على كل صاحب عمل واجب أخلاقي وقانوني لحماية العمل وموظفيه من سوء التصرف غير القانوني ومن الإجراءات التي تخلق بيئة عمل عدائية. إجراء تحقيق في أي وقت تتلقى فيه شكوى أو لديك سبب للاعتقاد بأن موظفًا يتورط في سوء سلوك أمر حيوي لتحقيق هذه المسؤوليات. ما لم تكن لديك أسباب وجيهة لعدم قيامك بذلك ، فإن إبلاغ الأطراف المعنية بأن إجراء التحقيق سيكون خطوة أولى شائعة.
تنسيق المذكرة الداخلية
على الرغم من أنه يمكنك صياغة الرسالة باستخدام مذكرة أو تنسيق خطاب العمل ، إلا أن المذكرة تكون أكثر شيوعًا للاتصالات الداخلية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يجعل العنوان أو سطر الموضوع المعتاد في المذكرة هذا التنسيق أكثر فاعلية. بالإضافة إلى سطر العنوان ، تتضمن المذكرة أيضًا التاريخ واسم كل مستلم واسم المرسل وعنوانه. محاذاة إلى اليسار والفضاء المفرد لكل فقرة في نص المذكرة واستخدام مسافة مزدوجة بين الفقرات. قم بتضمين رموز خاصة لتمييز المذكرة على أنها سرية ولبيان ما إذا كانت المذكرة تتضمن أي مرفقات أو مرفقات.
الموظف المتهم
إخطار المتهم كتابة قبل بدء التحقيق. يجب أن توضح رسالة التحقيق الادعاءات بأكبر قدر ممكن من التفاصيل ، بما في ذلك الأسماء والتواريخ والظروف. صف عملية التحقيق ، وحدد الحقوق القانونية التي قد يكون للمتهم ، وأخبر الشخص المتهم بأنه ستكون لديه فرصة لإخبار جانبه من القصة في الكتابة وخلال المقابلة الشخصية. أخبر الشخص عما إذا كان "العمل كالمعتاد" أو ما إذا كان دوره أو واجباته الوظيفية تتطلب تعديلًا حتى يكتمل التحقيق.
في انتظار إخطار التحقيق
قم بتضمين المشرف المباشر للموظف ومدير الإدارة في إخطار أولي. يجب أن توضح الرسالة طبيعة ونطاق التحقيق المعلق. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تحدد الرسالة الخطوات التي يجب اتخاذها قبل بدء التحقيق ، مثل محاسبة وحماية أصول العمل والممتلكات أو تعديل واجبات الموظف. وأخيرًا ، يجب أن توضح الرسالة ما إذا كان المشرفون والمديرون سيشاركون في التحقيق ، وإذا كان الأمر كذلك ، حدد أدوارًا ومسؤوليات محددة.
التحقيق مقابلة رسائل
يجب أيضًا أن تذهب الرسائل إلى أي شخص تخطط له لإجراء مقابلة أثناء متابعة التحقيق. ومع ذلك ، بخلاف إخطار التحقيق المعلق ، والذي قد يتضمن أكثر من مستلم واحد ، يجب أن تتضمن إشعارات المقابلات مستلمًا واحدًا في سطر العنوان بغض النظر عن عدد الرسائل التي ترسلها. يجب ألا تتضمن الرسالة أي تفاصيل محددة ، ولكن بدلاً من ذلك ، تذكر ببساطة أنه يجوز إجراء مقابلة مع الموظف كجزء من تحقيق مستمر ، وتقديم اسم الشخص الذي سيجري المقابلة وتحديد توقعات التعاون الكامل. وبالإضافة إلى ذلك ، ينبغي أن يذكر في الرسالة أن المذكرة هي معلومات سرية وليست مناسبة للمناقشة فيما بين المكاتب.
