يمكن أن يتسبب الموظف المغادر في حدوث عدد من الصداع لنشاط تجاري ، بما في ذلك انقطاع خدمة العملاء ، وانشقاق العملاء ، وفقدان المبيعات. إن استخدام خطاب إعلان لتحذير العملاء من مغادرة الموظف يمكن أن يكون استراتيجية علاقات عامة إيجابية واستباقية لمساعدتك على تحويل الليمون المحتمل إلى عصير الليمون.
حدد أهدافك للرسالة
حدد سبب رغبتك في الاتصال بعملائك أو إبلاغهم لإخبارهم برحيل الموظف. استخدم قائمة نقطية لمساعدتك على تخصيص أحرف مختلفة للاحتياجات المختلفة للعملاء الذين ستتصل بهم. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى طمأنة بعض العملاء لن يكون هناك أي انقطاع في عمليات التسليم أو خدمة العملاء. قد تحتاج إلى السماح للعملاء الآخرين بمعرفة أن لديهم جهة اتصال جديدة في شركتك ، ومن سيكون ذلك الشخص وأن المندوب الجديد سوف يتصل بهم. قد ترغب في معالجة الشائعات ، إبلاغ العملاء أن الموظف المغادر لديه بند غير منافس تنوي تنفيذه ، أو أن الموظف يغادر بشروط جيدة.
التحدث مع الموظف
قابل الموظف لمناقشة خطتك للاتصال بالعملاء. اطلب من الموظف الحصول على نصائح للتواصل مع عملاء محددين ، استنادًا إلى علاقاته معهم ، ومعرفة تاريخهم واحتياجاتهم ، وأفكارهم بشأن مخاوفهم المحتملة. اسأل الموظف إذا كان يرغب في معرفة سبب رحيله أو إذا كان عليك ترك ذلك خارج الرسالة. حتى إذا كنت تفرق بين موظف وبشروط سيئة ، فلا ينبغي أن يحرق أي منكما الجسور ويضر بسمعة أي شخص في السوق.
حدد المستلمين
اكتب قائمة بأسماء مستلمي الرسالة ، حتى تتمكن من تخصيص المحتويات لكل منها. وثّق الأسباب التي تكتبها لكل عميل بجوار اسم العميل ، وأدخل ملاحظات حول أي محتوى محدد تريد تضمينه أو حذفه في رسالة ذلك العميل.
اكتب المسودة الأولى
اكتب المسودة الأولى من الرسالة ، مخاطبة العميل بالاسم. ابدأ بتقديم طمأنة ، مثل "شركة XYZ تفخر دائمًا بقدرتنا على توفير خدمة عملاء ممتازة من خلال طاقمنا المدرّب والمهني". بعد ذلك ، قم بتنبيه العميل بأن موظفك يغادر ، ولماذا ، إذا كان لديك قررت أن تدرج تلك المعلومات. عالج أي مخاوف قد تكون لدى العميل وأخبرك عن كيفية معالجتها. قدم جهة اتصال العميل الجديدة ومعلومات الاتصال بها وتأكد من تضمين أي تواريخ انتقالية سارية. قم بإضافة تذييل يستدعي أي معلومات هامة تود تمييزها ، مثل حقيقة أن جهة الاتصال الجديدة سوف تتصل لتقديم نفسها هذا الأسبوع. إنهاء مع دعوة إلى العميل للاتصال بك شخصيا إذا كان العميل لديه أي أسئلة.
وضع اللمسات الأخيرة على الرسالة
اطلب من مديريك الرئيسيين والجهة الجديدة لكل عميل مراجعة مسودتك للأحرف المختلفة التي تنشئها للحث على الإدخال. بمجرد استلامك للمدخلات في المسودة الأولى من خطاب العميل الخاص بك ، قم بإنشاء النسخ النهائية. دع الموظفين المناسبين يرون المسودة النهائية قبل توقيعها وتوزيعها.
