إذا وجدت نفسك تقضي ساعات في البحث عن وثيقة أو ملف معين ، فقد يكون الوقت قد حان لإصلاح النظام التنظيمي للمكتب. إذا كان لديك العديد من الملفات والمجلدات ، فقد يستغرق الأمر بعض الوقت للتنقل وتنظيمها كلها. ومع ذلك ، في النهاية سيكون الأمر يستحق ذلك ، لأنك ستعرف بالضبط أين تجد كل شيء. إذا كنت تشعر بالإرهاق في التعامل مع المكتب بأكمله مرة واحدة ، فحاول المرور في منطقة واحدة فقط في اليوم حتى تنتهي.
العناصر التي ستحتاجها
-
البريد الوارد / الصادر
-
ملفات
-
المجلدات
-
ملصقات
-
خزانة الملفات / صندوق حفظ الملفات
ضع صندوق الوارد وصندوق البريد في أحد أركان مكتبك. إبقاء جميع الفواتير الصادرة والإشعارات والعناصر الأخرى ليتم إرسالها بالبريد أو توزيعها في صندوق الصادر. ارسال هذه العناصر يوميا. ضع الملفات الواردة والمستندات والبريد في البريد الوارد. أيضا ، التصرف يوميا على أو ملف هذه العناصر. وبالتالي ، لن تصبح فوضى.
إنشاء فئات لملفاتك ومجلداتك. هذه سوف تختلف ، وهذا يتوقف على نوع عملك. قد تحتوي بعض الفئات على تصنيفات واضحة ، مثل العملاء ، والمعلومات الضريبية ، والبائعين ، والمشاريع القادمة. ركز على تصنيف جميع مستنداتك في هذه الفئات الكبيرة.
تقسيم الفئات الكبيرة إلى فئات فرعية أصغر ، إن أمكن. على سبيل المثال ، إذا كان نشاطك التجاري يحتوي على عملاء ، فأنشئ مجلدًا واحدًا لكل عميل. إذا كانت مستندات العميل عديدة جدًا بحيث لا تتناسب مع مجلد واحد ، فقم بتقسيم هذه الفئة إلى أبعد من ذلك. افصل ملف العميل إلى مجلدات مختلفة لأنواع مختلفة من المستندات.
ضع علامة على جميع ملفاتك. توصي سي إن إن المال بوضع علامات على الملفات وفقًا لكيفية البحث عنها على الأرجح. على سبيل المثال ، بدلاً من وضع علامة على ملف غامض "Form 27G-28A" ، قم بتسمية "Invoices" أو فئة مماثلة مماثلة. هذا يسهل العثور على المستندات بسرعة.
ضع جميع مستنداتك في خزانة لحفظ الملفات أو صندوق لحفظ الملفات أو وعاء مماثل. إذا كان لديك العديد من الملفات ، احتفظ بالملفات التي تستخدمها كثيرًا إلى جوار مكتبك. إذا نفدت مساحة المكتب ، احتفظ بالملفات التي يمكنك استخدامها مرة واحدة فقط في السنة في حجرة تخزين خزانة منفصلة أو في غرفة أخرى بالكامل.
احتفظ بكومة منفصلة من المستندات المخصصة للقمامة أثناء فرز الملفات. إن عملية تقطيع الوثائق القديمة وغير ذات الصلة في الوقت المناسب هي المفتاح للحفاظ على مكتب منظم. إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان بإمكانك التخلص من مستند ، فقم بتعيين مجلد واحد للقمامة المحتملين واحتفظ بالمستودع الذي تم تقديمه هناك حتى يمكنك إجراء ذلك.
