على الرغم من أن بعض أصحاب الأعمال الصغيرة يفضلون جراحة قناة الجذر بدلاً من إجراء الحسابات الخاصة بهم ، فإن مسك الدفاتر هو جزء لا غنى عنه في إدارة الأعمال. تكمن فوائد المحاسبة في قدرتها على سرد قصة رقمية حول ما يحدث في شركتك - وهو ما يمكن أن يساعدك على تحسين العمليات ، وأن تصبح أكثر ربحية وتبقى بعيداً عن المشاكل مع وكالات الضرائب المحلية والفدرالية. يمكن أن تساعدك المحاسبة الدقيقة والدقيقة أيضًا في جعل قضيتك مع المقرضين والمستثمرين المحتملين عندما يبحث نشاطك التجاري عن التمويل.
نصائح
-
ترتبط مزايا استخدام المحاسبة في الأعمال التجارية بالأفكار التي توفرها الأرقام. تساعدك هذه الأرقام على فهم ما يجري بشكل جيد وحيث يوجد مجال للتحسين.
ما هو الهدف الرئيسي للمحاسبة؟
الهدف الرئيسي للمحاسبة هو تتبع إيرادات ونفقات شركتك. الإيرادات هي كل الأموال التي تتدفق إلى عملك من مبيعات السلع والخدمات وأي نوع آخر من الدخل ، مثل الفائدة المكتسبة أو الإيجار أو الإتاوات التي يتم جمعها. النفقات هي كل ما تشتريه أعمالك لعملياتها وبنيتها التحتية ، مثل المواد ، والعمالة ، والإيجار ، واللوازم ، والبريد ، والتأمين ، ونفقات المركبات ، والخدمات المهنية ، والإعلانات والمعدات.
المعلومات التي يجمعها محاسبك أو محاسبك حول الدخل والنفقات تذهب إلى تجميع تقارير المحاسبة ، والتي توفر معلومات لا غنى عنها عن الوضع المالي لشركتك. تساعدك هذه التقارير على تحديد نقاط قوتك ومعالجة نقاط الضعف لديك. كما أنها توفر لك المعلومات التي تحتاجها للإبلاغ الضريبي.
بيان الربح والخسارة هو ملخص لمعلومات مسك الدفاتر الخاصة بك عن الإيرادات والنفقات. وهي تسرد جميع مشترياتك في الفئات ذات الصلة وتسردها ، مثل الإيجار والرواتب ، ثم تسرد هذه المبالغ لتقديم نظرة عامة. وبالمثل ، فهو يلخص إيراداتك الواردة استنادًا إلى مصدر الدخل ، مثل مبيعات الجملة أو مبيعات التجزئة. بيان الربح والخسارة الخاص بك مهم لأنه يوضح المبلغ الذي حصلت عليه فعليًا في نهاية اليوم. هذا الرقم في النهاية هو المبلغ المتبقي بعد طرح إجمالي النفقات من إجمالي الإيرادات.
الميزانية العمومية هي لمحة عن وضعك المالي العام في لحظة معينة من الزمن. هذا مهم لأنه يلخص قيمة ثروتك. يسرد قسم الأصول في الميزانية العمومية كل ما تمتلكه شركتك ، بما في ذلك النقد في الصندوق والأموال المستحقة لك من خلال الحسابات المستحقة القبض والمخزون على أرففك والمشتريات طويلة الأجل القيمة ، مثل القطع الرئيسية من المعدات. يتضمن قسم الخصوم في الميزانية العمومية كل ما تدين به ، بما في ذلك أرصدة القروض قصيرة الأجل وطويلة الأجل والحسابات المستحقة الدفع. يتم احتساب القيمة الصافية لشركتك ، بناءً على المعلومات المقدمة في ميزانيتك العمومية ، عن طريق طرح إجمالي المطلوبات من إجمالي أصولك.
إن بيان التدفقات النقدية أو التدفقات النقدية للتدفق هو أداة محاسبية تساعدك على التنبؤ بموعد رأس المال المتاح لديك ومتى سيكون لديك عجز في التدفق النقدي. يسرد جزء التدفق من البيان جميع المبالغ النقدية المتوقعة ، مقسمة حسب الشهر. لا يجب أن تأتي هذه الأموال بالضرورة من الدخل من مبيعات المنتجات أو الخدمات. ويمكن أن يشمل أيضا رأس المال من القروض أو الاستثمارات. يشمل الجزء الخارجي من البيان جميع المبالغ النقدية المنتظرة ، بما في ذلك مصاريف الرواتب ومصاريف المواد والإيجار ومدفوعات التأمين. النفقات الخاصة بك المتوقعة لا تشمل فقط نفقات العمل القابلة للخصم. ستقوم أيضًا بسرد دفعات أصل القرض ، والتي لن تكون معفاة من الضرائب ولن تظهر في بيان الربح والخسارة الخاص بك. يوضح السطر السفلي لكل عمود النفقات الصادرة التي تم طرحها من النقد الوارد ، مما يشير إلى مقدار الأموال التي يمكنك توقع توفرها في نهاية الشهر.
