لوس أنجلوس ، يمكن للممثل أن يتنبأ بسهولة أكبر بالوقت الذي سيستغرق شحنه.
نظم المعلومات الإدارية في العمليات والإدارة
وجود معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب يمكن أن يساعد جميع العمليات في الشركة لاتخاذ قرارات أفضل وضمان أن كل شيء يسير بسلاسة. مع معرفة بالضبط عدد الطلبات المقدمة ، سيعرف قسم الإنتاج حجم العمل الذي يتعين عليهم القيام به اليوم.
غالبًا ما تكون المعلومات المستخدمة على مستوى العمليات مترافقة مع قرارات إدارية أفضل. على سبيل المثال ، إذا كان مدير المستودع يعرف أن 500 عميل قد طلبوا مسبقًا الحصول على عنصر من المقرر وصوله يوم الجمعة ، فقد يقرر أن يأتي عدد قليل من العمال يوم السبت للحد من عبء العمل يوم الاثنين. في الوقت نفسه ، سيعلم قسم المحاسبة أنه سيكون هناك تدفق نقدي عند معالجة طلبات بطاقات الائتمان يوم الاثنين. سيتمكن قسم التسويق من تحديد الحملات الإعلانية التي كانت مسؤولة عن الجزء الأكبر من هذه الطلبات والتي يجب استخدامها مرة أخرى.
دور نظم المعلومات الإدارية في استراتيجية الأعمال
يمكن لنظام معلومات الإدارة المُحسَّن بشكل جيد أن يسفر عن ما هو أبعد من العمليات والقرارات الإدارية. بصفتك مالكًا لشركة صغيرة ، يمكنك مراجعة المشتريات خلال العام الماضي لتحديد الأسواق التي يجب استكشافها بعد ذلك. على سبيل المثال ، لنفترض أن موقع البيع بالتجزئة الخاص بك قد قام في الأصل ببيع الفساتين والملابس الأخرى ، وفي العام الماضي ، بدأت في عرض الأحذية على هامش ربح جيد. اليوم ، ومع ذلك ، الفساتين تمثل مبيعات قليلة جدا ونسبة عالية من العائدات. مبيعات الأحذية كانت تتزايد باطراد. في الوقت نفسه ، أشار مطورو الويب إلى أن "حقائب اليد" و "الأحزمة" هي الآن أكثر عناصر البحث شيوعًا على موقعك الإلكتروني. بناءً على هذه المعلومات ، لديك المعلومات التي تحتاجها للتخلص التدريجي من الفساتين والبدء في تقديم هذه الملحقات المطلوبة لعملائك.
