يمكن أن يؤدي ترؤس اجتماع ما إلى كسر أو صعودك إلى قمة الشركة أو مستوى احترامك كمسؤول تنفيذي. إن رئاسة الاجتماع لا يجب أن تكون مرهقة ، يمكن أن تكون ممتعة. من الممكن أن يكون الإبحار سلسة في الاجتماع التالي الذي تديره.
أرسل بريدًا إلكترونيًا مقدمًا للاجتماع يشرح جدول الأعمال والمواضيع التي سيتم تغطيتها. كن مفصلاً ومحدودًا عن مدة استمرار الاجتماع ومكانه.
الوصول إلى الاجتماع قبل 10 دقائق من بقية الحضور للقيام بذلك. تأخذ وقتك في وضع أي وثائق ضرورية ، والحصول على كوب من القهوة (أو المشروبات الأخرى للحفاظ على حلقك من الجفاف عندما تتحدث) ووضع نفسك في الجزء الأمامي من الغرفة.
رحّب بالجميع عند دخولهم الغرفة ، والمصافحة والاتصال بالعين. توجيههم إلى المقاعد المخصصة إذا كان ذلك ضروريًا.
قم بتعيين شخص لتدوين ملاحظات أو دقائق من الاجتماع.
افتح الاجتماع بمقدمة سريعة ، واقفة في مقدمة الطاولة ، أو المكتب أو غرفة الاجتماعات التي يجري فيها الاجتماع. اطلع على محضر الاجتماع السابق واطلب الموافقة. بمجرد حصولك على هذه الموافقة ، قم بالتعامل مع أي أسئلة حول أجندة ذلك اليوم قبل المتابعة.
ابدأ الحوار أو الإحاطة حول الموضوع الأول للأعمال. السماح للآخرين بالرد والإضافة والمناقشة. إذا كان الناس يتكلمون بغزارة ، اطلب منهم احترام الآخرين في الغرفة والانتظار لتوضيح وجهة نظرهم شفهياً.
ابق في السيطرة. عندما ينفصل الناس عن الموضوع في متناول اليد ، يتدخلون بلطف وبشكل قوي لإعادة توجيه الجميع إلى القضية المركزية. إذا سمحت للمحادثة أن تبتعد ، فسوف ينعكس ذلك على قدرتك على ترؤس الاجتماع.
في ختام الاجتماع ، قف وشكر الجميع على حضوركم. ذكّرهم بأي مهام قاموا بها أيضًا. مصافحة إذا أمكن الناس مغادرة الاجتماع.
