تشمل أنظمة المحاسبة المحوسبة استخدام أجهزة الكمبيوتر وتطبيق أو برنامج حاسوبي لمساعدة الشركات على تسجيل المعلومات المالية وإعداد التقارير عنها وتحليلها. تتبع هذه الأنظمة المبادئ الأساسية نفسها التي تعمل بها الأنظمة اليدوية. تستفيد تطبيقات البرمجيات من دفاتر الأستاذات والمجلات وأدوات المحاسبة الأخرى التي تشبه إلى حد كبير أنظمة المحاسبة اليدوية التقليدية. ومع ذلك ، يمكن للحسابات المحوسبة زيادة فعالية وكفاءة عملية المحاسبة في الشركة.
سير العمل
تعزز أنظمة المحاسبة المحوسبة سير العمل في المعلومات المالية للشركة. وبدلاً من استخدام الموظفين لإدخال المعاملات المالية في دفتر الأستاذ العام ، يمكن لنظم المحاسبة المحوسبة استيراد هذه المعلومات إلكترونيًا. يمكن للمالكين والمديرين أيضًا إعداد إجراءات داخلية في تطبيق برمجيات محاسبية لمعالجة المعلومات وفقًا لقواعد وإرشادات محددة. وهذا يسمح للمحاسبين بقضاء وقت أطول في الإبلاغ وتحليل المعلومات بدلاً من إدخال البيانات.
الأمان
يمكن لأصحاب الأعمال والمديرين استخدام أنظمة المحاسبة المحوسبة لإنشاء بيئة أكثر أمانًا لمعلوماتهم المالية. تسمح أنظمة المحاسبة المحوسبة للمالكين والمديرين بتقييد وصول الموظفين إلى بعض المعلومات المالية. وهذا يضمن عدم قدرة الموظفين على التعامل مع المعلومات أو استخدامها لمصلحتهم الشخصية. تساعد كلمات المرور ورموز التشفير والميزات الأخرى المديرين على الحفاظ على المعلومات آمنة من الاستخدام غير الملائم. يمكن للمؤسسات الكبيرة أيضًا استخدام أنظمة المحاسبة المحوسبة لتحسين ضوابطها الداخلية.
التقارير
غالبًا ما يكون إعداد التقارير أسهل كثيرًا عند استخدام نظام محاسبة محوسب. يمكن للشركات إنشاء تقارير التكلفة وأرصدة المراجعة والبيانات المالية بنقرة زر واحدة. كما يساعد ذلك أيضًا المالكين والمديرين على مراجعة معلوماتهم بسرعة أكبر للتأكد من أنها دقيقة وذات صلة وفي الوقت المناسب. تسمح أنظمة المحاسبة المحوسبة أيضًا للمالكين والموظفين بإنشاء تقارير متعددة طوال الفترة المحاسبية. يمكن أن يساعد الإبلاغ المتعدد في إنشاء عملية مراجعة توقيت لضمان عدم وجود أي مخالفات في المعلومات المحاسبية أو المالية للشركة.
