تستخدم الإدارات المحاسبية مجموعة متنوعة من المختصرات لتحديد المسؤوليات أو الإدارات أو الهيئات الحكومية. في حين أن بعض المختصرات تكون خاصة بالقطاع ، إلا أن البعض الآخر موجود في جميع أنحاء العالم. يمثل A / P قسم "الحسابات المستحقة الدفع" في معظم الشركات.
مواقف
تختلف حسابات الدائنين من شخص إلى عدة أشخاص في مستويات إشرافية مختلفة. يقوم موظفو الحسابات الدائنة بإدخال البيانات من الفواتير إلى نظام المحاسبة ومطابقة الفواتير إلى مستندات النسخ الاحتياطي. يشرف مشرفو الحسابات الدائنة على عمل كتبة الحسابات المستحقة الدفع والرد على استفسارات الإدارات الأخرى بخصوص مدفوعات الفاتورة أو أرصدة البائعين. ويقود مديرو الحسابات الدائنة الإدارة عن طريق تخطيط أدوار فردية داخل القسم ، وتكاليف إدارة الميزانية والتعاون مع مديري الشركات الآخرين في اتخاذ القرار.
المسؤوليات
يتحمل قسم الحسابات المستحقة الدفع مسؤولية دفع الفواتير في الوقت المحدد. يقدم العديد من البائعين خصومات لدفع الفواتير في إطار زمني محدد. تقوم إدارة الحسابات الدائنة بمراقبة تواريخ الاستحقاق جنبا إلى جنب مع تواريخ الخصم لضمان حصول الشركة على أكبر الخصومات. يجب على قسم الحسابات الدائنة التحقق من دقة كل فاتورة قبل السداد. يقوم قسم الحسابات الدائنة بتنسيق طباعة الشيكات مع توقيع الإدارة على الشيك. يجب أيضًا الاحتفاظ بالشيكات والفواتير.
تحكم داخلي
ونظراً لمقدار الأموال المتغيرة من خلال قسم الحسابات المستحقة الدفع ، يجب أن تكون الرقابة الداخلية أولوية. يتم تحقيق الحماية الأساسية للشيكات من خلال قفل الشيكات الفارغة والحد من الوصول إلى المفتاح.يحدد التحقق من الفواتير ما إذا كانت كل فاتورة دقيقة وصالحة. يتم تقسيم المهام بين أعضاء الفريق المختلفة لضمان عدم تمكن أي عضو من أعضاء الفريق من الوصول إلى النظام بأكمله دون مراجعة شخص آخر.
تحسين العملية
غالباً ما تكون عمليات فحص الطباعة عملية يدوية تتطلب عملاً بشرياً للقيام بمهام شاقة مثل حشو المظاريف. تحسين العملية يقلل من الحاجة إلى الموظفين العاملين في أعمال غير ذات قيمة مضافة ويسمح للموظفين بالتركيز على العمل التحليلي. تتضمن التحسينات استخدام الدفع الإلكتروني ونظم الموافقة الإلكترونية.
