النظام التنظيمي ، بكل بساطة ، هو كيف يتم تأسيس الشركة. يحدد الهيكل التنظيمي الجيد كلا من التسلسل الهرمي وتدفق الاتصال في الشركة. من المهم لكل مشروع ، بغض النظر عن حجمه ، تنفيذ نظام تنظيمي. هناك العديد من الفوائد لوجود هيكل تنظيمي محدد جيدا ، بما في ذلك تحسين الكفاءة والإنتاجية وصنع القرار. كل بنية لها نقاط قوتها وضعفها. في نهاية المطاف ، تعتمد هذه الإيجابيات والسلبيات على نوع النشاط التجاري الذي تديره ، وعلى مجال عملك ، وحجم مؤسستك وعوامل أخرى. من المهم أن تفكر في كل نوع من النظام التنظيمي قبل أن تقرر ما هو مناسب لشركتك.
ما هي الأنظمة التنظيمية؟
النظام التنظيمي هو هيكل كيفية إعداد المنظمة. يحدد هذا الهيكل كيفية إنشاء كل قسم من الأعمال التجارية ، وهو التسلسل الهرمي لمن يقدم التقارير إلى من وكيف يتدفق التواصل في جميع أنحاء المنظمة. وبتحليل أكثر ، يحدد الهيكل التنظيمي كيفية عمل كل دور في المؤسسة. مع وجود هيكل تنظيمي محدد بشكل جيد ، فإن جميع الموظفين يعرفون ما هو متوقع منهم ومن يقدمون التقارير. يجب على أصحاب الأعمال أن يفكروا طويلاً وبقوة في اختيار النظام ، حيث أن كل منظمة لديها احتياجات فريدة. الهيكل التنظيمي المناسب لشركة واحدة لن يكون مناسبًا لشركة أخرى.
أمثلة على الأنظمة التنظيمية في الأعمال
هناك أربعة أنواع رئيسية من الهياكل التنظيمية: الوظيفية ، والشعبية ، والمصفوفة ومستوية. كل نظام لديه ميزات فريدة من نوعها.
الهيكل التنظيمي الوظيفي: الهيكل التنظيمي الوظيفي هو التسلسل الهرمي التقليدي. العديد من الشركات ، وخاصة الشركات الكبيرة ، تتبع الهيكل الوظيفي. يضم هذا النظام عدة أقسام متخصصة مثل التسويق والتمويل والمبيعات والموارد البشرية والعمليات. ثم يشرف أحد كبار المديرين على جميع الأقسام المتخصصة. تدفق التقارير واضح. كل موظف يقدم تقاريره إلى كبارهم ، بما في ذلك رؤساء الأقسام ، الذين يقدمون تقاريرهم إلى الإدارة العليا. تشرف الإدارة العليا على الهيكل بأكمله. ولأن الشركة لا تزال مقسمة إلى أقسام متخصصة ، فإن الموظفين يميلون إلى التخصص كذلك. هذا يسبب مسار واضح لتعزيز والنمو. ومع ذلك ، يمكن أن تواجه الأقسام صعوبة في التواصل مع بعضها البعض. نظرًا لأن جميع الأقسام تقدم تقارير تفصيلية ، فإن التواصل الأفقي قليلًا بينها ، مما يترك مساحة صغيرة للتفكير الشامل والشامل للشركة ، باستثناء مستوى الإدارة الأعلى. هذا يجعل النظام التنظيمي الوظيفي بطيئًا للتكيف مع التغيير.
