إذا كنت تعمل من أي وقت مضى في منصب إداري ، فقد يكون من وظيفتك تسجيل الدقائق. يمكن أن يكون الأمر أصعب مما تعتقده في نسخ الدقائق. يعني تسجيل الدقائق تحقيق التوازن الصحيح بين إعادة إنتاج عدد قليل جدًا من الملاحظات والكثير من الملاحظات التي أخذتها في اجتماعك. علاوة على ذلك ، يجب أن تمارس ليس فقط مهارات الاستماع الحاد ولكن حساسية تحريرية جيدة. من خلال اتباع الدليل أدناه ، يمكنك إنتاج نسخ دقائق احترافية.
هل النسخ الخاصة بك في أقرب وقت ممكن بعد اجتماعك. سوف تكون قادرًا على تذكر ما حدث في الاجتماع بسهولة.
بشكل صحيح مع وثيقة دقيقة. تسجيل حضور الاجتماع ، هدف (أهداف) الاجتماع ، وتاريخ / مدة الاجتماع. يجب أيضًا تضمين مفتاح يسرد الأحرف الأولى من الحاضرين إلى جانب أسماءهم الكاملة ، لأنه في كل مرة يتحدث فيها أحد الحاضرين ، يمكنك تهيئة عباراتهم بالحروف الأولى.
انسخ الاجتماع بترتيبه الزمني. قسّم المناقشات / المحادثات حسب الموضوع ، إذا تمت مناقشة أكثر من موضوع واحد في الاجتماع. على سبيل المثال ، إذا تغيرت المناقشة من اهتمامات الميزانية إلى الموارد البشرية ، فقم بإعداد المحادثة التالية على النحو التالي: "المناقشة من التغيير إلى اعتبارات إدارة الموارد البشرية …"
التمييز بين المناقشات الهامة وغير المهمة في اجتماعك. على سبيل المثال ، لا تريد بالتأكيد نسخ اللحظات التي خرج بها أحدهم عن الموضوع وتحدثت عن مسائل شخصية. بدلاً من الإشارة إلى أن المناقشة انحرفت عن المسار ، اكتب إما علامات الحذف "…" أو ما شابه ، "بعد حوالي ساعة من المحادثة غير ذات الصلة …"
قم بحفظ المستند إلى محرك الأقراص الثابتة (أو محرك الأقراص المحمول) قبل طباعته. يسجل تسجيل دقائق معظم القرارات الرئيسية للأعمال ، لذا من الضروري أن يتم حفظ هذه القرارات للرجوع إليها في المستقبل.
نصائح
-
تحقق دائمًا من التدقيق الإملائي والتدقيق النحوي قبل إرسال محضر الدقائق إلى رئيسك في العمل. اسأل مديرك إذا كان هناك قالب يمكنك استخدامه لتسجيل الدقائق الخاصة بك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاسأل ما إذا كانت هناك نسخ دقيقة سابقة يمكنك الرجوع إليها أثناء كتابتك لك.
تحذير
كن حذرا للغاية حول تسجيل أي نوبات في اجتماع. لا تذكر الشخص الذي يقف وراء الانفجار ، ولكن تذكر شيئًا مثل: "لقد شجعك ذلك بشدة.." إذا شعرت بعدم الثقة في ربط اسمك بآلة ، استشر رئيس الاجتماع.
