أكثر من أي شخص يعمل يحصل على قصف يوميا من رسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها. يتم مسح العديد من هذه الرسائل الإلكترونية وحذفها بسرعة ، حتى إذا تم فتحها على الإطلاق. عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا للنشاط التجاري إلى زميل ، أو موظف أو عميل ، فإنك لا تريد أن ينتهي بك الأمر في كومة الرفض. يمكن أن يتعرف التعرف على تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري عن الفرق بين قراءة بريدك الإلكتروني وإلقائه في سلة المهملات الافتراضية.
ما هو تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري؟
يعد تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ممارسة جيدة لإرسال أي نوع من المراسلات نيابةً عن شركتك. يوفر الهيكل الرسمي الذي يساعدك على نقل رسالتك والحصول على رد.
تتضمن عناصر البريد الإلكتروني للنشاط التجاري ما يلي:
- خط الموضوع المفصل. استخدم سطر موضوع يشجع القارئ على فتح بريدك الإلكتروني. كلما كنت أكثر تحديدًا ، كلما كان ذلك أفضل. تضمين بعض الكلمات حول موضوع البريد الإلكتروني - اجتماع الأسبوع المقبل لمناقشة الاقتراح - بدلا من كلمة غامضة ، مثل مرحبا. يساعدك تحديد معين على منع البريد الإلكتروني من التورط في تصفية الرسائل غير المرغوب فيها ، ولا يجعلها تصل إلى المستلم في المقام الأول.
- التحية المهنية. تعتمد الطريقة التي تستقبل بها الشخص على علاقتك السابقة ، إذا كان لديك علاقة. إذا كنت تتواصل مع شخص جديد أو في منصب أعلى ، فمن المناسب استخدام تحية رسمية أكثر مثل عزيزي السيد جونز. إذا كنت قد عملت مع هذا الشخص من قبل ولديك علاقة غير رسمية ، فلا بأس من استخدام اسم الشخص الأول ، مثل مرحبا كيم. تأكد من كتابة اسم الشخص بشكل صحيح ، وكان عنوان البريد الإلكتروني صحيحًا.
- رسالة موجزة. يجب أن يكون نص البريد الإلكتروني للنشاط التجاري مباشرًا ونحوًا. لا يكون لدى الشخص الذي يقرأه دائمًا الكثير من الوقت ، لذلك لا تجعله طويلاً جدًا ومفصلاً. استخدم جمل و فقرات قصيرة وقم بتضمين المعلومات ذات الصلة فقط. على سبيل المثال ، جملة أو اثنتين حول سبب رغبتك في الالتزام والأوقات المقترحة. هذا أيضًا يسهل على الأشخاص قراءة الرسالة على هواتفهم ، حيث من المرجح أن يفتحوا رسائل البريد الإلكتروني. تأكد من استخدام تنسيق البريد الإلكتروني الأساسي ، حتى إذا كنت تميل إلى استخدام الكثير من الألوان أو الرموز التعبيرية.
- التوقيع. عند إرسال بريد إلكتروني للنشاط التجاري ، من الأفضل دائمًا إغلاق التوقيع عبر البريد الإلكتروني. تضمين اسمك ، والمسمى الوظيفي ، والشركة ومعلومات الاتصال بك. ويمكن أن يتضمن أيضًا روابط إلى مواقع التواصل الاجتماعي أو مواقع الويب الخاصة بك ، مما يجعل من السهل على المتلقي الوصول إلى تلك المواقع. لا تدرج الكثير من المعلومات التي تبدو مزدحمة. يمكن أن تتم برمجة توقيعك مسبقًا في إعدادات بريدك الإلكتروني بحيث يتم تضمينه تلقائيًا في أي رسائل بريد إلكتروني ترسلها.
لماذا تحتاج إلى معرفة تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري
البريد الإلكتروني للنشاط التجاري هو في الأساس مثل أي رسالة أعمال أخرى ، ولكن يتم إرساله إلكترونيًا. وكما هو الحال في أي خطاب عمل ، تأكد من استخدام التنسيق الصحيح حتى تصادف قدرًا من الاحترافية قدر الإمكان. لا ترغب في إرسال رسالة بريد إلكتروني غير عادية أو غير شخصية ، خاصة بالنسبة إلى أحد الاهتمامات التجارية الهامة.
يوفر تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري بنية سهلة يمكن تكييفها مع أي بريد إلكتروني للنشاط التجاري. وهي مصممة لإعلام المستلمين بالضبط بما يتعلق بالرسالة وتشجيعهم على فتح البريد الإلكتروني وقراءته. يسمح لك أيضًا تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري أن يكون رسميًا أو غير رسمي ، وذلك اعتمادًا على المتلقي. دائما تبقى المهنية والودية في البريد الإلكتروني الخاص بك. اكتب بطريقة تشجع المتلقي على قراءة رسالتك والرد على طلبك.
أنت تمثل عملك مع كل البريد الإلكتروني الذي ترسله. يمكن أن يساعدك التعرف على تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري في ترك انطباع جيد لكل من تعمل معه وأولئك الذين تود العمل معهم.
مثال تنسيق البريد الإلكتروني للنشاط التجاري
تعتمد الطريقة الدقيقة التي تقوم بتنسيق البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري على شخصيتك ، وما هي الرسالة الإلكترونية التي ترسلها إليك وإلى الشخص الذي ترسلها إليه. اتبع تنسيق البريد الإلكتروني الأساسي للنشاط التجاري هذا:
الموضوع: مراجعة خطة التسويق الصيفية
مرحبا سام،
ترفق خطة التسويق الصيفية التي وضعتها معًا. وسأكون ممتنًا لك إذا كان بإمكانك مراجعته وإخباري إذا كانت لديك أي اقتراحات.
هل سيكون لديك متسع من الوقت لتخاطب هذا معي الثلاثاء أو الأربعاء؟
شكرا لكم،
أنثي الطائر
العنوان واسم الشركة ومعلومات الاتصال
وكما هو الحال دائمًا ، تأكد من مراجعة التدقيق الإملائي والنحوي قبل النقر على "إرسال".
