تتبع التدفقات النقدية والفواتير وخطوط الائتمان كل ما يتعلق بمسك الدفاتر. يجب على أصحاب الحسابات حل التناقضات التي تحدث في حسابات الشركة وتسهيل الاتصالات المتعلقة بالتمويل بين الموظفين الآخرين لضمان أن يتم نقل المعلومات بشكل كامل ودقيق في دفتر الأستاذ للشركة. في حين أن هناك بعض المزايا الواضحة لمسك الدفاتر ، إلا أن هذه الممارسة لها عيوب يمكن أن تؤثر على كفاءة الشركة وربحيتها.
التزام قانوني
تتمثل إحدى مزايا مسك الدفاتر في أنك تلبي التزامًا قانونيًا بالحفاظ على التقارير المالية لشركتك. لا يُسمح للأعمال التجارية قانونيًا بالعمل "تحت الطاولة" ، إذا جاز التعبير. يجب عليك تتبع وتوثيق الإيرادات والنفقات من أجل دفع الضرائب المناسبة كل عام. قد يؤدي عدم الاحتفاظ بكتب الشركة إلى عقوبات حكومية إذا تم تدقيقها وطلب منك تقديم دليل على معاملات أعمال شركتك.
المساءلة والشفافية
ميزة أخرى لمسك الدفاتر هي المساءلة والشفافية. تنشئ مسك الدفاتر المساءلة مع العملاء ، حيث يمكنك البحث عن المعاملات السابقة للتحقق من الأسعار أو الدفعات التي تتم. كما أنه يخلق المساءلة بين الشركاء التجاريين ، لأن الشركاء المعتمدين يمكنهم الوصول إلى دفاتر الشركة لمراجعة الإيرادات والنفقات ، أو لفحص الإشارات التي تستخدم المال أو يتم الإبلاغ عنها بشكل غير لائق. مسك الدفاتر يخلق شفافية أكبر. يمكن للشركات فتح دفاترها للمستثمرين المحتملين المهتمين بتوثيق الصحة المالية للشركة.
البيانات
تعمل مسك الدفاتر على إنشاء بيانات صلبة يمكن لمالكي الأنشطة التجارية استخدامها لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن التوسع أو خفض التكاليف أو الحصول على خطوط ائتمان إضافية. وبدلاً من تقديم آراء عامة ومعمّمة حول ما إذا كانت الشركة "تحقق نتائج جيدة" أو "تباطؤ" ، يمكن للأطراف ذات الصلة أن تشير إلى اتجاهات صعودية أو هبوطية باستخدام أمثلة الخط السفلي وتتبع الأرباح. يمكن استخدام البيانات من مسك الدفاتر لتبرير إغلاق موقع المتجر ، أو استئجار موظف إضافي أو التوسع ليشمل منتجات إضافية.
زمن
عيب واحد متعلق بمسك الدفاتر هو الوقت. قد يستغرق جمع السجلات المالية والبحث عن اختلافات دفتر الأستاذ وتتبع الأخطاء ساعات ، حتى مع استخدام برامج الكمبيوتر الآلية. يستغرق الأمر وقتًا للحفاظ على الكتب من خلال إضافة معلومات جديدة ، كما يستغرق أيضًا وقتًا طويلاً لتحليل سجلات إمساك الدفاتر بفعالية من أجل اتخاذ القرارات المالية.
كلفة
التكلفة عيب آخر متعلق بمسك الدفاتر. قد يكون استئجار خدمة مسك الدفاتر الخارجية مكلفًا بالنسبة للشركات الصغيرة ، على الرغم من أنه قد يكون أقل تكلفة من تعيين صاحب عمل متفرغ معين. يمكن أن يكون شراء برنامج مسك الدفاتر لشركتك مكلفًا أيضًا ، لا سيما أنه يلزم تحديثها واستبدالها كلما توفرت إصدارات أحدث.
أخطاء
عيب آخر إلى مسك الدفاتر يتعلق بعدم الدقة. يمكن أن يؤدي عدم الدقة العرضية إلى ضياع الوقت والمال لأنه يجب تحديدها وتصحيحها. يمكن أن يؤدي عدم الدقة المتعمد من الموظفين غير الجديرين بالثقة أو شركاء الأعمال إلى "الكتب المطبوخة" التي يمكن اعتبارها احتيالًا تجاريًا أو التهرب من الضرائب من قِبل الحكومة. يمكن أن يساعد الاستعانة بمراجع لمراجعة سجلات مسك الدفاتر في التعرف على هذه المشكلات.
