أنظمة المعلومات المالية هي البرامج التي تساعد الشركات على إدارة أموالها. يمكن إعداد الأنظمة لتتبع الحسابات المصرفية والحسابات المستحقة الدفع والحسابات المستحقة القبض ؛ لإنشاء تقارير مالية قياسية مثل بيان الربح والخسارة ؛ والإبلاغ عن المعلومات بتنسيقات مختلفة. من المهم اختيار نظام يناسب احتياجات عملك.
أنظمة
قد يعمل المالك الوحيد مع شركة منزلية صغيرة بشكل جيد مع نفس النوع من برامج الميزانية الشخصية التي يستخدمها العديد من الأفراد. وستكون الخطوة التالية في التطور هي البرنامج المتدني الذي يتعامل مع المحاسبة التجارية الأساسية ولكن دون قدر كبير من القدرة على التدقيق أو الفحص الأمني. ثم تأتي أنظمة سعراً يمكنها القيام بمزيد من الوظائف. في نهاية عالية تأتي برامج "تخطيط موارد المؤسسة" مع قدرة كبيرة يمكن تكييفها مع الاحتياجات الدقيقة للمستخدم. هناك أيضا برامج "عمودية" متخصصة لصناعات معينة ، مثل الأعمال المصرفية أو الإنشاءات.
ترفيع
عندما ينمو عملك إلى درجة أنك تحتاج إلى أنظمة معلومات مالية أفضل ، فمن الأفضل أن تقرر ما تحتاج إليه قبل أن تذهب للتسوق من أجله. اسأل نفسك عن المشاكل الموجودة في النظام الحالي - نقص المعلومات حول المخزون ، وضعف التدقيق ، أو مدى تعقيد استخدامه - وماذا تريد القيام به على النظام الجديد غير الممكن الآن. سيكلف تخصيص نظام لشركتك المال ، لذا تأكد من الحصول على الميزات التي تريدها.
التقارير
مثل نظام المعلومات المالية الخاص بك ، ينبغي أن يلبي نظام التقارير المالية احتياجاتك الخاصة. تقول Emcee Consulting أنه في المستوى الأساسي ، هناك جدول بيانات مستقل. إذا لم يكن هذا مناسبًا لشركتك - فمن السهل تغيير الأرقام يدويًا ، الأمر الذي قد يجعل المراجعة أكثر صرامة - حيث توفر العديد من الأنظمة المالية برمجيات مملوكة لكتابة تقارير ، بعضها متوافق مع جداول البيانات. بدلاً من ذلك ، يمكنك شراء نظام مالي يوفر معلومات بتنسيقات وترتيبات عديدة ، على الرغم من أن المرونة ستزيد من تكلفتك.
الاعتبارات
إذا كان عملك يخضع لأية قوانين الإبلاغ المالي ، مثل القواعد الاتحادية ساربانيس أوكسلي ، تحتاج إلى التأكد من أن نظام المعلومات المالية الخاص بك سوف تساعدك على تلبية القواعد. إذا كنت تتوقع نمو أعمالك بشكل أكبر ، فيجب عليك أيضًا الحصول على نظام يمكن أن ينمو ويتكيف مع تغير احتياجاتك. يجب أن تكون البرامج التي تشتريها موثوقة وخالية من الأخطاء وسهلة الاستخدام. سيكون هذا المطلب الأخير مهمًا للغاية إذا كنت تقوم بالترقية من نظام بسيط إلى نظام آخر يلزمه إنجاز المزيد من المهام وإدارة المزيد من المعلومات.
