تعتبر إجراءات المكتب مهمة إذا كنت ترغب في تشغيل الأشياء بسلاسة في بيئة مهنية ، سواء كانت شركة قانونية أو مكتب طبيب أو منشأة حكومية. من المهم أن يكون هناك إجراء مكتوب ظاهرًا. يجب أن يكون لدى كل مكتب مجموعة مكتوبة من الإجراءات التي طورها المشرف ومدير المكتب في المكتب الأمامي.
ما الإجراءات المكتبية يجب أن تنص
يجب أن تكون ساعات العمل هي أول شيء يتم ذكره ، ويجب أن يكون جميع الموظفين في العمل في الوقت المحدد وعلى استعداد لذلك اليوم. إذا جاء أحد العملاء إلى المكتب ولم يكن هناك أي شخص هناك من المحتمل أن يكون لديه رؤية سلبية للعمل وربما لا يعود. أيضا ، ينبغي أن يكون المكتب أنيق ونظيف ومزود بشكل جيد. تأكد من أن قائمة تسجيل الدخول والأقلام متاحة للعملاء لتسجيل الدخول ، وإن أمكن ، تقديم القهوة والماء. الانطباعات الأولى هي كل شيء في الأعمال التجارية الناجحة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب التعامل مع كل عميل باحترام ومهنية ، سواء كانوا في المكتب أو على الهاتف. إذا جاءت مكالمة لمشرف ، يجب على الموظف الحصول على جميع المعلومات قبل توصيلها بالمتصل ، بما في ذلك الاسم وطبيعة المكالمة ورقم الهاتف في حالة فقدان الاتصال. إذا كانت المكالمة لتحديد موعد ، فيجب عليهم معرفة طبيعة الزيارة وإخبارهم بما هو متاح ، مع التأكد من الحصول على رقم هاتف في حالة الإلغاء. يجب أن يكرروا دائما ما يقال حتى لا يكون هناك أي ارتباك.
منظمة
تنظيم وصيانة محطة عمل لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية ، والتأكد من وجود ورقة في الناسخة ، وتشغيل أجهزة الكمبيوتر ، وتوزيع البريد وتسليم الرسائل. إذا كان عملك ينطوي على إعداد ترتيبات السفر ، تأكد من معرفة المكان الذي يرغب مشرفك في البقاء فيه وتسجيل أوقات الرحلات ومعلومات السيارة المستأجرة ومعرفة حالة الطقس في وجهة السفر. تحقق دائمًا من مشرفك قبل حجز خطط السفر. عند اكتمال جميع الحجوزات ، قم بطباعة مسارين - أحدهما لك والآخر لمشرفك - وتأكد من إدخال تواريخ السفر في التقويم.
في نهاية اليوم ، اذهب إلى المواعيد مع المشرف الخاص بك واجعلها تدرك مواعيدها المجدولة لليوم التالي. اضبط جهاز الرد على المكالمات لإرسال البريد الصوتي أو خدمة الرد بعد ساعات العمل. قم بإيقاف تشغيل كافة الأجهزة وأجهزة النسخ والطابعات وأجهزة الكمبيوتر وإفراغ قنينة قهوة وإطفاء صانع القهوة. وأخيرًا ، تأكد من تأمين جميع الأبواب قبل ضبط المنبه.
