تلعب اجتماعات اللجنة دورًا مهمًا في إدارة الشركات غير الربحية والربحية. في حين تعمل بعض اللجان على أساس غير رسمي ، حيث يجتمع الأعضاء حسب الحاجة لإنجاز مهام محددة ، فإن اللجان الأخرى أكثر رسمية. وبعضها لديه مسؤوليات قانونية عن أشياء مثل التدقيق المالي ، واختيار التنفيذيين ، وعروض الأسهم ، وموافقات العضوية ، ومراقبة السلامة. من الأرجح أن تتبنى هذه اللجان هيكل اجتماع رسميًا باستخدام مثل هذه البروتوكولات مثل قواعد النظام في روبرت أو قواعد مماثلة.
العناصر التي ستحتاجها
-
جدول أعمال
-
الدقائق
إعداد جدول أعمال مكتوب وإرساله قبل أسبوع على الأقل من اجتماع اللجنة. يحتاج الجميع في اللجنة إلى الوقت لمراجعة جدول الأعمال والاستعداد للمواضيع التي ستتم مناقشتها خلال الاجتماع.
استدعاء الاجتماع في النظام في الوقت المحدد. يتم ذلك عادة من قبل رئيس اللجنة. سيأخذ السكرتير ملاحظة لكل من يحضر الاجتماع ويأخذ دقائق. إن دعوة الاجتماع إلى النظام في الوقت المحدد تشجع الناس على الظهور في الوقت المحدد ، كما أنها توضح احترام جميع أعضاء اللجنة ووقتهم.
توزيع نسخ من جدول الأعمال وأي تقارير سيتم تقديمها خلال الاجتماع. إذا اجتمعت اللجنة على أساس مستمر ، فقم بتوزيع نسخ من محضر الاجتماع السابق. إتاحة الوقت لأعضاء اللجنة لمراجعة المحاضر وجدول الأعمال والتقارير الأخرى. اسأل ما إذا كانت هناك أية تعليقات حول محاضر الاجتماع السابق ، ثم أسأل عما إذا كان هناك اقتراح وقرار آخر لقبول المحضر.
اتبع ترتيب جدول الأعمال لتغطية كل بند خلال الاجتماع. السماح بإجراء الاقتراحات ذات الصلة ببند جدول الأعمال قيد المناقشة. التعرف على كل عضو يرغب في التحدث في الاقتراح. السماح لشخص واحد بالتحدث في كل مرة وإعطاء كل شخص فرصة ليسمع ، إذا كان ذلك ممكنا. دعوة للتصويت على الاقتراح عند الانتهاء من المناقشة. في بعض الحالات ، يقترح الأعضاء تعديلات ، وسيطلب رئيس اللجنة التصويت على التعديلات قبل الاقتراح.
قم بإنهاء الاجتماع عند الانتهاء من جدول الأعمال أو عند الموعد المقرر لوقت الاجتماع. يجوز لرئيس اللجنة رفع الجلسة بدون اقتراح ، أو التصويت الثاني أو التصويت. يسجل السكرتير أي عمل غير مكتمل حتى يمكن وضعه في جدول أعمال الاجتماع القادم.
نصائح
-
تتطلب معظم اجتماعات اللجان الرسمية أن يكون النصاب القانوني لأعضاء المؤتمر حاضرين للاجتماع. ستحدد اللوائح الداخلية للمؤسسة كيفية تحقيق النصاب القانوني. عادة ما يكون نصف الأعضاء على الأقل.
