هناك عدة أسباب قد يحتاجها الموظف لإثبات أنها تعمل من أجلك. عادة ، لأن شخص ما - مالك العقار ، على سبيل المثال - يريد تأكيد أن موظفك لديه وظيفة ودخل ثابت. قد يحتاج الموظفون الأجانب إلى خطاب التحقق للحصول على تأشيرة. كتابة الخطاب ليست معقدة ، طالما أنك لا تتخلى عن أي معلومات سرية.
قوالب ونماذج
تحقق مما إذا كان قسم الموارد البشرية لديه قالب موحد لرسائل التحقق. إنها ممارسة شائعة ، خاصة في الشركات الكبرى. يجعل القالب من الأسرع بالنسبة للكاتب أن ينتهي ، والموارد البشرية لا داعي للقلق حول الرسالة التي تقول شيئا خاطئا. إذا كان الهدف من الرسالة هو تأهيل الموظف للحصول على بعض المزايا الحكومية ، فقد يكون للوكالة المعنية نموذج موحد. الأمر متروك للموظف لإحضار النموذج ، وبعد ذلك يمكنك ملئه.
يبقيه رسميا
رسالة التحقق ليست ودية ، وليست كتابة إبداعية. إنه عمل محض ، لذا أرسله على ورقة الشركة الخاصة بك ، مكتوبة بتنسيق العمل القياسي. وقعها مثل أي رسالة أعمال أخرى. سطر الموضوع - "التحقق من العمل لجين دو" - يتيح للمستلم معرفة الموضوع. النص هو المكان الذي تخبر فيه المستلم أن جين دو تعمل بالفعل من أجلك ، وما هو راتبها ، إذا لزم الأمر. عند الكتابة للهجرة ، قد تحتاج أيضًا إلى تضمين تفاصيل حول المدة التي عملت فيها من أجلك وما هي واجبات وظيفتها.
اتبع القوانين
راجع قسم الموارد البشرية الخاص بك ليس فقط حول القوالب المتوفرة ولكن أيضًا أي إجراءات تتطلب منك اتباعها. قد يكون من قواعد الشركة ، على سبيل المثال ، أنه قبل إرسال معلومات الموظف لشخص ما ، يجب على الموظف أن يأذن بذلك كتابةً. حدد الرسالة على الحقائق المجردة التي طلبتها: إذا لم تطلب الرسالة معلومات عن الرواتب ، فلا تقدم أي منها. تجنب التعليقات غير المباشرة عن شخصية الموظف أو أدائه الذي يمكن أن يعود إليك.
أشياء لمشاهدة
رسائل التحقق تبدو روتينية ، ولكن قرارات مهمة - هل يحصل موظفك على شقة أو بوليصة تأمين؟ - قد يتوقف عليهم. لا تتخلص من الإجابات فقط: احصل على الحقائق حول مواعيد التوظيف أو الراتب من سجلات شركتك قبل وضعها على الورق. (قم بتدوين الرسالة قبل إرسالها أو لديك موارد بشرية. ففقدان مبلغ 50000 دولار عندما يكون راتب الموظف الخاص بك هو 60،000 دولار قد يؤثر على ما إذا كانت تحصل على الشقة.
