يشمل مجال الاتصالات التجارية العديد من أنواع الرسائل الرسمية. غالبا ما تكون رسالة التحقيق ، التي يتم "تهميشها" أحيانًا بمثابة الخطوة الأولى لمواصلة التواصل. غالباً ما يبدأ العمل بين المستهلك والمنتج ، بين شركتين تجاريتين أو بين صاحب عمل وموظف مع تحقيق أحد الطرفين. قد تنتهي الاتصالات أيضا بمجرد أن يتلقى الكاتب تلك الإجابة الأولية.
نصائح
-
عندما تكتب لشخص ما لطلب معلومات ، فهذا هو خطاب الاستفسار. يمكنك استخدامها للتعامل مع جميع أنواع الأمور مثل الرعاية والوظائف الشاغرة والمبيعات والمشاريع والتمويل.
خطاب استفسار التعريف الأساسي
إذن ، ما هو خطاب التحقيق؟ عندما يحتاج شخص ما إلى معلومات محددة من طرف آخر ، قد يفكر هذا الشخص في كتابة خطاب استفسار. في الأساس ، تطرح هذه الرسالة سؤالًا أو طلبًا للقارئ بقصد إقناع القارئ بالرد. يحدد التحقيق المثالي شخصًا محددًا قادرًا على توفير استجابة كافية بطريقة موجزة وهادفة. على سبيل المثال ، قد يرسل مالك شركة محاسبة رسالة تحقيق إلى مدير مبيعات لوازم المكاتب لطلب كتالوج أو زيارة من أحد مندوبي المبيعات ، موضحًا أنه يخطط لتحديث أو إعادة تعيين شركته.
التنسيق الأساسي
نسيان مخاطبتك لرسالة التحقيق "لمن يهمه الأمر" ؛ بدلاً من ذلك ، قم بتحديد شخص اتصال محدد داخل عنوان رسالتك وتوجيهها كلما أمكن ذلك. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب للسؤال عن التدريب ، قم بعمل واجبات منزلية صغيرة ، عبر الهاتف أو عبر الإنترنت ، لتحديد اسم مدير التوظيف. تحتوي رسالة الاستفسار القياسية على ثلاث فقرات تقريبًا. تشير الفقرة الأولى إلى ما يريده الكاتب ، مثل معلومات حول منتج أو فتح وظيفة أو طلب آخر ؛ فمثلا:
عزيزي السيدة سميث ،
أنا طالب (اسم الكلية) ، والعمل نحو الحصول على ليسانس الآداب في رعاية الأطفال والشباب. أثناء البحث عن تدريب صيفي 20XX ، وجدت قائمة البرامج الخاصة بفرص التدريب على (اسم موقع الويب).
تشرح الفقرة الثانية أسباب الكاتب لتقديم طلبه إلى القارئ. اشرح لماذا اخترت الاتصال بهذا القارئ المحدد وكيف ستأتي المعلومات المطلوبة كميزة لك:
بما أنك الشخص المسؤول عن برنامج التدريب ، فأنا أكتب لأطلب المزيد من المعلومات. في نهاية المطاف ، أسعى للحصول على وظيفة تدريب داخلي لتحسين مهاراتي وخبرتي في رعاية الشباب المعرضين للخطر. حتى الآن ، تشمل دراستي وخبرتي (دورات القائمة ، العمل التطوعي النسبي ، والتدريب الداخلي الآخر.)
يجب أن تقترن الفقرة الأخيرة بالحرف مع تعبير عن الامتنان لوقت القارئ ومساعدة القارئ. عادة ما تختتم الرسالة بإغلاق مجاني ، مثل "Sincerely" ، يتبعها اسم الكاتب.
طلب غير مطلوب
خطابات التحقيق تأتي إما استفسارات مطلوبة أو غير مطلوبة. تحدث رسائل الاستجواب الأكثر شيوعًا عندما تقوم شركة ما بالإعلان عن منتجها أو خدمتها على أمل إثارة فضول العملاء المحتملين. في الحالات التي يتعذر فيها على المستهلك فحص المنتج من تلقاء نفسه ، يجب على المستهلك الاتصال بالعمل من خلال خطاب استفسار. في رسالة استفسار غير مرغوب فيها ، لا يقدم المتلقي أي عرض مسبق للمعلومات. يطلب المرسل معلومات من مصدر يعتقد أن لديه إجابة على سؤال ما ، دون دعوة للقيام بذلك من المصدر.
مثال مطلوب: المنح والتمويل
كثير من المؤسسات أو الشركات التي تقدم المنح تفضل تلقي خطاب استفسار قبل الحصول على اقتراح منحة كاملة. يجب أن توضح رسالة البحث المطلوبة هذه بشكل كامل حاجتك للتمويل وقد تتجاوز صيغة الفقرة الثلاثة الأساسية ، ولكن يجب ألا تتجاوز ثلاث صفحات. بالإضافة إلى المقدمة الأساسية ، يجب أن يتضمن خطاب البحث الناجح لطلب المنحة أو التمويل وصفًا موجزًا لمؤسستك ، وبيانًا للحاجة ، والمنهجية التي تخطط لاستخدامها لتحقيق النتيجة المرجوة وأي مصادر تمويل أخرى خطة على الاستفادة من.
مثال غير مطلوب: التدريب الداخلي والوظائف
معظم خطابات الاستفسار عن الوظائف والتدريب الداخلي تأتي بطريقة غير مرغوب فيها. فكر في إرسال استفسارات عندما تعجب بشركة ما وتعتقد أنه بإمكانك مشاركة علاقة عمل متبادلة المنفعة. ابدئي برسالتك من خلال تعريف نفسك واهتمامك بالتوظيف مع شركتهما. تابع بإيجاز عن طريق تضمين ، في فقرة أو فقرتين ، معلومات حول مؤهلاتك ومدى اعتقادك بأن الخبرة داخل شركة القارئ ستفيدك أنت والشركة. الحصول على قدمك في الباب مع شركة تعجب بها يجعلك تجربة تدريبية مجزية. و من يعلم؟ إذا كنت مناسبًا تمامًا ، فقد يؤدي ذلك إلى وضع ثابت.
