التغيير التنظيمي صعب ، ولكن ما يمكن أن يكون أكثر صعوبة هو توصيل هذه التغييرات إلى الموظفين. يشعر الكثير من المديرين بالقلق من توجيه النغمة الصحيحة عند إصدار الإعلان الأولي ، ولكن يجب النظر أيضًا في العديد من القضايا الأخرى. إن الإجابة على أسئلة الموظفين والاستجابة لاهتماماتهم والحفاظ على تدفق الاتصالات في الأوقات غير المؤكدة كلها عناصر أساسية في الإعلان عن التغييرات وتنفيذها.
صياغة خطة اتصال واضحة. قم بعمل قائمة بكل شيء يجب توصيله للموظفين حول التغيير التنظيمي. توقع الأسئلة التي قد يكون لدى الموظفين حول التغييرات ويكونوا مستعدين للإجابة عليها. قم بتضمين النقاط التي ستتناولها في الإعلان الأولي بالإضافة إلى كيفية الاستمرار في التواصل مع الموظفين حول التغييرات عندما تبدأ في الحدوث. يمكنك مشاركة أو إنشاء هذه الخطة مع الآخرين في المناصب الإدارية حتى يتسنى لك إيصال رسائل متسقة إلى الموظفين طوال فترة التغيير.
اشرح للموظفين ما الذي أدى إلى التغيير التنظيمي. شرح أي مشاكل محددة تواجهها الشركة بما في ذلك كيف ولماذا تحتاج إلى معالجة. إذا كانت الشركة تعاني من أرباح منخفضة ، أو تكاليف زائدة ، أو معنويات ضعيفة للموظفين ، فشرح ذلك للموظفين.
حدد للموظفين كيف سيؤدي التغيير التنظيمي إلى تحسين الشركة. سلط الضوء على كيفية تأثيرها بشكل إيجابي على الشركة ككل (من خلال زيادة الأرباح أو تحسين سمعة الشركة ، على سبيل المثال). أكد كيف ستفيد هذه التغييرات الموظفين الأفراد أنفسهم. الاستمرار في التأكيد على فوائد الخطة حتى بعد الإعلان.
امنح الموظفين إطارًا زمنيًا للتغيير. أخبرهم متى ستبدأ التغييرات والمدة التي سيستغرقونها. إذا لم تكن متأكدًا من الإطار الزمني المحدد ، فكن صريحًا ودع الموظفين يعرفون متى يمكنهم توقع إجابة.
تبادل الشكوك والأسئلة الخاصة بك. إذا كانت هناك معلومات حول التغيير الذي كان سريًا أو لم يتم حلّه بعد ، أخبر الموظفين بأنك ستخبرهم بمزيد من المعلومات متى ما تمكنت من ذلك ومحاولة إعطائهم وقتًا يمكنهم فيه توقع إجابة لتقليل المضاربة.
تزويد الموظفين بفرصة طرح الأسئلة أو التعبير عن شكوكهم أو صعوباتهم مع التغييرات. قم بدعوة الموظفين للتحدث معك أو مع الإدارة الأخرى بانتظام حول أي مخاوف لديهم خلال العملية. أجب عن الأسئلة الصعبة بصراحة قدر المستطاع.
التواصل مع المديرين والموظفين بشكل متكرر مع حدوث التغييرات. تقديم أي معلومات جديدة تنشأ على الفور. أخبر الموظفين إذا تغيرت الخطة وفسرت سبب تغيرها. كن منفتحًا قدر الإمكان طوال العملية حتى لا يشعر الموظفون بأنهم محميون في الظلام.
