عندما لم تؤد المحادثات السابقة مع موظف مدرب جيدًا - شخص يعرف ما هو متوقع وليس له أي عوائق تمنعه من القيام بمسؤولياته - عن سلوك أو أداء العمل المطلوب ، فإن التحذير اللفظي هو الخطوة المنطقية التالية. التحذير اللفظي هو شكل من أشكال الإجراءات التأديبية التي تصدر عن توصيل توقعاتك بصوت عالٍ إلى الموظف وتحذيره بأنك ستتخذ إجراءات تأديبية أخرى إذا لم يتحسن أدائه.
تعاون مع شخص ما في قسم الموارد البشرية في مكتبك أو تحدث مع مشرفك المباشر لمعرفة الإجراء المناسب لإصدار تحذير شفهي. على سبيل المثال ، على الرغم من أنك ستتحدث إلى الموظف ، إلا أنك ستحتاج إلى توثيق التحذير كتابة حتى يكون هناك سجل.
قم بمراجعة أي ملاحظات قد تكون قمت بها في الماضي فيما يتعلق بالمحادثات مع الموظف فيما يتعلق بنفس المشكلات التي أدت إلى اتخاذ قرار بتفعيل تحذير شفهي. اجمع حقائق الموقف قبل مواجهة الموظف حتى يكون غرضك وتحذيرك واضحًا. تساعد معرفة الحقائق أيضًا على الوقوف في موقفك إذا حاول الموظف أن يجادل معك حول الأحداث الماضية. لاحظ أي شيء اقترحته من قبل على الموظف أن يفعله لتحسين سلوكه أو أداء عمله. خطط لمناقشة لماذا لا تعمل الاستراتيجيات ولماذا أدت إلى التحذير اللفظي.
اطلب من مشرف آخر أن يجلس أثناء قيامك بتحذير شفهي. اطلب من الموظف مرافقتك إلى منطقة خاصة أو مكتب حيث ينتظر المشرف الآخر بالفعل. دع الموظف يعرف أن حضور المشرف الآخر هو مشاهدة المحادثة. اشرح مشاكل سلوكه أو أدائه بطريقة مهذبة ومحترفة. أخبره كيف يمكنه تصحيح المشكلة. أسأله إذا كان يفهم المشكلة ويطلب من أفكاره تصحيح المشكلة.
أبلغه بأنك تصدر له تحذيرًا شفهيًا أصبح جزءًا من سجل عمله الدائم. أخبره إذا لم يتخذ الخطوات الموصى بها لتصحيح المشكلة ، يمكن أن يؤدي إلى مزيد من الإجراءات التأديبية ، بما في ذلك فقدان وظيفته. اطلب منه التحقق من أنه يفهم أن وظيفته في خطر.
ابدأ المحادثة بنبرة إيجابية ، وأرسل الأخبار السلبية وانتهي بملاحظة إيجابية. على سبيل المثال ، في نهاية المحادثة ، أخبره بأنك واثق من أنه يمكنه إجراء التغييرات اللازمة لتحسين سلوكه أو أدائه. كن حازماً ولكن مهذباً في جميع الأوقات.
توثيق تفاصيل التحذير الشفهي كتابةً لسجلات الموظف. قم بتوقيع وتاريخ الوثيقة. اطلب من المشرف على الشاهد التوقيع على الوثيقة وتاريخها. تكتمل هذه الخطوة بعد مغادرة الموظف المكتب ، حيث لا تحتاج للموظف لتوقيع تحذير شفوي ، حيث يتحقق المشرف الحاضر من التحذير اللفظي من خلال الشهادة والتوقيع. إذا كان لديك توقيع الموظف ، فيمكنه القول لاحقًا إنه لم يتلق أي تحذير شفهي ، مما قد يتسبب في مشاكل قانونية.
نصائح
-
حتى أثناء المحادثات غير الرسمية مع الموظف حول مشكلات أداء العمل ، دائمًا ما تدوّن الملاحظات للإشارة إليها لاحقًا.
تحقق من فهم الموظف أنك تصدر تحذيرًا شفهيًا وعواقبه. استخدم عبارة "تحذير لفظي" وتأكد من أنه يعلم أن وظيفته في خطر إلا إذا اتخذ الخطوات المناسبة لتصحيح المشكلة.
تحذير
استمع إلى شرح الموظف عند إصدار التحذير الشفهي. قد تدرك أن هناك مشكلة تحتاج إلى حل لمساعدة الموظف. افعل ما بوسعك - في حدود المعقول - لمساعدة الموظف على تحسين أدائه.
