ومن المحتمل أن يكون أي شخص مرتبط بمؤتمر مهني قد حصل على حقيبة مؤتمرات وحزمة تسجيل مليئة بالأشياء الدعائية والترويجية ، ولا يفكر حتى في الأشخاص الذين جمعوا هذه المئات - أو الآلاف - من الحقائب والحزم. يمكن أن تكون حقائب التعبئة وحزم التسجيل مهمة مستهلكة للوقت. سيساعدك وضع خطة للعبة وتنظيمها في وقت مبكر على إعداد المواد الخاصة بك لمؤتمرك وتسهيل عملية التعبئة.
العناصر التي ستحتاجها
-
حقائب المؤتمر
-
مجلدان جيب
-
سيرة المتحدث
-
علامات الأسماء
-
جدول المؤتمر
-
سلع دعائية
-
المواد من الرعاة
قم بإعداد قائمة بالعناصر الموجودة في حقيبة المؤتمر وحزم التسجيل قبل ثلاثة أشهر من الحدث. العناصر التي يجب تضمينها في حقيبة المؤتمر هي علامات أسماء مشتركة ، ومواد ترويجية من شركتك ، مثل الأكواب مع شعار شركتك عليها ، والمواد التي توفرها الجهات الراعية. يجب أن تتضمن رزم التسجيل جدول مواعيد المشاركين وسيرة المتحدثين وبرنامج المؤتمر. ابدأ في جمع هذه العناصر وتنظيمها في منطقة ستقوم بتغليفها بها.
اطلب مواد ترويجية قبل شهرين من المؤتمر. اتصل بمحلات الطباعة في منطقتك لمعرفة نوع الصفقات المتاحة. الاتصال بالجهات الراعية لطلب التبرعات لتضمينها في حقيبة المؤتمر.
تنظيم حفلة تعبئة حقيبة قبل ثلاثة أسابيع من المؤتمر. ضع الأكياس على الطاولة ، حيث سيأخذها باكر ويسير في خط تجميع للعناصر ، ووضعها في الحقيبة.
كرر الخطوة الثالثة باستخدام المواد الخاصة بحزم التسجيل. ضع مجموعة مكونة من مجلدات ذات جيبين على الطاولة لكي يلتقطها باكر. ضع جميع العناصر التي سيتم وضعها في المجلد (انظر قسم الأمور التي تحتاج إليها) على جدول طويل. يسير باكر أسفل خط التجميع ووضع العناصر في حزمة التسجيل.
