يجب أن تكون إجراءات المكتب الأمامي مصممة لتناسب عملك. على سبيل المثال ، سوف تتطلب الممارسة الطبية أو طب الأسنان إجراءات مختلفة من مكتب محاماة أو وكالة تحصيل أو محل حلاقة أو مصنع. خذ وقتًا لتطوير قائمة مراجعة شاملة تتناول أهداف وغايات مهمة في المكتب الأمامي.
مبادئ
بالنسبة إلى الشركات التي تتلقى حركة مرور ثابتة من العملاء ، يجب أن تعكس إجراءات المكتب الأمامي بيئة الأعمال العامة. ستؤكد الأعمال الحميمة والترحيبية على أهمية الابتسام والحفاظ على آداب التحدث عن الهواتف المهنية. تعتمد المكاتب الطبية أو طب الأسنان بشكل كبير على تدفقات المرضى الثابتة. ومن ثم ، يجب أن يكون لدى المكتب الأمامي في العيادة ما يكفي من الموظفين لفحص المرضى ، والإجابة على أسئلة المريض شخصيًا وعلى الهاتف والتعامل مع حالات مغادرة المرضى ، بما في ذلك تلقي إجراءات الدفع والمتابعة للجدولة. فكر في العمل مع خدمة هاتف للتعامل مع مكالمات العميل بعد ساعات العمل.
جدولة
جزء مهم من إدارة المكتب الأمامي الناجح ينطوي على التعامل مع مواعيد العمل. يجب على موظفي المكاتب الأمامية الاتصال بالعملاء في اليوم السابق للموعد وتأكيد الموعد المحدد. إنشاء قائمة إلغاء أو عدم الحضور حتى تتمكن من جدولة مواعيد أخرى لتعويض ما تم إسقاطه. يجب أن يحافظ موظفو المكاتب الأمامية في الفندق على سجلات دقيقة للغرفة لأن ذلك يؤثر بشكل مباشر على خدمة الغرف وعمليات تنظيف المنزل. يجب أن يحافظ موظفو المكاتب الأمامية في المدارس الابتدائية والمتوسطة والثانوية على سجلات الطلاب الدقيقة ، بما في ذلك تلك المتعلقة بغياب الطلاب والزائرين.
تحسينات
تقييم باستمرار إجراءات مكتب الجبهة. إذا وجدت مساحة للتحسين ، قم بإنشاء وتنفيذ الاستراتيجيات المناسبة. إذا كان المكتب الأمامي مكتظًا بالمكالمات ولا يمكنه دائمًا تقديم خدمة عملاء رائعة ، ففكر في تغيير نظام الهاتف (على سبيل المثال ، استخدام نظام هاتف كمبيوتر) أو استخدام تقنية المراسلة الفورية لقياس مدى توفر الموظفين. تقييم ما إذا كان يمكن تحسين إدارة الحالات مكتبك الأمامي عن طريق الذهاب ورقة.
