يعد التواصل الفعال وتبادل المعلومات أمرين مهمين لنجاح المشروع. يضمن التواصل الواضح أن كل عضو في الفريق يفهم دوره وأهدافه في المشروع. التبادل المستمر للمعلومات يبقي جميع أعضاء الفريق على دراية بالتقدم ويسلط الضوء على أي قضايا قد تؤثر على التقدم. الفشل في التواصل بفعالية قد يؤدي إلى تأخيرات مكلفة تؤثر على نجاح المشروع.
خطة المشروع
تعتبر خطة المشروع أساسية لكل اتصالات المشروع كما ذكرت TechRepublic. تتيح الخطة لكل عضو في الفريق معرفة ما يجب أن يقدمه المشروع ومن المسؤول عنه. ويوفر التواريخ الرئيسية والاعتمادية للمشروع ويكسر البرامج المعقدة إلى مكونات أصغر يمكن للأعضاء الأفراد فهمها بسهولة أكبر.
رؤية
يضمن التواصل أن يشارك كل عضو في الفريق بنفس الرؤية الخاصة بنتيجة المشروع. وصفت طبعة عام 2002 من "مجلة الأعمال في هيوستن" كيف تعاون المهندسون المعماريون وشركة البناء والمطورين مع مديري شركات العملاء لتحقيق نجاح المشروع من خلال هدف واحد مشترك - وهو مجمع أعمال يفي باحتياجات مستخدميها.
تخطيط الاتصالات
يتضمن المشروع الكبير العديد من أعضاء الفريق ومجموعة واسعة من قنوات الاتصال. لضمان التواصل الفعال وتبادل المعلومات ، من المهم أن يقوم مدير المشروع بتخطيط وإدارة العملية من البداية ، وتحديد من يحتاج إلى معلومات مختلفة في مراحل مختلفة من المشروع. هذه العملية مستمرة حسب الاستشاري Project Perfect ، الذي ينص على أن مديري المشاريع يقضون معظم وقتهم في مهام الاتصال.
إدارة المعلومات
يحتاج أعضاء الفريق إلى الوصول السريع إلى أحدث إصدارات وثائق المشروع. من خلال إنشاء موقع ويب أو قاعدة بيانات لمشروع واحد ، يمكن لمديري المشاريع أن يجمّعا جميع المعلومات وأن يزودوا أعضاء الفريق بوصول آمن إلى الوثائق الهامة مثل الخطط والجداول الزمنية والموردين ومحاضر الاجتماعات والتقارير المرحلية.
الحالة
تحدد TechRepublic تقارير الحالة كواحدة من أهم اتصالات المشروع. تضمن تحديثات حالة المشاركة أن يكون جميع أعضاء الفريق على دراية بأي مشكلات حرجة أو تغييرات غير متوقعة قد تؤثر على جداول أو تكاليف المشروع. يمكنهم بعد ذلك اتخاذ أي إجراء علاجي ضروري.
أدوات
أدوات الاتصال ، مثل البريد الإلكتروني وعقد المؤتمرات عبر الفيديو والمؤتمرات عن بعد ، تجعل من السهل والمريح لأعضاء فريق المشروع التعاون وتبادل المعلومات ، حتى عندما يعملون في مواقع مختلفة. تلعب أدوات الشبكات الاجتماعية أيضًا دورًا مهمًا في إدارة المشاريع. يمكن للأعضاء استخدام أدوات ، مثل Twitter أو Facebook ، لنشر تحديثات حالة موجزة أو تعليقات حول مشكلات مهمة في المشروع.
