تعتبر قائمة مراجعة التدقيق ISO 9001 أداة ، واحدة من أدوات كثيرة في صندوق أدوات المراجع ، تستخدم لتقييم نظام إدارة الجودة الخاص بالمنظمة. خذ بعين الاعتبار القياس الذي يقارن نظام إدارة الجودة بمخطط النجار والمدقق إلى مفتش البناء. والهدف من ذلك هو تقييم العمل الذي يتم إجراؤه مقارنة بالكيفية التي تقول بها الخطة إنه ينبغي القيام به وأيضاً بالمقارنة مع رموز البناء - أو في هذه الحالة ، متطلبات ISO 9001. يجب أن تكون قوائم المراجعة مصممة للمساعدة في هذا التقييم ، وليس لإضافة الروتين.
مراجعة الوثائق
يمكن تصميم قائمة مرجعية لأداء مراجعة الوثائق. بعد التأكد من أن إجراءات مراقبة وثيقة المنظمة كما هي مكتوبة تلبي متطلبات ISO 9001 ، صمم قائمة التحقق بسحب عناصر محددة من هذا الإجراء. ركز الأسئلة على التحكم في المستندات نفسها ، مع سؤال واحد أو سؤالين فقط يتناولان متطلبات ISO 9001 الخاصة بالعملية التي يتم تدقيقها. ويكفي أن نسأل: "ما هي الفقرة (البنود) ISO 9001 التي تنطبق على العملية ABC؟" و "هل تلبي العملية ABC تلك المتطلبات؟" ليس من الضروري إعادة كتابة المعايير بأكملها على أنها أسئلة في قوائم التحقق.
مسؤولية الإدارة والالتزام
يمكن تصميم قائمة مرجعية خصيصًا لمراجعة الإدارة. يمكن أن تحدد القائمة المرجعية كل بند ينص على شرط كمسؤولية مباشرة عن الإدارة العليا والبنود الأخرى ذات الصلة ، مثل تخطيط الموارد البشرية والبنية التحتية. يمكن استخدام قائمة التحقق هذه مبدئيًا أثناء مقابلة الإدارة ثم يتم إكمالها من خلال مراجعة الحسابات حيث يتم تقييم الأدلة عبر المؤسسة.
التدريب والكفاءة
يمكن لقائمة المراجعة أن تدفع المدققين إلى تذكر المتطلبات القابلة للتطبيق عالمياً ، مثل التدريب والكفاءة. عند اتباع مسار التدقيق الذي يغطي البنود الأخرى ، يمكن أحيانًا تجاهل هذه المتطلبات وتتطلب نشاط متابعة قبل أن يتم إغلاق التدقيق. يمكن أن تساعد قائمة المراجعة في ضمان قيام المدققين بالبحث عن أدلة تفيد بأن الموظفين مؤهلين للوظائف التي يؤدونها على أساس التعليم والتدريب والمهارات والخبرة. ومن المهم بنفس القدر التأكيد على أن خطط العمل تم تطويرها وتنفيذها لضمان وصول الموظفين إلى مستويات الكفاءة المطلوبة.
عمليات خارجية
يجب أن تشمل عناصر قائمة التحقق عمليات الاستعانة بمصادر خارجية. ويمكن الجمع بين هذا وبين المتطلبات المعمول بها عالميا المذكورة أعلاه. المثل القائل "بعيدًا عن العين" قد يتسبب في نسيان كل من المحاسبين والمدققين أن التخزين في البرامج (أ) و (ب) و (ج) لا يزال يتم في الموقع ، ولكن بالنسبة للبرنامج "س" ، فإن هذه الوظيفة يتم تنفيذها الآن بواسطة مزود خدمات لجهة خارجية.. تتطلب المواصفة القياسية ISO 9001 تحديدًا أن يتم التحكم في العمليات التي تتم الاستعانة بمصادر خارجية لضمان استيفائها لمتطلبات QMS الخاصة بالمؤسسة.
الرصد والقياس
يجب أن تعالج قوائم المراجعة فعالية عملية قياس ومراقبة الاتجاهات لتقييم قدرة نظام إدارة الجودة. يمكن أن تتضمن الإجراءات بيانات تحكم عملية إحصائية معقدة أو يمكن أن تكون بسيطة مثل عدد شكاوى العملاء الداخلية أو الخارجية. يجب أن تمكّن قوائم المراجعة المراجعين من تحديد المقاييس القائمة والاتجاهات التي كشفت عنها هذه المقاييس منذ المراجعة السابقة. يجب أيضًا على قوائم التحقق تذكير المدققين بالبحث عن دليل على الإجراءات المتخذة لتصحيح الاتجاهات السلبية.
إضافة قيمة
يجب أن تضيف قوائم المراجعة للمراجعة القيمة بدلاً من الوجود لمجرد تلبية متطلبات عملية التدقيق الداخلي. من المهم أكثر أن يقوم المدقق بمتابعة مسار التدقيق الذي يقدم نفسه أثناء المراجعة بدلاً من اتباع قائمة تحقق. يمكن للمدققين عديمي الخبرة أن يفقدوا رؤية هذه المسارات عندما يعتمدون بشكل كبير على قوائم المراجعة.