الهيكل التنظيمي للفرقة: يقسم الهيكل التنظيمي للفرقة الأعمال إلى فرق على أساس المشاريع التي يعمل عليها الموظفون. يشمل هذا النظام العديد من أنواع الفرق المختلفة ، بما في ذلك العلاقات القانونية والعلاقات العامة والأبحاث وتطوير الأعمال. علاوة على ذلك ، يتم إنشاء فرق حول مشاريع محددة. على سبيل المثال ، قد يكون لشركة صيدلانية فرق منفصلة مخصصة لكل دواء تصنعه. كل فريق مشروع لديه مدير أو نائب للرئيس ويمارس مستوى معين من الاستقلالية داخل المنظمة. يتيح هيكل الأقسام للموظفين معرفة عميقة بعمل فريقهم. ومع ذلك ، غالباً ما تكون الانقسامات غير مدركة لما تقوم به الفرق الأخرى ، ولا تتواصل مع بعضها البعض. قد لا يكون الموظفون قادرين على العمل بفعالية عبر الأقسام عند الضرورة. في نهاية المطاف ، قد يكون هذا النظام صعباً على الإدارة بسبب هيكل انتشاره.
الهيكل التنظيمي للمصفوفة: نظام المصفوفة هو تقاطع بين هيكل وظيفي وبنية تقسيم. من منظور طائر العين ، يتم إنشاء الأعمال في هيكل وظيفي ، مع التسلسل الهرمي التقليدي والأقسام المتخصصة. ومع ذلك ، عندما تنظر إلى هذه التقسيمات عن قرب ، يتم إعداد كل منها في هيكل تنظيمي. هذا يعني أنهم مقسمون إلى مشاريع وفرق أصغر. نوع المصفوفة للهيكل التنظيمي معقد للغاية ويتطلب الكثير من التخطيط ، ناهيك عن أنظمة اتصال قوية عبر المؤسسة. ومع ذلك ، عندما تعمل بنية المصفوفة بشكل جيد ، فإنها تقضي على الكثير من المشكلات التي تظهر مع المؤسسات التي تعمل في الأقسام أو الوظيفية فقط. يمكن التواصل السفر إلى الأشخاص المناسبين ، مما يزيد الإنتاجية والتفكير الشامل. علاوة على ذلك ، يتعرض الموظفون لإدارات ومشاريع أخرى ، مما يشجع على التعاون المتبادل. على الجانب السلبي ، يمكن لبنية المصفوفة أن تصبح مربكة للموظفين عند وجود عدد كبير جدًا من المديرين ، وليس من الواضح من الذي يجب الإبلاغ عنه.
الهيكل التنظيمي المسطح: الهيكل التنظيمي المسطح يسطح جزءًا كبيرًا من التسلسل الهرمي ويتيح للموظفين المزيد من الاستقلالية عن عملهم. في كثير من الأحيان ، يتم تقسيم المنظمات المسطحة إلى فرق مؤقتة ، على الرغم من أنها لا تملك عادة هياكل رسمية. لا تزال هناك بعض الديناميات من أعلى إلى أسفل في نظام مسطح. في كثير من الأحيان ، هناك على الأقل بعض القيادة العليا لتوجيه السفينة. ومع ذلك ، يستند هذا النظام على تعطيل الهياكل الهرمية التقليدية للشركات. تميل العديد من الشركات الناشئة وشركات التكنولوجيا نحو منظمة مسطحة ، حيث أنها تشجع الابتكار ومدخلات الموظفين. التفكير هو أنه عندما لا يتم إخماد الموظفين عن طريق الروتين ، فسوف يفكرون بحرية ويولدون أفكارًا جديدة ومربحة. وهذا يزيد من التواصل عبر الفرق ويزيل بعض مشكلات الاتصال التي يمكن أن تحدث عندما تنتقل الرسائل إلى أعلى من أعلى إلى أسفل. لسوء الحظ ، من الصعب الحفاظ على نظام ثابت مع نمو الشركة ، والحاجة إلى نظم اتصالات أكثر تنظيماً تدخل حيز التنفيذ. علاوة على ذلك ، يمكن أن يصبح الموظفون في مؤسسة مسطحة غارقين في القيام بالعديد من المهام المختلفة ، وليس لديهم مجال كبير للنمو أو للترويج.
