ما هي وظائف خطابات الأعمال؟

يعرف قاموس ويبستر حرفًا بأنه رسالة مكتوبة أو مطبوعة إلى فرد أو مجموعة ، والتي يتم إرسالها عادةً عن طريق البريد. بالطبع ، في عصرنا الإلكتروني ، يتم إرسال العديد من الرسائل عبر البريد الإلكتروني ، إما داخل نص البريد الإلكتروني أو كمرفق. وعلى الرغم من هذا الاتجاه ، لا تزال رسائل الأعمال التجارية تتمتع بوظائف تقليدية. وبالتالي ، فمن الأهمية بمكان أن يعرف هؤلاء في عالم الأعمال هذه الوظائف من أجل جعل الانطباع الصحيح مع شركاء الأعمال.

مبيعات

على الرغم من الاتجاه نحو إدارة الأعمال إلكترونيًا ، "تظل رسائل المبيعات التقليدية أداة مهمة في الأعمال الحديثة" ، كما يقول كينيث زيمر ، الأستاذ الفخري في كلية الأعمال والاقتصاد بجامعة ولاية كاليفورنيا ، ومعسكر سو سي ، والأستاذ المساعد في كلية جاردنر ويب. مدرسة Broyhill للإدارة. علاوة على ذلك ، يؤكد Zimmer and Camp أن معظم خطابات الأعمال هي في الواقع رسائل المبيعات لأن الغرض المقصود منها هو الترويج لبيع سلع أو خدمات للمستلمين. هناك خمسة أهداف رئيسية من رسائل المبيعات:

1. لجذب انتباه المتلقي.
2. لإقامة علاقة ودية مع المتلقي.
3. للطعن في دوافع الشراء للمستلم.
4. لإقناع المستلم باتخاذ إجراء.
5. لتزويد المتلقي مع فرصة لاتخاذ إجراء.

علاقات عامة

الهدف من أي مسعى للعلاقات العامة هو التأثير على معتقدات أو مواقف أو إجراءات جمهور مستهدف. هذا هو الحال مع خطاب العلاقات العامة ، يشرح ملفين L. DeFleur و Everette E. Dennis ، مؤلفي "فهم الاتصال الجماهيري: منظور الفنون الليبرالية". الهدف الرئيسي لخطابات العلاقات العامة هو التأثير بشكل إيجابي على انطباع الجمهور عن الشركة أو منظمة.

بعض الأمثلة على خطابات العلاقات العامة هي تلك التي تسعى إلى تحقيق الأهداف التالية:

1. تعزيز عمل جديد.
2. دعوة العملاء لفتح حسابات الخصم.
3. أشكر العملاء على أعمالهم.
4. نرحب بالعملاء المحتملين للمجتمع.
5. الإعلان عن بيع أو خدمة خاصة.
6. تقديم حوافز لاستخدام خدمات الشركة.

الطلبات والاستجابات

معظم خطابات الأعمال الروتينية إما تقديم طلب أو الرد على واحدة ، دولة زيمر و Camp. تتضمن أمثلة خطابات الطلب حجز غرفة الاجتماعات وطلب عرض سعر وطلب بيانات الفواتير وإعداد المواعيد. ومع ذلك ، ينصح Zimmer و Camp بأن هذه الأحرف الروتينية "لا يجب معاملتها بشكل روتيني". لذلك ، يجب عليك اتباع إرشادات معينة عند إرسال طلب أو الرد على أحدها:

1. تقديم معلومات كاملة.
2. أبدا تقديم طلبات غير معقولة.
3. كن دقيقًا ودقيقًا.
4. أبدا أن يكون فاضحا.

المطالبات والتعديلات

يشكو العملاء أحيانًا من الخدمات أو المنتجات المعيبة. عندما تنشأ مثل هذه المناسبات ، يجب على الشركات الاستجابة عن طريق التفاوض مع العملاء من أجل إجراء تعديل. بالإضافة إلى ذلك ، تكتب الشركات أيضًا رسائل مطالبات ، مثل عندما يفشل مورد في إرسال المنتج المناسب أو لا يقوم بشحنه على الإطلاق. ومع ذلك ، يقول Zimmer and Camp أنه سواء كان الرد على مطالبة أو تعديلها أو تقديمها ، يجب أن تضع القواعد التالية في اعتبارك:

1. تأكد من أن لديك كل الحقائق.
2. كن دقيقاً وكاملاً عند وصف المطالبة.
3. تجنب الاتهام أو التهديد أو المطالبة..
4. كن مهذب.
5. اقتراح حل معقول يوافق على جميع الأطراف المعنية.

الاتصالات الاجتماعية

تهنئة رجال الأعمال في المناسبات الخاصة هي "مجاملة وتقاليد مشتركة" ، يكتب زيمر وكامب. كما يجب على أصحاب العمل إرسال خطابات التعزية عندما يعاني أحد الزملاء من خسارة أو مأساة ، ويستجيب فوراً للدعوات الرسمية ، ويعترف بالتقاعد ويعبر عن امتنانه للهدايا أو الضيافة أو المعاملة الخاصة. عدم الاعتراف بمثل هذه الظروف يصور الشركة في ضوء سيء.

تأكد من تنسيق الحروف بشكل صحيح:

1. استخدام ورق الشركة.
2. قم بمحاذاة تاريخ المراسلات مع يمين الصفحة.
3. ضع اسم المستلم والعنوان الرسمي والعنوان في أسفل الصفحة ، مع محاذاة لليسار.
4. اتبع التحية بفاصلة ، وليس فاصلة ، على سبيل المثال: عزيزي السيد جونز ،
5. مساحة مزدوجة بين التحية والفقرة الأولى من الحرف وبين كل فقرة. ومع ذلك ، مساحة واحدة جسد كل فقرة.
6. لا تدرج الأحرف الأولى للمراجع ونسخ التنبيهات وما إلى ذلك.