يقدم بيان الضمان شوطا طويلا نحو إرضاء أذهان المستثمرين ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالامتثال التنظيمي وإدارة الأعمال بكفاءة. فهي تسمح للممولين بالتركيز على خبز الشركة وزبدتها - أي عملياتها الأساسية - وتحديد ما إذا كانت القيادة العليا تقوم بعمل جيد بحق في تخليص السفينة في الأجزاء المحتضرة.
فريف
تنشر منظمة بيانًا للتأكيد على إخبار العامة بأن الإدارة تهتم بإدارة عملية فعالة ملتزمة بالقانون. إذا كان النشاط التجاري عبارة عن لاعب صغير - أي ليس اسما مألوفا - قد يساعد البيان في وضعه على الخريطة في فئة "الشركات التي تدار بشكل جيد". ثم يأخذ المستثمرون علما بالتفكير في طرق لدعم الميزانية العمومية للشركة. بشكل عام ، تصدر إدارة الشركة بيان ضمان لوصف التكتيكات والأدوات التي تستخدمها لمنع عدم الكفاءة المستمرة في العمليات الداخلية ، وكذلك لإخبار المنظمين بوجود ضوابط محددة في مكانها للتخفيف من المخاطر.
الضوابط الداخلية
تعتبر الضوابط الداخلية ، وكذلك الأدوات اللازمة لإدارتها ، جزءًا لا يتجزأ من بيان الضمان. هذه الضوابط هي خليط من الأدوات والسياسات والإجراءات التي تعتمد عليها الشركة لمنع الخسائر التشغيلية من مخاطر محددة. هذه سلسلة كاملة من الأعطال التكنولوجية والاحتيال للأخطاء والقرارات التنظيمية السلبية التي قد تجلب رسوما وعقوبات باهظة. يوضح تقرير ضمان كيفية استخدام رؤساء الأقسام لنهج قطع الكعكة للتعامل مع المخاطر التشغيلية ، جنبا إلى جنب مع مهارات التخطيط والقيادة التي يعرضونها عند السيطرة على عمل الأفراد في القطاعات الحساسة. وتشمل هذه إدارة النقد ، وتخزين المخزون ، وخزانة الشركات وإدارة المرتبات.
التأثير المهني
قبل إعداد ونشر بيان ضمان ، غالبًا ما تخضع إدارة الشركة لسلسلة من عمليات التشغيل للتأكد من أن الموظفين يعملون وفقًا للخطة ولا يخالفون القانون. في هذا التمرين ، قد لا تتطلب عوامل مثل درجة الراتب أو اللقب أو المركز في المخطط التنظيمي بالضرورة إجراء تعديل محدد. على سبيل المثال ، قد تضع القيادة العليا مديرًا للمحاسبة مسؤولًا عن التدفقات النقدية وتدفق التدفقات النقدية - وهي مهمة عادةً ما تكون من اختصاص قسم الخزينة في الشركة. وبالمثل ، قد يقوم كبار التنفيذيين بتوجيه موظفي حوكمة الشركات لتتبع اتجاهات أداء الموظفين وتحديد ما إذا كانت قواعد التشغيل تعمل على تعزيز إنتاجية الموظفين. والمبادرة الأخيرة عادة ما تكون مسئولة عن إدارة الموارد البشرية. الفكرة العامة هنا هي إنشاء مجموعات مشتركة بين الإدارات للتحقق من عمل الموظفين الأساسيين والتأكد من قيام الموظفين بتنفيذ المهام وفقًا لأحكام القيادة العليا.
المستخدمين
تتفحص المجموعات المختلفة بيان ضمان الشركة لتحديد احتمالات المخاطرة وفهم الأدوات التي يستخدمها النشاط التجاري للتخفيف منها وتحديد النتائج الأكثر احتمالية حدوثها. يتفقد المراجعون الخارجيون والمحققون التنظيميون تقارير ضمان لتحديد الضوابط الموجودة لمنع إرسال البيانات بطريقة احتيالية أو غير دقيقة. كما قد يتطلب شركاء الأعمال - مثل العملاء والبائعين والمقرضين - أن تقوم الشركة بإصدار بيان ضمان قبل القيام بأعمال تجارية مع المنظمة.
