تتيح اجتماعات Toastmasters للمشاركين ممارسة أساليب التحدث العام والمهارات القيادية في بيئة داعمة وودودة. ويتمثل الدور الإجمالي لخبراء التوست في تخطيط وتوجيه الاجتماع والتنسيق مع الأعضاء الآخرين وضمان تنفيذ الاجتماع بطريقة سلسة وفعالة. يعمل توستماستر أيضا كمسؤول ، ويقدم المتحدثين والمشاركين الآخرين. يمنحك التمثيل في دور توستماستر الفرصة لاستخدام المهارات التي تراكمت أثناء خدمتك في الأدوار القيادية الأخرى.
قبل الاجتماع
إنشاء برنامج مفصل للاجتماع. تعرف على جدول أعمال الاجتماع والمشاركين الذين سيشاركون في الاجتماع.
الاتصال بالأعضاء الذين من المقرر أن يكون لهم دور مقدمًا. لا يقتصر الأمر على تأكيد الحضور ، ولكنه يسمح أيضًا للأعضاء بإعطاء إشعار مسبق بغياب مفاجئ ، بحيث يمكن الاتصال بعضو آخر لملئه إذا لزم الأمر.
مقابلة المتحدثين المجدولة وتأكيد حضورهم. اجمع معلومات حول نوع الكلام وطول الكلام والعنوان ومعلومات أخرى مهمة. يمكن تقليل عدد مكبرات الصوت بواسطة "موضوعات الجدول الرئيسية" من أجل الاحتفاظ بالاجتماع في الموعد المحدد إذا كان أي من مكبرات الصوت يقدم خطابًا أطول من العادي.
اعد جدول أعمالك قبل الاجتماع. تأكد من توفر نسخ كافية للتوزيع بين المشاركين.
تصل إلى الاجتماع في وقت مبكر. لن تكون قادرًا فقط على التحقق من حضور جميع المشاركين واستعدادهم لإجراء الاجتماع ، بل يمكنك أيضًا الاهتمام بأي تفاصيل في اللحظة الأخيرة ، في حال حدوث أي شيء.
خلال الاجتماع
شغل مقعد بالقرب من واجهة الغرفة. هذا سوف يعطيك وصولا سريعا إلى المنصة عند استدعاء.
استضف الاجتماع بعد أن يقوم رئيس الجلسة بتقديمك. كما توستماستر ، لديك السيطرة على الاجتماع ، إلا عندما تتنازل عن السيطرة على المشاركين الآخرين ، مثل المتحدثين ، موضوعات الجدول الرئيسية والمقيم العام. ستقوم أيضًا بمهام مثل الإعلان عن موضوع الاجتماع ، وإدخال المشاركين والتحكم في الاجتماع منهم بعد الانتهاء.
يظل على علم بالوقت مع تقدم الاجتماع. تأكد من أن جميع الخطابات كانت في الوقت المناسب مع ناظم الوقت وإجراء أي تعديلات ضرورية لضمان بقاء الاجتماع في الموعد المحدد.
