المعلومات السرية هي أي جزء من البيانات تريد الاحتفاظ به خاصًا تمامًا ، سواء لأغراض تجارية أو شخصية. إذا أرسلت معلومات سرية لطرف آخر ، فهذا إجراء محفوف بالمخاطر. يجب عليك تأمين الرسالة السرية تمامًا كما تفعل لحماية أي شيء تعتقد أنه ذو قيمة عالية.
السيناريوهات الشائعة
عادةً ما ترسل الشركات معلومات سرية إلى شركاء أو زملاء العمل الآخرين فيما يتعلق بمشاريع سرية للغاية. أحد الأمثلة على ذلك هو ما إذا كانت إحدى الشركات تفكر في الاندماج مع شركة أخرى ، وتحتاج إلى إبلاغ الخطة المقترحة ولا تريد أن يعرفها المنافسون حتى الآن. سيناريو شائع آخر حيث يتعين على أحد الطرفين نقل المعلومات السرية هو ما إذا كان كاتب الفيلم يريد إرسال نص غير معلن إلى أحد المخرجين. يمكن لصاحب العمل إرسال عرض عمل سري لمرشح ، أو قد يطلب المرشح الاحتفاظ بتطبيقه الخاص. في الحالات الثلاث ، من الحكمة وضع خطاب تغطية سري على هيئة ديباجة للمعلومات المرفقة.
لماذا خطاب التغطية؟
عندما ترسل معلومات سرية ، سواء عبر البريد الإلكتروني أو البريد ، فإنك تخاطر بأن يتم اعتراضها من قبل أطراف ثالثة غير مصرح بها. ولكن حتى لو وصلت المعلومات إلى المستلم بأمان ، فإنك لا تزال تخاطر بالإهمال من جانب المستلم المقصود عندما يتعلق الأمر بإدارة المعلومات والاحتفاظ بها خاصة. يمكنك تقليل المخاطر من خلال إنشاء خطاب تغطية يعزز رغبتك في الحصول على السرية التامة.
ماذا تشمل
أحد العناصر الأولى التي يتم تضمينها في خطاب التغطية هو العنوان "سري" أو "شخصي وسري" مطبوع بحروف بارزة ، مكتوبة بحروف كبيرة في الأعلى أو مباشرة فوق نص الرسالة. ذكّر المستلم بعبارات عامة بما يشير إليه الاتصال ، مثل "المناقشة التي أجريناها مؤخرًا فيما يتعلق بالمشروع العاشر". اعرب بوضوح عن أن جميع محتويات ما على وشك أن يقرأه المستلم سيتم الاحتفاظ بها في سرية تامة - لا يوجد طرف يجب مشاهدته باستثناء المستلمين باسم واضح.
اعتبارات أخرى
قبل إرسال مستند سري إلى طرف آخر في ظروف معينة ، من الحكمة جعل الشخص يقوم بمراجعة والتوقيع على اتفاقية عدم الإفصاح (NDA) - خاصة إذا كانت بيانات سرية للغاية. يحدد NDA ما يتم تضمينه عند الإشارة إلى المعلومات السرية ، والتزامات المستلم وأي جدول زمني محدد للحفاظ على خصوصية المعلومات. أعد التأكيد على الشروط الأساسية لاتفاق عدم الإفصاح في خطاب التقديم الخاص بك. يجب عليك أيضًا تضمين نسخة من اتفاقية عدم الإفصاح الموقعة مباشرة خلف خطاب المقدمة أيضًا.
