يضمن إجراء مراجعة فعالة للعمل أن عمليات شركتك تنتج النتائج المرجوة بأكثر الطرق كفاءة. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء مراجعة لعملية الأعمال قبل شراء أجهزة أو برامج جديدة. لإجراء مراجعة عملية الأعمال ، قم بتجميع فريق من الأشخاص يمثلون جميع مستويات المؤسسة متأثرًا بأي تغييرات في عملية الأعمال الحالية. يمكن أن يساعدك تجميع الأشخاص المناسبين في تحديد المشاكل وتحديد التحسينات المحتملة وتعيين مديري المشروعات وتنفيذ الإصلاحات السريعة ووضع خطة طويلة الأجل.
خريطة العملية الحالية الخاصة بك. سرد العمليات التجارية الهامة المستخدمة لإنتاج منتجاتك وخدماتك. ناقش المشاكل في البيئة الحالية ، مثل التأخير في تلقي الإمدادات أو مشاكل جودة الموردين. عقد سلسلة من الاجتماعات للفريق لتبادل الأفكار حول سبب وجود المشاكل وكيفية التعامل معها. إجراء البحوث لمعرفة كيفية تعامل الشركات الأخرى مع مشاكل مماثلة. استخدم أدوات رسم خرائط عملية مجانية ، مثل Gliffy أو Bonita Open Solution أو Questetra BPM لتوثيق العملية الحالية.
مراجعة عمليات الأعمال الموثقة للتأكد من أن التفاصيل تعكس بدقة طريقة عمل الشركة. على سبيل المثال ، قم بتوزيع إجراءات استكشاف الأخطاء وإصلاحها على جميع الأفراد الذين يتعاملون مع مكالمات خدمة العملاء. راقب الموظفين الذين يستخدمون الإجراءات ولاحظ أي انحراف لتحديد ما إذا كان الموظفون بحاجة إلى مهارات إضافية أو معرفة أو تدريب أو خبرة لجعل عملية الأعمال تعمل بشكل فعال.
تحديد التغييرات المحتملة. تحديد كيفية تأثير التغييرات على الإجراءات الحالية. مراقبة الموظفين الانتهاء من المهام للتحقق من صحة الافتراضات. مقابلة العمال لجمع مدخلاتهم حول مشاكل العملية التي تواجهها منظمتك. إجراء مسح أو تشغيل مجموعات التركيز لجمع أفكارهم للتحسين. لا تفترض أنك تعرف الحل الصحيح ، مثل شراء أجهزة أو برامج جديدة ، دون فهم كيفية تأثير النظام الجديد على المؤسسة.
تصميم عملية جديدة. تتضمن إعادة تصميم العمليات التجارية ضمان توافق جميع العمليات الخاصة بوظائف الشركة مع الأهداف الإستراتيجية الحالية. صقل العملية بناءً على التحليل الذي تم إجراؤه كجزء من مراجعة عملية الأعمال. راجع العملية الجديدة مع الفريق لتحديد التبعيات بين المؤسسات والمشكلات المحتملة. توثيق جميع التغييرات التي أوصى بها فريق مراجعة عمليات الأعمال ونشر الاستنتاجات في رسالة إخبارية أو بريد إلكتروني أو أي آلية اتصال أخرى للشركة.
تقييم التنفيذ الخاص بك. ﻗﻢ ﺑﻘﻴﺎس اﻷﻧﺸﻄﺔ اﻟﺘﺸﻐﻴﻠﻴﺔ ، ﻣﺜﻞ رﺿﺎ اﻟﻌﻤﻼء أو ﻋﻴﻮب أو ﺗﻜﺎﻟﻴﻒ اﻟﻤﻨﺘﺞ ، ﻟﺘﺤﺪﻳﺪ ﻣﺎ إذا آﺎن ﻟﻠﺘﺤﺴﻴﻨﺎت اﻟﻨﺎﺗﺠﺔ ﻋﻦ ﻣﺮاﺟﻌﺘﻚ أﺛﺮ. قم بإجراء مراجعات لاحقة وضبط عملياتك وفقًا لذلك إذا لم يتم إجراء تحسينات خلال الإطار الزمني المتوقع.
