في حين أن العديد من الناس يفكرون في هدايا الزفاف أو هدايا الأطفال عندما يفكرون في ملاحظات الشكر ، فهناك العديد من المناسبات الأخرى عندما تكون ملاحظات الشكر مفيدة. عندما تتلقى هدية من صاحب العمل أو زميل العمل أو العميل ، تقول آداب السلوك أنه يجب عليك إرسال مذكرة شكر. إنها ليست فكرة جيدة فحسب ، بل يمكن أن تساعد أيضًا في بناء علاقة مع المانح.
نوع
في حين أن البريد الإلكتروني أصبح أسلوبًا مناسبًا ومفضلاً للاتصال في العديد من الحالات ، تجنب إرسال ملاحظات الشكر عبر البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني لديه إحساس غير رسمي به ، ويمكن أن تبدو ملاحظة الشكر ولا يتم التفكير فيها بالكامل. بدلاً من ذلك ، اكتب ملاحظة الشكر على قطعة من ورق الشركة ورسلها في مظروف مع ختم شعار الشركة عليها. بينما تريد أن تظل الملاحظة احترافية ، فمن الأفضل كتابتها يدويًا بدلاً من كتابتها ، لإعطاء الملاحظة لمسة شخصية.
تحية
اختر التحية للملاحظة بناءً على الطريقة التي تستقبل بها عادة المستلم. على سبيل المثال ، إذا قدم لك أحد الزملاء هدية وكنت عادة ما تشير إليه باسمه الأول ، فلا تتردد في بدء ملاحظة الشكر مع "عزيزي بوب". استخدم تحية أكثر رسمية ، مثل "عزيزي الدكتور جونز" لشخص لديه علاقة تجارية أكثر رسمية.
جسم الملاحظة
ابدأ ملاحظتك ببساطة بشكر الشخص على الهدية التي قدمتها لك. قم بتضمين خط حول كيفية استخدام الهدية. على سبيل المثال: "أنا وزوجتي نتمتع بشرب النبيذ الأحمر ويسرنا أن نضيف زجاجة إلى مجموعتنا". بهذه الطريقة ، أنت تقرّ بالهدية وتُظهر للشخص كم تقدّره بشكل خاص.
قم بإنهاء ملاحظة الشكر مع سطر حول علاقة عملك مع الشخص. على سبيل المثال ، قل شيئًا مثل "أتطلع للعمل معكم في مشروع آخر قريبًا جدًا". ليست هناك حاجة إلى أن تكون المذكرة طويلة للغاية. بعض الجمل تعمل بشكل جيد. قم بإنهاء الملاحظة مع عبارة مثل "شكرا مرة أخرى" أو "بصدق".
إطار زمني
الإطار الزمني لإرسال الملاحظة مهم أيضًا. إذا تركت الوقت يتلاشى ، فإن إرسال ملاحظة سيصبح أمرًا غريبًا ، وقد يعتقد الشخص الذي قدم لك هدية أنك أهملت فعل ذلك. من الأفضل أن ترسل رسالة شكر في أقرب وقت ممكن بعد حصولك على الحاضر. إذا لم تتمكن من إرسال الملاحظة في غضون يوم أو نحو ذلك ، فحاول الحصول عليها في البريد في غضون أسبوعين.
