تستخدم العديد من الشركات ، الكبيرة منها والصغيرة ، بطاقات الائتمان الصادرة من الشركة كطريقة للموظفين لإكمال عمليات الشراء الصغيرة أو دفع المصروفات الأخرى المتعلقة بالعمل. للحد من إمكانية إساءة الاستخدام ، يجب إبلاغ السياسات ومشرفيهم بسياسات محددة بشكل جيد لاستخدام البطاقة. يجب أن تتناول هذه السياسات قضايا مثل الاستخدام المناسب والأمان والقيود وإجراءات المراجعة.
مسؤوليات حامل البطاقة
يجب أن يتحمل الموظفون الذين تم اختيارهم لاستلام بطاقات الائتمان التجارية مسؤولية تأمين البطاقة ، بالإضافة إلى خصوصية المعلومات المتعلقة بالشركة. يجب أن تشمل هذه المسؤولية الاحتفاظ بالبطاقة في مكان آمن ، وحماية رقم التعريف الشخصي للبطاقة ومراجعة البيانات الخاصة بالأنشطة الاحتيالية. يجب ألا يتم استخدام بطاقات ائتمان الشركة من قبل أي شخص آخر غير حامل البطاقة. يجب الإبلاغ عن البطاقات المفقودة أو المسروقة إلى جهة إصدار البطاقة والشركة في أقرب وقت ممكن.
حدود الإنفاق
يجب أن تتضمن بطاقات ائتمان الشركة حدود الإنفاق وفقًا للاحتياجات المتوقعة للموظف. وينبغي إبلاغ هذه الحدود للموظف ، وقت إصدارها ، ومراعاة صارمة. يجب على الموظفين التأكد من أن الاستخدام لا يتجاوز هذا الحد أو تحمل غرامات أو رسوم محددة. يجب عدم استخدام بطاقات ائتمان الشركة للسلف النقدية.
تقارير الاستخدام
يجب أن يكون الموظفون مسؤولين عن تقارير الاستخدام المنتظمة للمشرف المعين.يجب أن تتضمن هذه التقارير شرحًا مفصلاً للرسوم الفردية والإيصالات الأصلية والشهادات المحاسبية المناسبة للشركات. يجب إرفاق هذه المعلومات بالبيان الشهري المطبق وتقديمها مع الوقت الكافي لتجنب دفع رسوم التأخر.
الاستخدام الشخصي
ما لم يتم تضمينها كجزء من حزمة تعويضات الموظفين ، يجب عدم السماح بالاستخدام الشخصي لبطاقة ائتمان الشركة. يجب تعريف الاستخدام الشخصي على أنه أي رسوم لا تتعلق مباشرة بتشغيل العمل أو النفقات ذات الصلة. يجب أن يتطلب الاستخدام الشخصي في حالات الطوارئ شرحًا إضافيًا وسدادًا فوريًا للشركة.
مراجعة الاستخدام
يجب إجراء مراجعة استخدام بطاقة ائتمان الموظف على أساس منتظم. يجب إجراء هذا الاستعراض من قبل المشرف المباشر للموظف وعضو في قسم المحاسبة التجارية. يجب أن يكون المشرف على الموظف مسؤولا عن تحديد الاستخدام حسب الاقتضاء ومناسب لمسؤوليات الموظف الوظيفية. يجب أن يضمن قسم المحاسبة أن تتم معالجة الدفعات والائتمانات بشكل صحيح وأن حدود الاستخدام لم يتم تجاوزها.
