في حين أن الموظف قد يكون حريصًا على استبدال راتبه بسرعة ، فإن قسم الرواتب يحتاج إلى موازنة قلق الموظف مع حاجة الشركة لضمان إعادة معالجة الإصدار بشكل صحيح. عليك أن تكون متعاطفًا مع الموظف مع التأكد أيضًا من أن الشيك الأصلي لم يتم صرفه بالفعل.
ابحث عن تفاصيل الشيك المفقود في نظام الرواتب الخاص بك. بالإضافة إلى اسم المستفيد ، تحتاج إلى معرفة تاريخ ورقم ومبلغ الشيك.
اتصل بالمصرف الذي تتعامل معه للتحقق من أن الشيك لم يتم صرفه.
اطلب من المصرف الذي تتعامل معه إصدار دفعة على الشيك. عادة لا تصبح طلبات إيقاف الدفع سارية المفعول إلا بعد مرور 24 ساعة على تقديمها ، ولكن القواعد قد تختلف من مؤسسة مالية. لذلك ، من الضروري أن تنتظر 24 ساعة على الأقل قبل استبدال الشيك لضمان نجاح عملية الدفع.
انتظر 24 ساعة ، وتحقق من نجاح عملية الدفع. إذا كان ناجحًا ، فانتقل إلى الخطوة التالية.
إصدار شيك بديل للموظف. تحتاج إلى إكمال هذه العملية من خلال نظام الرواتب الخاص بك بحيث يتم تسجيل شيك الاستبدال وإدراجه في نموذج الموظف W-2. يحتاج شيك الاستبدال إلى نفس الأرباح ، والضرائب ، والخصومات ، وصافي الأجر كالشيك الأصلي. إذا لم تتمكن من إنشاء شيك الاستبدال مباشرة في نظام الرواتب الخاص بك ، فتأكد من إدخال تفاصيل الشيك في النظام.
الحصول على التوقيعات المطلوبة على الشيك البديل. تأكد من تضمين الوثائق الداعمة للشخص الذي وقع الشيك للمراجعة.
قم بإلغاء الاختيار الأصلي في نظام الرواتب الخاص بك. تعتبر هذه الخطوة ضرورية لضمان عدم حساب الأجور والضرائب بشكل مضاعف في نموذج الموظف W-2 ، وبيان الأجور والضرائب السنوي ، وإزالة الشيك من قائمة التحقق المعلقة.
تسليم الشيك الاستبدال للموظف.
نصائح
-
اطلب من الموظف التوقيع على إفادة تفيد بأنه تم فقدان شيك راتبها واتفق على أنه إذا وجدت الشيك فإنها لن تحاول صرفه. إذا كان لديك القدرة على تقديم بطاقات الإيداع المباشر أو كشوف المرتبات لموظفيك ، شجع مشاركتهم كطريقة لتقليل عدد قضايا الشيكات المفقودة التي يتعين عليك التعامل معها. اتصل بالمصرف الذي تتعامل معه لتحديد سياستهم المتعلقة بوقف الدفعات. إذا لم تكن عملية إيقاف الدفع ناجحة ، فأخبر الموظف واطلب نسخة من الشيك الملغى لتحديد من صرفها. يعتمد ما ستفعله بعد ذلك على الحقائق والظروف المحيطة بكيفية صرف الشيك.
تحذير
بعض الشيكات خدمات صرف النقد نقدا الشيك الذي لديه وقف دفع وضعها على ذلك. استنادًا إلى قانون الولاية ، قد تظل مسؤولاً عن الدفع على هذا الشيك إلى خدمة صرف الشيكات.