ما هو الغرض من محاسب؟
الغرض من المحاسب الخاص بك هو تلخيص أعمال محاسبك عن طريق تجميع دفاتر الأستاذ في التقارير. قد يقوم المحاسب الخاص بك أيضًا بإكمال استمارات الضرائب وتقديم النصح لك حول أفضل طريقة لإنفاق أموالك وحفظها. قد تحتاج أو لا تحتاج إلى توظيف محاسب محترف ، اعتمادًا على مستوى راحتك في التعامل مع الأرقام ، وتعقيد عملك وحالتك الضريبية.
الغرض من صاحب الحساب هو إدخال الإيصالات والفواتير في قاعدة بيانات أو دفتر أستاذ أو جدول بيانات بحيث يمكنك تتبع النفقات والمبيعات. يتم حوسبة معظم أنظمة مسك الدفاتر لأن برامج مسك الدفاتر يمكن تنظيمها وإضافة أرقامها بسرعة وكفاءة أكثر من الأنظمة اليدوية المكتوبة بخط اليد. ومع ذلك ، لا تحتاج إلى برنامج كمبيوتر للقيام بمسك الدفاتر الخاص بشركتك. كما سيوفر نظام مكتوب بخط اليد يتتبع المبيعات والمصروفات المعلومات التي تحتاجها.
يمكنك القيام بمسك الدفاتر الخاصة بك عن طريق تتبع الإيرادات والمصروفات وتتبع هذه المعلومات بطريقة مفيدة لك وللمحاسب الخاص بك. يجب أن تكون المعلومات سهلة القراءة والفهم ، ويجب أن تعكس بدقة النشاط المالي لنشاطك التجاري. ستكون معلومات مسك الدفاتر مفيدة لمحاسبك لأنها توفر المعلومات الضرورية لتجميع التقارير الضريبية ومستندات القروض. يمكن أن تكون المعلومات نفسها مفيدة داخليًا لتوفير رؤى عن عملك ، مثل إظهار مقدار دخلك من مبيعات الجملة مقابل مبيعات التجزئة ومقدار ما تنفقه على المواد مقابل العمالة.
حتى إذا كنت تستعين بمحاسب وكاتب حسابات لتنظيم معلوماتك المالية وإعداد نماذج الضرائب ، فلا يزال لديك مسؤوليات محاسبية كمالك أعمال. يجب عليك حفظ جميع المعلومات التي يحتاجونها ، مثل الفواتير التي تكتبها والإيصالات التي تتلقاها مقابل مشترياتك التجارية التي قمت بها. كلما كانت هذه الوثائق أكثر تنظيماً عند إحضارها إلى محاسبك ومحاسبك ، كلما قل المبلغ الذي ستدفعه مقابل وقتك. يستغرق الأمر وقتاً طويلاً لتنظيم خزانة الحذاء المليئة بالإيصالات عن العمل بطريقة منهجية من خلال ملف يحتوي على الأوراق التي تم فرزها بالفعل حسب التاريخ أو بواسطة حساب بطاقة الائتمان.
ما هي قواعد المحاسبة؟
تحكم قواعد المحاسبة الطرق التي يتم بها إدراج المصروفات والأرباح في نظام كخصوم أو أرصدة. تحكم هذه القواعد مسك الدفاتر بنظام القيد المزدوج ، وهو نظام تم استخدامه على نطاق واسع منذ أواخر العصور الوسطى. لا تتبع أنظمة القيد المزدوج دخلك ونفقاتك فحسب ، بل تُظهر أيضًا كيفية تحرك الأموال والأصول حول شركتك. في نظام القيد المزدوج ، يجب موازنة كل إدخال يتم إدخاله كخصم مع رصيد مقابل والعكس صحيح. إن البديل عن مسك الدفاتر المزدوج القيد هو نظام الدخول الفردي الذي تقوم فيه ببساطة بسرد وحساب دخلك ونفقاتك بدون بروتوكولات مدمجة للتوفيق بين هذه الإدخالات وبين وضعك المالي الفعلي.
عند العمل مع الحسابات الشخصية ، يجب أن يُنسب إلى الشخص الذي ينقل الموجودات إلى النشاط التجاري ، في حين يجب أن يتم الخصم من المتلقي أو النشاط التجاري. هذا يبدو بديهيا لأن الأموال قد تركت أيدي الفرد وتم نقلها إلى أيدي رجال الأعمال. ومع ذلك ، حسابات الدفاتر لا تصف دائما الأرصدة النقدية الفعلية. بل تشير إلى المبالغ المستحقة أو المملوكة. عندما يقوم فرد مثل المالك بتحويل الأموال إلى شركة ما ، فإن هذه المعاملة تزيد أو تقيد الحساب وتعطي المبلغ الذي تدين به الشركة لهذا الشخص. وينتج عن عملية نقل الأموال هذه أيضًا خصم لحساب النشاط التجاري ، لأنه على الرغم من أن الأموال متوفرة ومتاحة ، إلا أنها مستحقة الآن على الشخص الذي قدمها.
