يخشى كثير من أصحاب الأعمال كتابة رسائل جمع اعتذارات رسمية خوفا من إقصاء زبائنهم أو الإساءة لهم. في كلتا الحالتين ، يجب عليك معالجة مخاوف مهمة وفي الوقت نفسه الحفاظ على حسن النية للعملاء. بمجرد فهم بعض المبادئ الأساسية حول كتابة خطابات حل المشكلات ، ستتعلم كيف يمكن كتابة هذه الأنواع من الحروف بطريقة تولد الشهرة.
الشكل والأسلوب
قد يكون من المفيد التفكير في خطاب حل المشكلة كمقالة مصغرة مكتوبة بصيغة خطاب الأعمال. اتبع نفس التنسيق ، واعتمد نفس النمط واستخدم نفس الخط Times New Roman المكون من 12 نقطة كما تفعل في أي حرف عمل. التغييرات الوحيدة التي يجب عليك إجراؤها هي في الكلمات المستخدمة في الجسم والأقسام الختامية. تتضمن معظم خطابات حل المشكلة أيضًا مرفقات. أشر إلى ذلك بكتابة "مرفقات" سطر واحد أسفل الإغلاق ثم قم بسرد اسم كل مستند يتم تضمينه مع الحرف.
التأكيد على الكلمات الإيجابية
الرسائل القصيرة والمباشرة والشخصية تقلل من فرص سوء الفهم وغالباً ما تكون الأكثر فاعلية. بالإضافة إلى ذلك ، من المرجح أن تؤدي الكلمات ذات الإحداث الإيجابية إلى استجابة إيجابية. يقترح مختبر الكتابة على الإنترنت في جامعة بوردو أنك تتجنب الكلمات والعبارات مثل "لسوء الحظ" و "غير قادر على" و "المشكلة" و "الفشل" الذي ينقل حقائق غير سارة. بدلاً من ذلك ، ركز على ما تستطيع أو لا ترغب في القيام به بدلاً من ما لا تستطيع القيام به أو لا تفعله.
فتح وإغلاق البيانات
افتح وأغلق الرسالة باستخدام عبارات بسيطة ومباشرة. عبارة افتتاحية مثل "شكرًا لك على تخصيص بعض الوقت لشرح ما يثير قلقك بشأن …" المراجع وتحدد المشكلة. أغلق مع بيان يؤكد على رغبتك في الحفاظ على العلاقة. بيانات مثل "نحن نقدر عملك" أو "نلتزم بتوفير خدمة عملاء عالية الجودة التي تتوقعها من شركتنا" هما مثالان شائعان.
الجسم
في الفقرة الأولى من النص ، قم بمراجعة المعلومات الأساسية ذات الصلة وأي اتصالات سابقة لإثبات فهمك لمخاوف العميل. تقديم حل واضح ومحدد للمشكلة - بما في ذلك إيماءات حسن النية والإجراءات التي اتخذتها بالفعل أو تخطط لاتخاذها - في الفقرة الثالثة.على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب خطاب تحصيل طلب أول ، فلاحظ سجل الدفع الجيد السابق للعميل ، ولكن تذكّر العميل بتواريخ استحقاق الدفع. كحل ، عرض العمل مع العميل لإعداد ترتيبات دفع بديلة أو تمديد تاريخ الدفع في مقابل مكالمة هاتفية رجوع.
