لا يمكن للمنظمات قبول أي اقتراح يتلقاها ، وبالتالي يجب أن تكتب رسائل لإعلام الشركات بأنها ترفض مقترحاتها. يتم التعامل مع هذا غالبًا من خلال البريد الإلكتروني. الشركة رفض المقترحات يخلق رسالة ورسائل البريد الإلكتروني إلى الشركات المناسبة. في أي وقت تقوم فيه الشركة بكتابة رسالة رفض ، يجب عليها أن تنظر في عدة نقاط رئيسية ، بما في ذلك إبقاء الرسائل دبلوماسية ومخلصة ومختصرة.
استخدم سطر الموضوع. عندما تكتب رسالة بريد إلكتروني ، يوجد خيار لملء موضوع في سطر الموضوع. عند كتابة خطاب رفض الاقتراح ، استخدم سطر الموضوع لإعلام الشخص بما يتعلق به البريد الإلكتروني. لا يجب أن يحتوي على عبارة "رفض الاقتراح" ولكن يمكن أن يذكر شيئًا مثل "استجابة لمقترحك".
الحفاظ على التنسيق بسيط. لا تستخدم أنواع الخطوط الفاخرة أو أي نوع من التنسيقات الخاصة. استخدم التنسيق القياسي الذي تحتوي عليه معظم رسائل البريد الإلكتروني مع الحفاظ على الكلمات متدفقة مع الهامش الأيمن.
عنوان البريد الإلكتروني. ابدأ البريد الإلكتروني من خلال مخاطبته إلى جهة الاتصال التي كتبت الاقتراح الأصلي. إذا لم يكن هناك شخص اتصال محدد مدرج في الاقتراح ، فقم بتوجيهه إلى قسم الموارد البشرية بالشركة.
اذكر الغرض من البريد الإلكتروني. كن واضحًا ومباشرًا ودبلوماسيًا عند بدء الرسالة. أخبر القارئ بأنك تكتب هذه الرسالة لإخباره للأسف بأن شركتك ترفض الاقتراح الذي قدمه هو أو شركته. تأكد من تضمين اسم شركتك والغرض من الاقتراح الأصلي.
تضمين سبب. يجب أن يكون خطاب الرفض صادقًا ومخلصًا. ولهذا السبب ، تشتمل معظم الأنشطة التجارية على سبب يفسر رفضها للاقتراح. الأسباب تختلف لرفض الاقتراح ، ولكن ترتبط عادة بالتكلفة.
تقديم رغبات إيجابية للقارئ.أبلغ القارئ بأنك تتمنى له ولأعماله جيدًا في المستقبل وأن تدعوه إلى تقديم مقترحات للمشاريع المستقبلية التي قد تمتلكها شركتك.
التوقيع على الرسالة. في نهاية البريد الإلكتروني ، قم بتوقيع الحرف "Sincerely" متبوعًا باسمك وعنوانك.
نصائح
-
تأكد دائما من تدقيق خطابات الأعمال قبل إرسالها. لا تقول أشياء سلبية عن الشركة ، وبدلاً من ذلك حاول أن تحافظ على الرسالة إيجابية.
