أصبح البريد الإلكتروني الطريقة القياسية للاتصال للشركات وأولئك الذين يتواصلون مع الشركات. ومع ذلك ، هناك أوقات يكون فيها خطاب العمل المهني التقليدي ضروريًا. قد يكون هذا من أجل التنقيب عن الوظائف أو مقترحات العمل أو حتى لأسباب قانونية. تنسيق صحيح الرسالة للحصول على أفضل فرصة للحصول على النتائج. تستخدم أساليب العمل الحالية حرف "تنسيق التنسيق" للأعمال بدلاً من "النمط ذو البادئة" المستخدم للحروف الأقل رسمية.
إنشاء رأسية
تقدم هذه الرسالة معلوماتك بما في ذلك اسمك واسمك التجاري (إن وجد) والعنوان ومعلومات الاتصال الأخرى ذات الصلة مثل رقم الهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني. تفتح معظم برامج معالجة الكلمات على الكمبيوتر قسم "الرأس" بالنقر المزدوج على البوصة العلوية لصفحة الملف الفارغة. في نمط الكتلة ، لا يوجد مسافة بادئة أو توسيط للمعلومات. إنه مجرد كتلة من المعلومات على طول الهامش الأيسر. يستخدم هذا الرأس فقط على الصفحة الأولى.
إذا كنت غير قادر على إنشاء ترويسة في قسم الرأس ، فلديك خياران. نقل الورقة إلى الجسم الرئيسي كأول كتلة أو مكان التاريخ الأول مع معلومات الاتصال الخاصة بك بين التاريخ ومعلومات المستلم.
التاريخ ، العنوان و التحية
التاريخ والعنوان والتحية هي الكتل الثلاث الأولى في قسم صفحة الرسالة الرئيسية. تأكد من أنك لست في قسم العنوان بالنقر على صفحة النص الأساسي. السطر الأول هو التاريخ الذي تمت تهيئته من خلال تهجئة الشهر مع اليوم والسنة التاليين ، على سبيل المثال ، 10 من أيار 2017.
احتفظ بسطر فارغ بين التاريخ وكتلة عنوان المستلم. تضمين "السيد" ، "السيدة" أو "السيدة" حيثما ينطبق ذلك. استخدم العنوان الكامل ومعلومات الاتصال ، وضع معلومات الشارع على سطر واحد والمدينة ، والولاية في اليوم التالي. تخطي سطر للتحية التي تليها النقطتين ، على سبيل المثال "عزيزي السيدة سميث:".
تنسيق نص الرسالة
بين العنوان والتحية ، أو بعد التحية ، يمكنك تضمين مرجع للخطاب الذي يلخص الموضوع ، مثل "RE: مشرف الموقع". استمر في كتابة نص الرسالة. استخدم خطًا محافظًا بحجم 10 أو 12 نقطة مثل Times New Roman أو Cambria أو Arial. لا يتم وضع مسافة بادئة للفقرات ، ويتم وضعها على الهامش الأيسر وفصلها بمسافة سطر واحد. يجب أن تكون الهوامش بوصة واحدة على كافة جوانب المستند.
الانتقال إلى الصفحة الثانية
قم بتضمين معلومات جهة الاتصال ذات الرأسية فقط على الصفحة الأولى من الرسالة. كما ذكرنا من قبل ، فإن الصفحة الأولى هي المكان الوحيد الذي يجب أن يكون له ورقة تحمل اسم المرسل بالكامل وعنوانه. يجب أن يشير رأس الصفحة الثانية إلى رقم الصفحة الذي تم توسيطه. يمكنك أيضًا تضمين المرسل إليه الخطاب على الهامش الأيسر ، والتاريخ على الهامش الأيمن ، والذي يساعد القارئ على تحديد المستند في حالة فصل الصفحتين.
إغلاق الرسالة
يتم إغلاق الرسائل مع كتلة التوقيع. أغلق الحرف في الصفحة الثانية باستخدام إغلاق محايدة ولكن ودية مثل "مع خالص التقدير" أو "مع أطيب التحيات". يتبع الإغلاق فاصلة وأربع مسافات واسمك. تضمين العنوان الخاص بك إن وجدت ، تحت اسمك. قم بتوقيع الحرف بالحبر الأزرق أو الأسود في المساحة الموجودة فوق اسمك.
إذا قمت بتضمين أي شيء بالحرف مثل السيرة الذاتية أو الاقتراح ، فستحتاج إلى ملاحظة أن هناك سطرين (سطرين) تحت اسمك.
