يتم تنفيذ نظام الرواتب اليدوي بالكامل يدويًا ، في حين يسمح نظام كشوف المرتبات المحوسب للشركة بمعالجة كشوف مرتباتها من خلال برنامج الرواتب المخصص. يمكن أن ينتج عن النظام اليدوي أخطاء في الرواتب ، وعادة ما يكون عملية بطيئة وشاقة. تقدم الأنظمة المحوسبة عددًا من المزايا ، بما في ذلك زيادة الدقة والسرعة.
استيراد الوقت
يستخدم العديد من أصحاب العمل نظام ضبط الوقت ، مثل الساعة الزمنية ، لتتبع ساعات عمل الموظفين. يتطلب النظام اليدوي تتبع وقت الموظف يدويًا ، ولكن نظام كشف الرواتب المحوسب لديه القدرة على نقل إدخالات الموظفين تلقائيًا من نظام ضبط الوقت إلى نظام الرواتب.يمكن لمثل هذا النظام فصل ساعات العمل العادية عن ساعات العمل الإضافية ، على الرغم من أن الموظفين قد يحتاجون أحيانًا لإجراء تعديلات.
الحسابات التلقائية
يمكن لنظم كشوف المرتبات المحوسبة تقريب ساعات عمل الموظف إلى شرائح ربع ساعة وحساب إجمالي ساعات العمل المطلوبة ودفعها بدقة ، مما يوفر الوقت المستغرق في الحسابات اليدوية. وتحسب هذه الأنظمة جميع ترددات الأجر ، مثل الأسبوعية ، كل أسبوعين ، نصف شهرية وشهرية ، استناداً إلى البيانات المدخلة الواردة.
يحسب نظام كشوف المرتبات المحوسب تلقائياً الخصومات القانونية للموظفين ، مثل الضرائب والزينة بالأجور ، والخصومات الطوعية ، مثل رسوم وقوف السيارات ، والمساهمات 401 (k) والمزايا الطبية. يدخل شخص كشوف المرتبات ببساطة البيانات التي تستند عليها الخصومات ، مثل معلومات نموذج W-4 لاقتطاع ضريبة الدخل الفيدرالية.
معالجة الرصيد
يتطلب منك نظام الرواتب اليدوي طباعة شيكات الرواتب على الآلة الكاتبة أو باليد. إن نظام كشوف المرتبات المحوسب لديه القدرة على الإيداع المباشر ، مما يوفر الأموال التي تنفق على الشيكات والمصالحة الحية. بالإضافة إلى ذلك ، تحدث الطباعة الآلية لرسوم الراتب وأقساط الراتب بسرعة ، بغض النظر عن حجمها.
جيل التقارير
يقوم نظام الرواتب عبر الكمبيوتر بإنشاء تقارير الرواتب التي تسمح لك بالتحقق مرة أخرى من كشوف المرتبات قبل طباعة شيكات الرواتب أو دفع الرسوم. تطلب وزارة العمل الأمريكية من أرباب العمل الاحتفاظ بسجلات الرواتب لمدة ثلاث سنوات على الأقل. يتيح النظام المحوسب طباعة نسخ سجلات الرواتب المتعلقة بكل فترة دفع ، كما يحفظ المعلومات في النظام إلى أجل غير مسمى.
تساعد الأنظمة المحوسبة في ضمان الامتثال لضريبة الرواتب من خلال إنشاء تقارير ضريبية ، بما في ذلك بيانات الأجور ربع السنوية والسنوية واستمارات W-2 الخاصة بالموظفين. توفر هذه الأنظمة لمحاسب الشركة البيانات اللازمة للتعامل مع ضريبة الرواتب الخاصة بالشركة ورسوم المطابقة وطباعة التقارير الضرورية. علاوة على ذلك ، فإن هذه الأنظمة تتبع أيام الاستحقاق ، مثل الإجازة والوقت الشخصي ، التي يتم تحصيلها ودفعها.