لماذا تحتاج الشركات إلى أنظمة تنظيمية؟
الأنظمة التنظيمية مهمة للشركات من كل الأحجام. إن وجود بنية متينة ومحددة بشكل جيد يزيل التشويش ويضع عمليات بسيطة يتبعها الموظفون. يجب على كل عامل أن يعرف بالضبط من يقدمون التقارير إليه. بدون وجود نوع من التسلسل الهرمي أو البنية ، يمكن أن يصبح مكان العمل فوضوياً. قد لا يفهم الموظف المسؤول عن ما ، مما يتسبب في سقوط أشياء مهمة من خلال الشقوق. هيكل تنظيمي متين يبسط الشركة ويبقي الجميع على نفس الصفحة.
يضع النظام التنظيمي كل شخص في مكانه الصحيح ، وقادر على المساهمة بدوره في الشركة. إن وجود نظام يحسن الكفاءة الكلية ، ويزيد الإنتاجية ويوفر الوضوح لكل شخص في المنظمة. يمكن لكل قسم العمل بشكل أفضل عندما يتم تحديد الأدوار بشكل واضح ويتم تقاسم الأهداف. علاوة على ذلك ، يمكن للنظام التنظيمي السليم تحسين عملية صنع القرار ، حيث تتدفق المعلومات في جميع أنحاء المنظمة. يستطيع المديرون من المستوى الأعلى جمع المعلومات من جميع الأقسام ، مما يمنحهم نظرة أعمق على جميع عمليات الشركة.
يزيل نظام تنظيمي متين العديد من مشاكل الأعمال ، بما في ذلك ازدواجية العمل والتعارض بين المواقف. إذا كان أحد الأعمال قد تم التفكير فيه جيدًا ، فإن لكل موظف دورًا متميزًا ، ولا تتداخل الأدوار مع بعضها البعض. لا يوجد "حل بديل" حيث لا يوجد أحد متأكد من المسؤول عن مهمة أو مشروع معين. ولهذا السبب ، يزداد التعاون ويشعر الموظفون بشعور بالفخر في عملهم. يتجنب العمال الإحباط من وجود أدوار ووظائف أهداف متغيرة باستمرار. يمكنهم التركيز على ما يفعلونه أفضل.
يمكن أن يأخذ اختيار النظام التنظيمي الصحيح عملك إلى المستوى التالي. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري يعتمد على المنتج ، فمن المحتمل أن تكون بنية المصفوفة أو الهيكل مثالية. هذه هي الهياكل القائمة على المشاريع التي تركز على فرق متخصصة. من ناحية أخرى ، قد تنظر الشركات الناشئة الصغيرة في هيكل مسطح يسمح لجميع الموظفين بالمساهمة بمهاراتهم وخبراتهم دون التداخل الهرمي.
أمثلة على الشركات ذات النظم التنظيمية
أمثلة على النظام الوظيفي: تم استخدام الأنظمة التنظيمية الوظيفية تاريخيا من قبل الجيش والجامعات والكيانات الحكومية. على مر السنين ، أصبحت التسلسلات الوظيفية أقل شعبية ، وانتقلت العديد من المنظمات بعيدا عنها. ومع ذلك ، فهي لا تزال قيد الاستخدام من قبل بعض الشركات. أحد الأمثلة على كيفية استخدام هذا النوع من النظام التنظيمي هو إعداد المصنع التقليدي. يشرف مدير المصنع على الأقسام المختلفة للمصنع ، وهي متخصصة. كل قسم لديه مدير خاص به ، وجميعها مسؤول مباشرة أمام مدير المصنع المشرف. مثال آخر يمكن أن يكون متجر بيع بالتجزئة. يشرف مدير المتجر على العمليات من قمة الهرم. أدناه هي الإدارات المختلفة. ربما هناك واحد للمخزون ، واحد لخدمة العملاء وواحد للتسويق والترويج. لكل منها مشرفها الخاص ، وكلها ترفع تقاريرها إلى المدير العام.
