كما هو الحال مع أي منظمة منظمة ، يجب عليك وضع قواعد البروتوكول. البروتوكول عبارة عن مجموعة من الإرشادات المتعلقة بتسلسل القيادة لكيفية اتصال مختلف أعضاء المنظمة ببعضهم البعض. إنشاء وإدارة خطوط الاتصال المختلفة داخل الأعمال التجارية في وقت مبكر حتى يفهم كل العمال والمديرين من ينبغي عليهم الاتصال بهم.
مالك للمدير
يجب أن تبقى خطوط الاتصال مفتوحة بين مالكي الشركة والإدارة. من النادر أن يتكلم المالك مباشرة مع الموظفين أو جهات الاتصال الأخرى في النشاط التجاري ، كقاعدة نظام ، عندما يكون لديه مدراء للقيام بذلك. يوفر مالك الشركة توجيهًا لكيفية إدارة الشركة بالإضافة إلى التحديثات والأخبار التي يرغب في منحها للموظفين من خلال المديرين.
مدير الموظف
خطوط الاتصال بين المديرين والموظفين أمر بالغ الأهمية للعملية اليومية للشركة. يجب على المديرين تفويض واجبات محددة للعمال والإجابة على أسئلة حول مشاريع العمل. يتواصل المدير عادة من خلال الاجتماعات المنتظمة مع قسمها بالكامل. وقد تقوم أيضًا بجدولة جلسات مراجعة الموظفين السنوية مع العمال الفرديين لمناقشة الأداء والإنتاجية. تتطلب العلاقة بين المدير والموظف الاتصال المتبادل - إذا كان لدى الموظف أسئلة ، يجب عليه أن يطلب من مديره المباشر أو المشرف عليه احترام التسلسل القيادي.
موظف أو مدير اتصالات الأعمال
قد يتعين على المالك أيضًا وضع قواعد اتصال لموظفيه أو مديريه وجهات الاتصال الخارجية. على سبيل المثال ، قد يضطر موظفو شركة التصنيع إلى التواصل مباشرة مع ممثلي الشركات التي تقدم المواد الخام لتقديم الطلبات أو طلب المعلومات. قد يرغب المستثمر في التحدث إلى فريق إدارة الشركة. وكما يقول الرأسمالي المغامر براد فيلد ، "من الصعب بما فيه الكفاية الحصول على عمل وتشغيله. بعد أن أجبرت الحواجز المفروضة على التواصل بين القادة الرئيسيين وأصحاب النفوذ في الشركة ، أصبح الأمر أكثر صعوبة. "وفي الوقت نفسه ، إذا سمح المالك أو المدير للعديد من الموظفين الفرديين بالاتصال بجهة اتصال خارجية ، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك. لهذا السبب ، يقوم المديرون بتعيين موظفين معينين ، مثل وكلاء الشراء أو العلاقات التجارية ، للتواصل مع جهات الاتصال الخارجية.
التواصل مع العملاء
ربما يكون أهم خط اتصال في العمل هو بين موظفي الشركة وعملائها. ليس من غير المعتاد لأي موظف على مستوى ، بما في ذلك مالك الشركة ، إجراء اتصال مباشر مع العميل. ومع ذلك ، في بعض الحالات ، لا يُسمح لموظفين معينين بالتحدث إلى العملاء أو العملاء لنفس السبب في عدم تمكنهم من التحدث مع مقدمي الخدمات وجهات الاتصال التجارية - وهو احتمال حدوث ارتباك.
