يمكن أن تكون الأعمال التجارية الصغيرة والمستقلين الذين يتمتعون بمبيعات جيدة مربحة على الورق ، لكنهم يكافحون لدفع فواتيرهم بسبب ضعف التدفق النقدي. يمكن أن يساعدك إرسال الفواتير في الوقت المناسب وسهلة الفهم على المنتجات التي تبيعها أو الخدمات التي تقدمها في تجنب نقص النقود. باستخدام المعلومات القياسية الموجودة في معظم الفواتير ، يمكنك إنشاء نظامك الخاص الذي يساعدك على تحصيل المستحقات الخاصة بك عاجلاً وليس آجلاً.
قائمة المعلومات للفاتورة
قرر ما تريد وضعه على الفاتورة. تتضمن معلومات الفاتورة الشائعة ما يلي:
- اسم وعنوان عملك
- تاريخ المعاملة
- عملية الوصف
- سعر الوحدة للمنتج المباع
- عدد الوحدات المباعة
- سعر الطلب الإجمالي
- ضريبة المبيعات
- اسم وعنوان العميل
- رقم أمر الشراء (إذا تم استخدامه من قبل العميل)
- اتصال العميل
- شروط الدفع
- عرض الخصم
- خيارات الدفع
وصف العناصر
تفاصيل الصفقة الخاصة بك تفاصيل ما طلب العميل في شكل جملة أو عبارة. سعر الوحدة هو السعر لكل عنصر تبيعه. توضح شروط الدفع الخاصة بك عندما يكون المال مستحقًا لك ، فضلاً عن أي عقوبات على التأخر في السداد. تشتمل خيارات الدفع على تعليمات حول كيفية دفع العميل لك ، مثل الشيك الذي يتم دفعه لاسم شركتك أو عنوان البريد الإلكتروني في PayPal أو الإشعار بأنك تقبل الدفع بواسطة بطاقة الائتمان عبر الهاتف. إذا كنت تريد السداد الكامل في غضون عدد محدد من الأيام ، مثل 30 يومًا ، فعليك تضمين العبارة "صافي 30 يومًا". إذا كنت ترغب في تقديم خصم مبكر ، يُرجى تضمين شيء مثل "خصم بنسبة 3٪ للدفع في 10 أنشطة تجارية أيام من هذه الفاتورة."
توليد رقم الفاتورة
عندما تتصل بأشخاص يدينون لك بالمال ، خصوصًا العملاء الأكبر حجمًا وأولئك الذين يكررون العمل معك ، فغالبًا ما سيطلبون منك رقم الفاتورة الذي تتصل به. إذا تلقيت مكالمة بشأن فاتورة من أحد العملاء ، فقد تتمكن من العثور على المستند بسرعة أكبر إذا كان لديك فواتيرك مرقمة.
قد تتمثل أسهل طريقة لإنشاء نظام ترقيم لفواتيرك في بدء كل رقم فاتورة مع التاريخ ، ثم تضمين رقم يقابل عدد الفواتير التي تكتبها في ذلك اليوم. على سبيل المثال ، إذا كنت ستكتب فاتورة واحدة فقط في 25 أبريل 2015 ، فسيكون رقم فاتورتك هو 42520151. إذا كتبت فاتورة ثانية في ذلك اليوم ، فسيكون رقم الفاتورة 42520152. يساعدك هذا النظام في منع استخدام الخطأ بنفس الطريقة. الرقم على اثنين من الفواتير المختلفة. يمكنك استخدام حرف بدلاً من الأرقام لمتابعة التاريخ و / أو استخدام شرطة لفصل التاريخ عن الرقم النهائي أو الحرف. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام 4252015-1 أو 4252015-A للفاتورة الأولى التي تكتبها في 25 نيسان 2015.
قم بإنشاء الفاتورة
بمجرد معرفة المعلومات التي تريد تضمينها في فاتورتك ولديك رقم فاتورة ، قم بإنشاء المستند الخاص بك. ضع اسم شركتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك في الأعلى ، متبوعة بمعلومات العميل. قد يكون من الأسهل سرد المعلومات باستخدام العناوين ، متبوعة بنقطتين ، ثم المعلومات. على سبيل المثال ، قد يضع القائم بالتقديم فاتورة للكعك مع هذه المعلومات:
الفاتورة رقم: 4252015-1 العنصر المطلوب: الكب كيك سعر الوحدة: $ 2.50 مجموع الوحدات: 144 السعر الإجمالي: 360 دولارًا ضريبة (بنسبة 7٪): 25.20 دولار إجمالى مستحق: 385.20 دولار