أمثلة على نظام الشعبة: أنظمة الأقسام شائعة لدى الشركات الكبيرة متعددة الجنسيات. على سبيل المثال ، لدى Johnson & Johnson بنية تقسيم. تعمل كل علامة تجارية لشركة Johnson & Johnson كشركة خاصة بها ، مع قيادتها وبنيتها الداخلية. كل هذه العلامات التجارية تقدم تقاريرها للشركة الأم. مثال آخر على الهيكل التنظيمي للفرقة هو شركة جنرال إلكتريك. يجلس الرئيس التنفيذي في القمة ، وبعد ذلك ، يتم تقسيم الشركة إلى مجموعات مختلفة. هناك بعض المجموعات التشغيلية ، مثل تلك الخاصة بالتمويل والعلاقات القانونية والعلاقات العامة والأبحاث العالمية. يتم تكريس بعض الفرق لمشاريع محددة ، بما في ذلك الطيران والطاقة والرعاية الصحية وغيرها.
أمثلة على نظام المصفوفة: النظام التنظيمي للمصفوفة هو نظام معقد ، وبالتالي يتم اعتماده في الغالب من قبل الشركات الكبيرة الراسخة. أحد الأمثلة الشهيرة لشركة ماتريكس هو ستاربكس. تستخدم أكبر شركة لصنع القهوة في العالم بنية وظيفية لتقسيم أعمالها إلى أقسام ، بما في ذلك الموارد البشرية والتمويل والتسويق. تقع هذه الإدارات في المقر الرئيسي للعلامة التجارية وتقدم التقارير إلى المستويات العليا للإدارة. يقوم قسم الموارد البشرية ، على سبيل المثال ، بإنشاء سياسات تؤثر على جميع مواقع ستاربكس في جميع المجالات. بعد ذلك ، ستاربكس لديها أقسام منفصلة لكل منطقة جغرافية. وتشمل هذه المناطق الأمريكتين والصين وآسيا والمحيط الهادئ وأوروبا والشرق الأوسط وروسيا وأفريقيا. منطقة الأمريكتين ، كونها الأكثر شعبية في الشركة ، تنقسم إلى أربعة أقسام أصغر. ستاربكس لديها أيضا أقسام قائمة على المنتجات. على سبيل المثال ، هناك قسم واحد للبضائع مثل أكواب ستاربكس وآخر للبضائع المخبوزة. في المستويات الدنيا من المؤسسة ، ستاربكس لديها فرق من الموظفين ، وخاصة على مستوى المتجر. هذا الهيكل المصفوف المعقد يخدم البئر العملاق ، مما يسمح للشركة بتشغيل آلاف المتاجر في جميع أنحاء البلاد بنجاح.
أمثلة على النظام المسطح: الأنظمة المسطحة شائعة بين الشركات الناشئة وشركات التكنولوجيا. أحد الأمثلة الشهيرة للنظام المسطح هو Zappos. في عام 2013 ، أعلن الرئيس التنفيذي لشركة الأحذية الضخمة عن هيكل إدارة جديد يسمى holacracy ، وهو إعداد لتشجيع التعاون من خلال القضاء على التسلسل الهرمي لأماكن العمل. الشركة حظرت عناوين المدير. لم يعد لديها عناوين وظيفية ولن يكون هناك رؤساء. كل موظف سيكون مسؤولا عن عملهم الخاص. وتأمل الشركة في إثارة الابتكار والإبداع من خلال التخلص من الروتين الحكومي في التسلسل الهرمي وصنع القرار. ومع ذلك ، تكافح Zappos للحفاظ على عمليات مسطحة حقا.
هذا هو نضال العديد من الشركات الكبيرة التي تنفذ بنية مسطحة. تحدث العديد من الشركات الناشئة عن صعوبة الحفاظ على الهيكل التنظيمي المسطح عند مواجهة النمو المتسارع. وجدت الدراسات أن الموظفين يجدون هياكل هرمية مريحة وعملية. لذا ، قد يكون الهيكل التنظيمي المسطح خيارًا جيدًا لنشاط تجاري في مراحله الأولى ، لتحفيز الابتكار والنمو. ومع ذلك ، فإن معظم الشركات الكبيرة تبتعد عن النظام المسطح ، حيث يمكن أن تصبح إدارة مرهقة بمرور الوقت.
