كيفية إدارة المخزون والمستلزمات

من السهل أن تتعرض الأعمال التجارية للمخزون ، خاصة عند البدء. أحد الأخطاء التي يرتكبها العديد من الشركات هو طلب الكثير من المنتجات دفعة واحدة دون إنشاء نظام إدارة المخزون أولاً وإنشاء مساحة مستودع يمكنها التعامل مع مشكلات التخزين في الأشهر والسنوات القادمة. إذا وجدت أن نشاطك التجاري ينمو ويزداد ضيقًا في مساحة المستودع ، فيجب عليك إما إنفاق الأموال حتى يتم نقل المخزون بأكمله إلى مكان آخر أو استئجار مساحة إضافية ، مما سيؤدي إلى تعقيد نظام المخزون لديك. تشرح هذه المقالة كيفية إدارة المخزون والإمدادات لكل من المؤسسات الكبيرة والصغيرة.

إدارة المخزون للمنظمات الكبيرة

إذا كنت تمثل نشاطًا تجاريًا جديدًا ، فعليك بتعيين توقعات للمكان الذي ستعتقد أن شركتك ستكون فيه في سنة واحدة و 3 سنوات و 5 سنوات وما بعدها. قم بضبط هذه التوقعات مع مقدار المخزون الذي قدرت أنه سيكون متاحًا في كل من هذه التواريخ المهمة. يمكنك استئجار أو شراء مساحة مستودع تلبي احتياجاتك لمدة 5 سنوات على الأقل.

تأكد من الاحتفاظ بالمخزون في مكان بارد ومعتدل يمكنك الوصول إليه بسهولة باستخدام عربة أو رافعة شوكية (حسب حجم المستودع والمخزون الخاص بك). حافظ على الإمدادات الخاصة بنشاطك التجاري في موقع منفصل يسهل على موظفي الشركة الوصول إليه. كنت ترغب في نقل أوامر محددة على الفور إلى الإدارات المناسبة التي تحتاج إليها والحفاظ على الفائض في غرفة الإمداد مريحة تحت القفل والمفتاح.

تعيين الموظفين الذين سيتم تكريسهم لإدارة وتلقي وتتبع المخزون والإمدادات بشكل يومي (اعتمادًا على حجم المخزون الذي يجب الاحتفاظ به).

تنفيذ نظام كمبيوتر لإدارة المخزون. مع هذا النظام سوف تسجل شحنات جديدة من البائعين وكذلك الطلبات التي تخرج إلى العملاء والمنتجات التي يتم إرسالها إلى الإدارات الأخرى كجزء من عملية التصنيع. تسجيل إيصالات الإمدادات لعملك تحت سلسلة مختلفة من أوامر الشراء في نظام المخزون. على سبيل المثال ، قد ترغب في بدء جميع طلبات الشراء الخاصة بمخزون الشركة مثل INV (أي INV00001 و INV00002 وما إلى ذلك) وجميع أوامر التوريد باسم SUP (أي SUP00001). وبهذه الطريقة ستتمكن من فصل المواد التي تم استلامها وسيتم تخزينها في المستودع والتي سيتم إرسالها إلى الإدارات الفردية.

قم بإعداد نظام مراقبة في المستودع الخاص بك لمراقبة المخزون. هذا سوف يحمي عملك من مشاكل انكماش المخزون.

إدارة المخزون لعمليات أصغر

ضع جانباً غرفة باردة وجافة في مكتبك في المنزل أو استأجر مساحات مكتبية لتخزين مخزونك. إذا وجدت أنك نفدت المساحة ، استأجر وحدة تخزين صغيرة في بلدتك للمنتجات التي لا تحتاج إليها كثيرًا. يمكنك أيضًا الاحتفاظ بكمية معتدلة من كل منتج في مكتبك والبقية في المخزون في وحدة التخزين الذاتي.

قم بحوسبة المخزون الخاص بك باستخدام ملف جدول بيانات. قم بتسمية ورقة عمل جديدة لكل منتج تبيعه. اذكر وصف المعاملة في العمود الأول (مثل "الطلب في" أو "البيع لشركة XYZ" أو "المنتج التالف"). أدرج كمية المنتج الذي تم ضبطه ، ثم في العمود الثالث احتفظ بإجمالي كم من كل منتج تركته.

احتفظ بقائمة قصيرة من الإمدادات التي تحتاج إلى إعادة التعبئة على حائط مكتبك. بعد ذلك ، يمكنك أخذ هذه القائمة معك في رحلتك الشهرية إلى متجر الإمداد المحلي أو عند وضع أمر التوريد عبر الإنترنت.

نظرًا لأنك ستحتاج على الأرجح لإدارة مخزونك الخاص كمالك نشاط تجاري صغير ، فخصص جانبًا بضع ساعات أسبوعيًا لتحديث مجاميع المستودع الخاصة بك مع الطلبات الجديدة وتسجيل احتياجات العرض الجديدة.

نصائح

• تتيح بعض أنظمة الكمبيوتر الخاصة بإدارة المخزون إعداد نظام مسح الباركود. ستحتاج إلى شراء جهاز مسح الباركود المرتبط بنظام الكمبيوتر الخاص بك وطابعة تسمية الباركود لتمييز كل طرد يتم استلامه. عندما تخرج الطلبات ، تفحص المنتج أو العبوة وتدخل عدد الوحدات التي تم سحبها من المخزون. إنها طريقة مكلفة ومبسطة لإدارة مخزونك.

  إذا كنت من المؤسسات التجارية الراسخة التي تسعى إلى إعادة تتبع المخزون الخاص بك إلى الحد الأقصى ، فقم بتنظيم تنظيف منزل لمدة أسبوع حيث يمكنك عد المخزون الخاص بك يدويًا ، وإعادة تنظيم المنتجات ووضع كل شيء على نظام إدارة المخزون المحدث على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.