غالباً ما يتم استقبال الموظفين الجدد الذين يصلون إلى العمل بمجموعة من الأعمال الورقية لإكمالها ، بما في ذلك مستندات التأمين ونماذج المزايا والأوراق الضريبية. واحدة من أهم الوثائق التي يتلقاها الموظفون الجدد هي كتيب الموظف ، والذي غالباً ما يسبقه خطاب من الرئيس. لا ينبغي التعامل مع الكتيب على نحو خفيف ، وهذا هو السبب في أن خطابًا من رئيس الشركة أو المدير التنفيذي أو المالك يؤسس للشرعية.
كتيب الغرض
يؤدي توزيع كتيبات الموظفين إلى الموظفين الجدد دوراً حاسماً في إرساء أسس قانونية تتطلب أو تحظر سلوكيات معينة في مكان العمل. إن إضفاء الصفة الرسمية على التوقعات وتوصيف الوظائف والعمليات والإجراءات التأديبية وغيرها من المعلومات التنظيمية يضمن أنه لا يمكن للموظفين في وقت لاحق المطالبة بالجهل بالسياسات في حالة الطعن في الإنهاء أو خفض الترتيب. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وصف قواعد الشركة في كتيب يضمن الاتساق بين الموظفين. عندما يتم تدريب الموظفين من قِبل مديرين مختلفين ولكن لا يتم إعطاؤهم كتيّبًا ، فمن الممكن أن يتم تعليمهم تنويعات طفيفة من السياسات وفقًا لمنظور المدير أو التفضيلات المهنية.
محتويات الرسالة
بما في ذلك رسالة من رئيس في دليل الموظف ليست فكرة جديدة. في الواقع ، تعتمد معظم الرسائل على تنسيق قياسي إلى حد ما يغطي الأساسيات بما في ذلك التحية الترحيبية ، ومخطط تأسيس الشركة ونموها ، وبيان أهداف الشركة. يمكن أيضًا أن تتضمن خطابات مقدمة كتيب الموظف معلومات حول فلسفة علاقات الموظف والرؤية والرسالة. وتتناول بعض الرسائل القضايا القانونية مباشرة ، بما في ذلك بيان الوصية في العمل ، وبيان مكافحة المضايقة وبيان صاحب العمل الذي يكافئ الفرص.
أهلا بك
من بين الأسباب التي تجعل من المهم تضمين رسالة من الرئيس في دليل الموظف تقديم طلب رسمي إلى الشركة. في الشركات الكبيرة جدًا ، من المحتمل أن يتم فحص الموظفين الجدد وإجراء مقابلات معهم ومعالجتهم من قبل العشرات من الموظفين من المستوى الأدنى دون إقرار من رئيس honcho. تعترف الرسالة الترحيبية رسميًا بالموظف ، وترحب به في الفريق. وهذا يضيف إلى سلطة الرئيس حتى لا يحصل الموظفون الجدد على انطباع بأن الشركة تدار من قبل مديرين من المستوى الأدنى.
إجلال
السبب الآخر يجب أن تتضمن كتيبات الموظف رسالة من الرئيس هي لتحديد خطورة المستند. تشهد الكتيبات المُرسلة بخطاب من رئيس الشركة على مستوى عالٍ من الاهتمام والمعايير المتعلقة بسياسات الشركة. من المرجح أن يأخذ الموظفون الكتيبات على محمل الجد (ويقرؤونها) وهم يعلمون أن أكبر صانع قرار في الشركة كتب الرسالة الأولية.
ثقافة الشركة
يمكن للرئيس أيضا تعيين نغمة ثقافة الشركة في خطاب دليل الموظف. فالشركات التي تقدّر قيمة شكليّة عالية ترسخ وتديم تلك النغمة برسالة صيغت بعناية تبرز سلطة الرئيس. تستفيد الشركات التي تقدّر البيئة الصديقة والموجهة إلى الفريق من خطاب دليل يستخدم لغة أقل رسمية ، مما ينشئ ثقافة عمل أكثر اعتيادية.
