لنفترض أنك مدير في شركة وأنك تشرف على العديد من الموظفين. أنت تريد أن يفهم الموظفون واجبات وظائفهم لأنك يجب أن تقوم بتقييم أدائهم الوظيفي سنويًا. عليك أن تقرر أنه سيساعدهم إذا استطاعوا رؤية مسؤوليات الوظيفة في مخطط انسيابي. في كثير من الأحيان يكون من الأسهل فهم العملية إذا كان بالإمكان رؤيتها في صورة أو رسم تخطيطي بالإضافة إلى سرد.
الحصول على برنامج مخطط تدفق أو إذا كنت تفضل أن تفعل ذلك عن طريق الحصول على قالب مخطط تدفق مع جميع رموز المخطط الانسيابي. ادرس الرموز لفهم ما تمثله حتى تستخدمه بشكل صحيح عند إنشاء المخطط الانسيابي. بمجرد أن تفهم رموز المخطط الانسيابي ، سيكون إنشاء مخططات التدفق أمرًا سهلاً.
اكتب بالترتيب الزمني خطوات كل وظيفة لكل شخص تشرف عليه على أوراق منفصلة. اطلب من كل موظف مراجعة الخطوات التي أدرجتها وإخبارك بأي خطوات قد فاتكها حتى يمكنك إضافتها إلى القائمة وإدراجها في المخطط الانسيابي.
باستخدام برنامج مخطط التدفق أو القالب إنشاء مخطط تدفق لكل وظيفة تشرف عليها. قم بتضمين كل خطوة في المخطط الانسيابي لكل مهمة قمت بتحديدها في الخطوة الثانية. يمكنك ببساطة رسم الرمز المطبق لكل خطوة من المهمة بالترتيب الصحيح وفي المنطقة الصحيحة حيث يتم تنفيذ الخطوة.
قم بتقديم المسودة الأولى من المخطط الانسيابي إلى الموظف الذي يقوم بهذه الواجبات واطلب تعليقاته على المخطط الانسيابي. اطلب منهم تحديد أي خطوات قد فاتتهم أو أي خطوات قد تكون لديكم في تسلسل خاطئ.
قم بإعادة رسم المخططات بالتدقيق من خلال تنفيذ أي تغييرات على المخطط الانسيابي تعتبر ضرورية. إذا كنت لا توافق على الموظف في أي تعليقات أو تغييرات على مخطط التدفق ، فقم بمناقشته مع الموظف واشرح سبب عدم موافقتك ومنحه فرصة للرد. قد يعرفون شيئًا لا تملكه أو لديك نظرة أو منظور على الوظيفة التي لا تفعلها ، وعندما تفهم وجهة نظره ، قد توافق على تغييرها.
امنح الموظفين نسخة من المخطط الانسيابي النهائي لعملهم. أيضا لتلك الوظائف التي هي جزء من عملية قد ترغب في مشاركة المخططات الانسيابية الأخرى مع جميع الموظفين المشاركين في هذه العملية حتى يفهموا العملية بأكملها. وسيسهل ذلك التدريب المتقاطع ويسمح للموظفين بمعرفة أنهم جزء من عملية أكبر حاسمة بالنسبة للأعمال.
وضع نسخة من المخططات الانسيابية في الموثق الدائري لأغراض مرجعية وتدريبية في المستقبل.
