عادة ما يكون الدفع الزائد لموظف ما نتيجة لخطأ حساب المرتبات. كصاحب عمل ، قد يحدث دفع مبالغ زائدة إذا كنت تدفع للموظف ساعات أو مرتبات أكثر مما تستحقه أو إذا فشلت في القيام بخصم إجباري أو طوعي. في كلتا الحالتين ، يمكنك إصلاح الوضع.
التشاور دولة القانون
في اللحظة التي تكتشف فيها الخطأ ، استشر إدارة العمل في الولاية لإجراءاتها الخاصة بجمع الأجور الزائدة. تسمح لك العديد من الولايات بإجراء مثل هذه الخصومات عن طريق خصم الرواتب. اعتمادًا على المبلغ المستحق ، يجوز لك الامتناع عن الدفع عبر سلسلة من شيكات الراتب كمبلغ مقطوع. يقيِّم قانون الولاية عمومًا المبلغ الذي قد تحتجزه خلال فترة دفع واحدة. لاحظ أنه إلى جانب الخصومات الإلزامية ، قد لا تسمح لك الولاية بإجراء أي تخفيضات من راتب الموظف دون موافقتها الكتابية. علاوة على ذلك ، قد تمنعك الدولة من إجراء الخصم إذا تسببت في انخفاض دخل الموظف عن الحد الأدنى المطلوب للأجور.
إشعار السداد
يمكن أن يكون جمع السداد عن طريق اقتطاع المرتبات مناسبًا للموظف ، وخاصة إذا ارتكبت الخطأ ، وأن الموظف قد قضى بالفعل الدفع الزائد. إذا اكتشفت الخطأ بعد وقت قصير من دفع الموظف وإخطاره على الفور ، فقد يتمكن الموظف من دفع المبلغ الزائد على الفور. إذا كنت تجمع الدفعة الزائدة عن طريق خصم الراتب ، فأخبر الموظف بالحالة خطيًا وقم بتضمين تفاصيل الدفعة الزائدة ، مثل وقت حدوث الدفعة الزائدة ، والمبلغ ، ووقت حدوث كل خصم للمرتبات ومبالغ الاستقطاع. امنح الموظف خيارات أخرى للدفع ، مثل شيك شخصي أو حوالة بريدية أو نقدًا. إذا كانت هناك حاجة للحصول على موافقة خطية من الموظف لإجراء الخصم والموظف يرفض ، فيمكنك محاولة استرداد المبلغ الزائد عن طريق رفع دعوى قضائية في المحكمة ضد الموظف.
تعديلات المرتبات
عندما تجمع الدفعة الزائدة ، يجب عليك أيضًا تعديل سجلات أجور الموظفين وفقًا لذلك. على سبيل المثال ، إذا دفعت مرتبات زائدة بمقدار 200 دولار أمريكي لفترة دفع محددة ، فقم بإجراء التعديل على أنه سلبي بحيث يتم إخراجه من أرباح الموظف من العام حتى تاريخه وسيتم تصحيح W-2 لها لأغراض الضريبة. عندما تدفع مبلغًا إضافيًا من الموظفين ، يتم أيضًا سحب الضرائب والخصومات المرتبطة بالمبلغ الزائد من راتبها. يقوم برنامج المرتبات تلقائيًا بضبط سجلات الرواتب الخاصة بالموظف عند إدخال الدفع الزائد على أنه سلبي. إذا كنت لا تستخدم برنامج الرواتب ، فقم بفهم الفرق بين استقطاعاتها الأصلية وما يجب أن يكون عليه. والفرق هو مبلغ الخصومات الزائدة. عندما تطرح الراتب الذي يتقاضى أجراً أعلى من راتب الموظف ، فإنه يقلل من إجمالي دخله ويعدل استقطاعاته عن طريق تخفيض المبالغ. إذا كان الدفع الزائد ناتجًا عن خصم لم يتم أخذه على الإطلاق ، فعدّل الخصم على أنه إيجابي بحيث يتم خصمه من دخلها.
مدفوعات ضريبة البطالة
مطلوب منك دفع ضريبة البطالة الفيدرالية وضريبة البطالة في الولاية حتى مبلغ معين كل عام على جميع الموظفين الذين تدفع لهم أجوراً. عندما تدفع مبلغًا من المال أكثر من اللازم ، ولم تقابل الحد السنوي للأجور ، فقد يؤدي ذلك إلى دفعك مبالغ زائدة عن كل من ضريبة البطالة الفيدرالية وحالة الولاية. في هذه الحالة ، قم بالإبلاغ عن دفع ضريبة البطالة الفيدرالية الزائدة إلى دائرة الإيرادات الداخلية ودفع تعويضات البطالة على مستوى الولاية إلى وكالة الإدارة الحكومية حتى تتمكن من الحصول على رصيد للدفع الزائد.
