تعتبر الوثائق جزءًا من الحياة اليومية في عالم جمع البيانات الشخصية والمالية والعامة ، وبالتالي ، من المناسب إجراء عمليات المراجعة الدورية على طرق التعامل مع المستندات. يوضح التدقيق التدابير التي يتم تنفيذها ، والأساليب التي يجب تغييرها ، وطرق إجراء مثل هذه التغييرات.
إجراءات الشراء
يجب أن تتحقق المؤسسة دوريًا إذا تم الالتزام بإجراءاتها الخاصة بشراء المستندات. قد تظهر المراجعة ما إذا كان لدى المنظمة حاليًا طريقة لإدارة الوثائق ، سواء تمت الموافقة على المستندات الضرورية من قبل الموظفين المصرح لهم ، وكيف يتم التعامل مع التغييرات في المستندات بكفاءة. قد يعرض هذا الجزء من التدقيق أيضًا كيفية الوصول إلى المستندات.
تخزين الوثائق
يمكن تخزين المستندات كنسخة مطبوعة أو ملفات محوسبة. يمكن أن يوضح التدقيق ما إذا كانت أنظمة تخزين السجلات قد تم إعدادها وفقًا لاحتياجات المؤسسة. يجب أن يوضح التدقيق أيضًا المدة التي يتم فيها حفظ كل من النسخة المطبوعة والمستندات المحوسبة في الملف. يجب أن يحدد التدقيق ما إذا كانت المستندات محفوظة في حالة جيدة ومحمية من التلف أو التدهور أو الخسارة.
وصف الوثائق
يجب أن يتحقق التدقيق من كيفية وصف المستندات في نظام حفظ الملفات الخاص بالمؤسسة … يمكن إدراج التوثيق حسب الاسم أو الرقم أو في نموذج وصفي. قد يحتوي المستند على وصف قصير وذو صلة لتسهيل تحديد موقعه. يجب أن توضح المراجعة ما إذا كانت المستندات قد تم حفظها بشكل منتظم عن طريق رقم الإصدار وتاريخ المراجعة.
