يتم استخدام خطاب دائري لمشاركة نفس المعلومات مع جمهور كبير. ويختلف في الغرض من رسالة شخصية ترسل معلومات معينة إلى متلقي واحد أو عدد قليل من المستلمين. غالبًا ما تستخدم الرسائل المعممة للإعلان عن معلومات جديدة أو لتوضيح السياسات. فهي عامة في الموضوع ، لأنها تقرأ على نطاق واسع. تتطلب كتابة خطاب من أي نوع خطوات مهمة.
اعرف جمهورك. بالنسبة إلى الأحرف الدائرية ، يتنوع عدد القراء ، لذا قد يكون من الصعب قياس مستوى معرفة الجمهور السابقة أو معرفتك بالمحتوى الذي تريد مشاركته. ومع ذلك ، فكر في غالبية القراء المرجّحين عندما تكتب ، حتى يكون خطابك مفيدًا لمعظم الأشخاص.
التمييز بين الرسائل الدائرية الداخلية والخارجية. لا يزال هناك رسالة دائرية داخلية ، على الرغم من تعميمها على مجموعة كبيرة ، إلا أنها مقتصرة على مجموعة. على سبيل المثال ، يجوز لشركة ما تداول خطاب داخلي للموظفين حول سياسة الشركة الجديدة. في المقابل ، سيكون خطاب خارجي عبارة عن خطاب تم تعميمه على جميع العملاء أو للجمهور.
استخدم النغمة والصوت المناسب لنوع الاتصال (داخلي أو خارجي) الذي ستعمل عليه الرسالة الدائرية. على سبيل المثال ، ستكون نبرة صارمة مناسبة لرسالة معممة لجميع الموظفين تتناول التأخير أو التغيب. ومع ذلك ، لن تكون لهجة صارمة مناسبة لاستخدامها في رسالة يتم توزيعها على العملاء.
مشاركة المعلومات المصرح بها فقط. بما أن الرسائل الدائرية موجهة لجمهور كبير ، فهي غير مناسبة للكشف عن معلومات سرية أو تفاصيل غير مخصصة لجمهور واسع الانتشار.