عند التعامل مع الحسابات الحقيقية ، مثل العقارات والآلات ، فإن قواعد المحاسبة تتطلب منك أن تقوم بخصم المشتريات الجديدة والعناصر الائتمانية التي قمت ببيعها أو تم الاستغناء عنها بخلاف ذلك. يتم نشر الأصل في الأصل كخصم لأنك أنفقت الأموال للحصول عليه. إذا كنت تبيعها أو تخرجها من الخدمة بعد أن تكون قد تجاوز عمرها الافتراضي ، فأنت تزيل الخصم ، أو تقيد الحساب الذي يمثل ما تدين به للشراء.
عندما يشتري نشاطك التجاري مواد أو يدفع إيجارًا ، فإن قواعد المحاسبة تتطلب منك نشر هذه المعاملات كديون. على العكس ، عندما تقوم ببيع منتجات أو خدمات ، فإن نظام المحاسبة الخاص بك يعامل هذه المعاملات كاعتمادات. تؤدي المشتريات التي تتطلب أموالاً صادرة إلى تخفيض رأس مال شركتك ، ومن ثم يتم تتبعها كديون. الدخل والمكاسب الأخرى ، مثل مدفوعات الإيجار الواردة ، تزيد من رأس مال شركتك ، بحيث يتم تتبعها كاعتمادات.
على الرغم من أن قواعد المحاسبة هذه تحكم كيفية ظهور كل معاملة في نظام مسك الدفاتر الخاص بك ، إلا أنه لا يتعين عليك فعليًا فهمها وتطبيقها ما لم تكن تدخل في نظام مسك الدفاتر مزدوج القيد الذي لم يُبرمج مسبقًا لتنظيم معلوماتك. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم دفتر أستاذ مكتوب بخط اليد كأساس لنظام المحاسبة الخاص بك ، فسيتعين عليك أن تقرر في كل مرة تقوم فيها بإدخال ما إذا كانت تلك المعاملة تمثل الخصم أو الرصيد وحيث سيظهر الخصم أو الائتمان المقابل. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم برنامج مسك الدفاتر ، مثل QuickBooks ، فستظهر شيكاتك وفواتيرك وإيصالات المبيعات تلقائيًا في حسابات الائتمان والخصم المناسبة ، إلى جانب الخصومات أو الأرصدة المقابلة.
كيفية استخدام المحاسبة في الأعمال التجارية
إن مزايا المحاسبة ليست مجرد مسألة استراتيجية عمل جيدة ، على الرغم من أن المعلومات المحاسبية تساعد بالتأكيد في التخطيط والتخطيط. لا يمكن لأي عمل أن ينجو بدون نوع من نظام المحاسبة. إذا أجرت شركتك عمليات شراء ومبيعات دون تتبع المبالغ التي اشتريتها وبيعتها ، فلن يكون لديك أي طريقة لتحديد ما إذا كنت قد ربحت ربحًا أو تكبدت خسارة في نهاية العام. لن تعرف المبلغ المستحق عليك والمبلغ الذي تملكه ، لذلك لن تتمكن من تقييم مقدار النقد الذي يمكنك سحبه للاستخدام الشخصي ومقدار ما يجب عليك الاحتفاظ به في حسابك المصرفي للشركة من أجل الأعمال القادمة نفقات.
توفر المعلومات المحاسبية أيضًا معلومات قيمة حول عمليات الشركة. يتيح لك هذا الخيار مقارنة مبيعاتك بفئات مختلفة على مدار الوقت ، مثل النظر إلى مؤشرات المنتجات المختلفة عبر مواقع المبيعات. فهو يمنحك الأدوات والمعلومات للنظر في نفقاتك كنسب مئوية من عائداتك لمعرفة ما إذا كانت هوامشك مستدامة وكيف يقارن أداء شركتك مع أداء المنافسين في مجالك. سيسمح لك الشكل المالي للتدفق النقدي بالبحث عن مصادر لرأس المال قبل أن تحتاج إليها فعليًا والتخطيط لعمليات شراء كبرى لتتوافق مع أوقات السنة التي تكون فيها النقود وفيرة. يشغل عمل تجاري بدون معلومات حسابية مثل تحليق طائرة بدون رادار.
المحاسبة ضرورية أيضًا لبقاء شركتك لأنك مطالب قانونًا بالإبلاغ عن الدخل ودفع الضرائب. بدون نظام محاسبة كامل ودقيق ، لن تعرف المبلغ الذي كسبته وقضاه ، ولن تتوفر لديك المعلومات التي تحتاجها لملء نماذج الضرائب المحلية والولائية والفدرالية. أيضا ، إذا كان نشاطك التجاري يحتاج إلى تمويل من أي وقت مضى ، فإن طلبات الحصول على القروض الخاصة بك سوف تتطلب منك بكل تأكيد تقريباً إدراج بيانات مالية من السنوات السابقة وكذلك التوقعات المحتملة للفترات المقبلة أيضًا.
