كيفية كتابة اقتراح بشأن الموظفين الإضافيين المطلوب

يبدأ تخطيط الموارد البشرية بتحديد الاحتياجات من القوى العاملة: مستويات ومواقع وأعداد الأشخاص الذين تحتاجهم المنظمة لتنفيذ رسالتها وأهدافها. يحدث هذا النوع من التخطيط بشكل عام قبل أن تفتح الشركة أبوابها للأعمال. كما يمكن أن تتطلب عوامل مثل نمو الشركة وزيادة الإيرادات والتوسع في الأسواق الجديدة وتناقص الموظفين موظفين إضافيين. عندما تجلس على الطاولة مع القيادة التنفيذية ، فمن الحكمة أن يكون لديك اقتراح مكتوب يبرر طلبك للحصول على المزيد من القوى العاملة.

ابدأ مع الأساسيات

اعتمادًا على حجم مؤسستك وتعقيد خطة التوظيف الخاصة بك ، يجب أن يكون لطلبك لمقترح إضافي من الموظفين أربعة أقسام أساسية على الأقل:

• ملخص تنفيذي
• تقييم الاحتياجات
• منهجية
• ميزانية

قد تتطلب بعض المقترحات أقسامًا إضافية ، مثل تقييم المشروع واستراتيجية الاتصال ، ولكن قد لا يحتاج اقتراح تخطيط الموارد البشرية إلى أكثر من الأربعة الأساسية. يتطلب الاقتراح مساهمة من فريق الموارد البشرية بكامله لأن التوظيف ينطوي على التوظيف وتدريب الموظفين وتطويرهم والتعويضات.

اكتب ملخصًا تنفيذيًا

حدد الغرض من اقتراحك وحدد من قدم مدخلات. تلخيص المحتويات وتقديم معلومات حول كيفية عزمك على تنفيذ خطة التوظيف الإضافية. وينبغي للقراء الذين لديهم حق الوصول فقط إلى الملخص التنفيذي أن يفهموا بالكامل الأسباب الكامنة وراء طلب التوظيف الإضافي. أوضح أيضًا كيف توصلت إلى استنتاج مفاده أنك تحتاج إلى المزيد من الموظفين وكيف ستغطي الميزانية تكاليف التوظيف والتدريب والركوب على متن الطائرة ودفعها.

مثال:

يقدم مدير الموارد البشرية لشركة ABC ، ​​أدخل الاسم ، هذا الاقتراح ، مؤرخًا إدراج تاريخ لتبرير إضافة خمسة موظفين إضافيين عبر قسمين: مبيعات الشركات والمحاسبة. قام فريق الموارد البشرية بالبحث عن احتياجات الشركة ، وتقييم سوق العمل الحالي ، وتقدير التكلفة الإجمالية للموظفين الإضافيين. التفاصيل مذكورة في موافقة هذا الاقتراح من قبل فريق القيادة التنفيذية لشركة ABC Company.

صف اقتراح القوى العاملة الإضافي الخاص بك

وضّح أسباب حاجة الشركة إلى موظفين إضافيين وشرح المنهجية التي استخدمتها لتحديد عدد الموظفين المطلوبين للحفاظ على عمليات المنظمة. من المرجح أن يتضمن تقييم الاحتياجات مراجعة لخطة التوظيف الحالية للشركة ومتى تم تنفيذها. كما ينبغي أن يحدد الخطوات التي اتخذتها للنظر إلى الموارد الحالية لكل إدارة وما تتوقعه هو احتياجات التوظيف المستقبلية في الإدارة. على سبيل المثال ، قد يتضمن تقييم احتياجاتك أوصافًا لمتوسط ​​حيازة الموظف ، والتخطيط لتعاقب الموظفين ، وتدريب الموظفين وتطورهم ، والتناقص ودوران الموظفين.

وصف المنهجية الخاصة بك

هذه هي العملية المستخدمة لاستنتاج أن المنظمة أو الإدارة بحاجة إلى موظفين إضافيين. لكل واحد من مكونات تقييم احتياجاتك ، صف المصادر لمعلوماتك وكيفية استخدامك لتلك المعلومات. على سبيل المثال ، يعد حساب حيازة الموظف حسابًا بسيطًا:

1. مراجعة ملفات الموظفين الموظفين للتواريخ تأجير

2. احسب عدد السنوات المستخدمة

3. مجموع السنوات عملت

4. قسّم المجموع على عدد الموظفين

بالنسبة لبعض الإدارات ، قد ترغب في فحص حيازة الموظف الفردية لتقدير أرقام الاستنزاف. يجب أن تتضمن المنهجية أيضًا توفر العمال ، لأنه لا يوجد أي معنى في تقديم العريضة لموظفين إضافيين إذا كان سوق العمل لا يتيح لك فرصة اجتذاب المتقدمين المؤهلين. يحدد مدى توفر سوق العمل ما إذا كان بإمكانك الوصول إلى الموارد البشرية ، مثل المدارس القريبة التي تنتج الخريجين أو سوق العمل العام ضمن نطاق التنقل. يمكنك أيضًا تضمين هذه المنهجية ما يمكن أن يحدث إذا لم تتمكن الشركة من توظيف موظفين إضافيين مؤهلين. على سبيل المثال ، يمكن زيادة الوقت الإضافي للموظفين الحاليين ، وفقدان الإنتاجية أو المبيعات ، أو انخفاض الروح المعنوية للموظفين بسبب القوة العاملة الحالية التي تتحمل عبء عبء العمل الزائد.

اقتراح الميزانية

تعتبر ميزانية الموظفين الإضافيين أكثر من مجرد ما يكسبه الموظفون. يشمل التعويض لكل موظف الأجور السنوية أو الرواتب ، بالإضافة إلى تكلفة الفوائد. اعتبارًا من ديسمبر 2017 ، أشار مكتب إحصاءات العمل التابع لوزارة العمل الأمريكية إلى أن تكلفة تعويضات موظفي القطاع الخاص بلغت 31.7 بالمائة من الأجور. على سبيل المثال ، تبلغ تكلفة توظيف شخص يكسب 50000 دولار في السنة حوالي 15،850 دولارًا ، مما يجعل التكلفة الإجمالية لهذا الموظف 65،850 دولارًا سنويًا. تشمل الفوائد الإجازات المدفوعة ، والتأمين ، ومساهمات توفير التقاعد. هناك أيضا تكاليف لتوظيف وتدريب والعاملين على متن الطائرة ، والتي تعتمد على وقت وأجور أعضاء فريق الموارد البشرية المشاركين في عملية التوظيف. تعتمد العديد من المؤسسات على اتخاذ قرارات التوظيف بشأن التكلفة ، لذلك يجب أن يصف قسم ميزانية اقتراحك التكاليف وأساس توقعاتك.

Sum It All Up

يجب أن يشير إقتراحك لموظفين إضافيين إلى الجدول الزمني ، بناءً على الوقت الذي تحصل فيه على الموافقة ، لأنه لا يمكنك عادة تحديد الموعد الدقيق الذي يمكنك فيه إحضار الأشخاص على متنه. قد تتسبب حالات الطوارئ ، مثل فحوصات الخلفية والمرشحين الذين يحتاجون إلى مزيد من الوقت لتقديم إشعار لأصحاب العمل الحاليين ، في حدوث تأخيرات. لا تتعجل في الإطار الزمني الذي يمكنك من خلاله جلب موظفين إضافيين.