في كثير من الأحيان في مجال الأعمال التجارية ، نحن مطالبون بتضمين خطاب تغطية يرافق تقرير أكبر قد يتم إرساله عن طريق البريد أو التسليم الخاص أو حتى البريد الإلكتروني. يحتوي خطاب التغطية الرسمي على غرض محدد للغاية ويجب كتابته بطريقة تسمح بعرض المحتويات ووصفها ، وتكرار الموضوع الرئيسي للتقرير ، بالإضافة إلى تحديد الخطوات أو الإجراءات التالية الواجب اتخاذها.
كتابة رسالة تغطية التقرير
استخدم ورقًا رسميًا للشركة لتكوين خطاب تغطية للتقرير مراعاة لأهمية المستند المرفق به. حتى إذا كنت تستخدم بريدًا إلكترونيًا ثابتًا ، فعليك معاملته كخطاب للورق عن طريق تضمين صورة لشعار الشركة على صفحة البريد الإلكتروني.
تضمين تاريخ اليوم بالإضافة إلى معلومات العنوان بما في ذلك الاسم الأول واسم العائلة والعنوان واسم النشاط التجاري وعنوان الشارع والمدينة والرمز البريدي. استخدم التحية "عزيزي" متبوعًا بتحية رسمية مثل الاختصارات السيد أو السيدة أو السيدة ، إذا كان الشخص غريباً أو "عزيزي" بالاسم الأول و / أو الأخير من المرسل إليه إذا كان الفرد معروف.
حدد الغرض من الرسالة في نص الرسالة باستخدام كلمات مثل "هذه الرسالة توفر (اسم التقرير) للمراجعة أو التعليق (أو أيًا كان الإجراء المطلوب). اغتنم هذه الفرصة لتلخيص ما يتناوله التقرير بإيجاز. حاول تلخيص الغرض من التقرير بإيجاز قدر الإمكان - في جملة أو جملتين كحد أقصى.
لاحظ استنتاج التقرير هنا بينما لا يعطي جوهر نتائج التقرير. أنت تريد من القارئ أن يقرأ التقرير الفعلي وليس مجرد خطاب التغطية. يجب أن يثير خطاب المقدمة شهية القارئ لما سيوجد في التقرير النهائي.
لديك قسم استنتاجي رسمي أو قسم الخطوات التالية حيث تنص على الإجراءات المطلوبة من المرسل إليه. هل تريد منهم تمرير المستند أو التوقيع على المستند أو تنسيق اجتماع أكبر لعرض النتائج؟ كن محددًا للغاية بشأن الخطوات التالية بالإضافة إلى اليوم والتاريخ إذا كان الإجراء الزمني الحساس مطلوبًا.
قم بإنهاء خطاب التقديم بعلامة رسمية مثل Cordially أو Very truly أو مع أطيب التحيات. قم بتضمين اسم وعنوان مؤلف الرسالة. أدرج أسماء الأفراد الآخرين الذين سيحصلون على التقرير وخطاب التقديم في قائمة cc.
