يتم استخدام خطة إدارة البرنامج لتجميع عدة مشاريع مستقلة من أجل تحقيق نتائج أعمال استراتيجية. في كثير من الأحيان في إدارة البرنامج يتم وضع الكثير من التركيز على كتابة وثيقة الخطة ويتم التركيز بشكل أقل على التنفيذ. يجب بذل جهد متساوٍ في تنفيذ الخطة لضمان تنفيذها بنجاح ، وأن يتم الاعتراف بأي انحرافات وإدارتها وفقًا لذلك. وبصفة عامة ، تقع على عاتق مدير البرنامج أو فريق إدارة البرنامج المسؤولية الكاملة عن خطة البرنامج والتأكد من تنفيذها بفعالية.
العناصر التي ستحتاجها
-
برنامج جداول البيانات
-
كانت لك في هذا الحدث
-
البريد الإلكتروني
-
هاتف
إنشاء سلسلة القيادة. تعيين تسلسل واضح للقيادة مع عملية صنع القرار الرسمي. تأكد من أن العملية بسيطة ويمكن أن تدعم أوقات التسليم السريع حتى لا يتوقف التنفيذ. ضمان عدم التحايل على العمليات المحددة من خلال المراقبة المستمرة للوضع.
تطوير معايير البرنامج ومؤشرات النجاح. حدد المعايير التي سيتم استخدامها لقياس تكامل مكونات البرنامج المختلفة. معايير الوثيقة المتعلقة بالعمليات والاتصالات والبيانات والتقارير والنماذج وطرق التوزيع لضمان دمج المشاريع والمهام المختلفة التي تشكل جزءًا من البرنامج.
تحديد جدول التنفيذ وتقرير الحالة. تفاصيل وثيقة مراحل المشروع الرئيسية والجداول الزمنية والمعالم. تحديد المشاركين في الخطة والمساهمين في المشروع وتقديم وثائق مكتوبة لمسؤولياتهم وآليات الإبلاغ. هذا سيبقي الفريق مركّزًا وعلى المهمة.
التواصل والتواصل والتواصل. تحتاج جميع الأطراف المشاركة في خطة إدارة البرنامج إلى تواصل دائم. يجب أن تشمل الاتصالات المبادرات والأنشطة الجارية وتقارير الأداء والنجاحات والإنجازات ومنافذ التغذية الراجعة والمدخلات والتعليقات.
قم بتقييم العملية ثم أعد تقييم الخطة. جمع التعليقات بشكل منتظم من المشاركين وتقييم ما إذا كان الهدف يتم تحقيقه. مع اختتام كل مشروع رئيسي ، عقد اجتماع رسمي لمناقشة هذه العملية. في هذه العملية ، احتفل بالنجاح ، وحدد مجالات التحسين ، وعدّل الموارد حسب الحاجة لتحسين الأداء. إذا لم يتم تحقيق الأهداف ، قم بتقييم ما إذا كان يجب تغييرها.
تطوير خطة التدريب. إذا أدت نتائج خطة إدارة البرنامج إلى نظام أو عملية جديدة ، ينبغي تطوير برنامج رسمي لتوفير التدريب والموارد لجميع المستخدمين وأصحاب النظام. يجب أن تحدد الخطة برامج التدريب والاتصالات وإدارة التغيير.
نصائح
-
• تحديد المعلمات التي تؤدي إلى مراجعة متعمقة رسمية من حيث الوقت والتكلفة والأشخاص أو الجودة من خطة المشروع المعتمدة. • الخطة هي مبادئ توجيهية وليست مجموعة من القواعد. من المهم إجراء انحرافات إذا كان هناك ما يبررها. • تعزيز التواصل المفتوح. استمع إلى التعليقات من جميع الأطراف المشاركة في العملية ؛ قد يكون لديهم حلول أكثر فعالية لتنفيذ جزء من الخطة.
تحذير
• يصبح من الصعب أن نتذكر من المفترض أن يقوم بما هو مطلوب وفقًا لكل نسخة من الخطة. ستجعل عملية التوثيق والتواصل المكتوب المستمر من السهل إدارتها. • البناء في المساءلة لضمان عدم توقف عملية التنفيذ. • كن مرنا. قد تحدث تغييرات غير مخطط لها. إذا قاموا بذلك ، قم بتقييم تأثيرهم وإجراء التعديلات وفقًا لذلك. البقاء على علم بالموارد المخصصة.
