بالنسبة إلى مالكي الأنشطة التجارية الذين لديهم شركات عبر الإنترنت ، لا معنى لفوترة العملاء بأي شيء غير البريد الإلكتروني للفاتورة. حتى أن مالكي الأنشطة التجارية القائمة على الطوب العقاري يكتشفون فواتير البريد الإلكتروني تحسنا كبيرا مقارنة بالنسخة الورقية التقليدية التي يتم إرسالها بالبريد. يفحص الشخص العادي بريده الإلكتروني حوالي 15 مرة في اليوم ، ويتحقق حوالي ثلثي الأشخاص بمجرد بدء سريان السرير في الصباح. هذا يعطي فاتورتك مكانًا ذا أولوية في أذهانهم على أي ورقة ورقية تصل بعد أيام في صندوق البريد الخاص بهم. في معظم الحالات ، يمكن أن يؤدي هذا إلى دفعات أسرع وأكثر اتساقًا على مستوى المجموعة.
مزايا الفواتير البريد الإلكتروني
إذا كنت قد أرسلت الفواتير للعملاء عن طريق البريد في الماضي ، فقد تجد صعوبة في رؤية مزايا التبديل إلى الفوترة عبر الإنترنت. في المقام الأول ، تعد الفواتير الخالية من الورق أفضل بالنسبة للبيئة ، مما يوفر ملايين الأشجار من الدمار بالإضافة إلى عدد لا يحصى من غالونات الوقود في مركبات تسليم البريد. إذا كان الأخذ بالبيئة أمرًا هامًا بالنسبة لعملائك ، يمكن للفوترة عبر الإنترنت الإعجاب بتفانيهم في البيئة. بالإضافة إلى هذه الميزة الواضحة ، هناك العديد من المزايا الأخرى للفوترة عبر الإنترنت.
- يعد إرسال الفواتير عبر الإنترنت أرخص كثيرًا. بدلاً من دفع ثمن الورق والأظرف والطوابع ، يمكنك ببساطة إرسال رسالة رقمية عبر الإنترنت.
- يمكن أن تكون الفواتير الرقمية أكثر أمانًا. بغض النظر عن قصص الرعب من قراصنة الأعمال ، فإنه لا يزال من السهل على اللصوص سرقة من صندوق البريد الخاص بك كما هو البريد الإلكتروني الخاص بك.
- انه يوفر لعملائك خيارات. يمكنهم دفع الفواتير أثناء الخروج من المدينة ، في منتصف الليل أو في أي وضع آخر مناسب لهم.
- رسائل البريد الإلكتروني هي في الوقت المناسب أكثر بكثير من البريد الورقي. إذا كنت ترغب في الاتصال بعميل ، فيمكنك القيام بذلك على الفور بدلاً من انتظار أيام لتسليم مظروف.
- تسمح لك الفواتير بدون ورق بتنظيم عملية الأعمال بالكامل. من الممكن أن تناسب جميع المعلومات والبرامج المكتبية الخاصة بك في كمبيوتر محمول واحد أو كمبيوتر لوحي واحد ، مما يجعل عملك محمولا حقا.
باستخدام PayPal لإرسال فاتورة
PayPal هو برنامج لتحويل الأموال مصمم ليكون بديلاً إلكترونيًا للشيكات والأوامر المالية. بدأت جذورها المبكرة في عام 2000 ونمت بسرعة كافية لتمكين عرض عام في عام 2002. إن شعبية موقع eBay وغيرها من المواقع التي تمكن الشركات الصغيرة من الازدهار جعلت PayPal الشريك المالي المثالي لعدد لا يحصى من أصحاب الأعمال الصغيرة.
اليوم ، يسمح PayPal بالتحويلات المالية بين الأشخاص أو بين الشركات والأفراد.يمكن للمستخدمين إرسال واستلام الأموال من خلال واجهة PayPal ، مما يسمح للأشخاص بإرسال الأموال عبر الإنترنت دون إعطاء معلوماتهم المالية للغرباء. وباعتبارها الوسيط المالي لملايين المعاملات ، يمكن لـ PayPal أن تجعل عملية إعداد الفواتير ومسك الدفاتر أسهل بكثير من خيارات الفواتير الفردية.
لاستخدام PayPal لإرسال الفواتير ، ستحتاج إلى إعداد حساب نشاط تجاري على الموقع. بمجرد الموافقة على حسابك ، والذي يستغرق عادةً يومًا أو يومين ، يمكنك إنشاء وإرسال الفواتير من سطح المكتب أو من التطبيق على جهازك المحمول. ستقوم PayPal بإرسال الفاتورة إلى العميل عبر البريد الإلكتروني باستخدام رابط للدفع ، ويمكن للعميل الدفع باستخدام حساب PayPal الخاص به أو بطاقة الخصم أو الائتمان الخاصة به. يتيح لك PayPal تخصيص فواتيرك مع شعارات الشركة ومعلوماتها ، مما يجعل هذا الخيار ذو مظهر احترافي حتى أصغر الشركات.
بسّط باستخدام شركة فاتورة
بناءً على احتياجاتك المالية واحتياجاتك التجارية ، يمكنك العثور على مجموعة متنوعة من شركات الفاتورة التي تتوافق مع خطط الفوترة. تقدم هذه الشركات مستويات تسعير مختلفة بناءً على نوع الامتيازات التي تتضمنها ، ولجميعها على الأقل قالب فاتورة أساسي لاستخدامه.
Invoicely
Invoicely هي واحدة من العديد من الشركات التي تقدم نسخة أساسية مجانية لتجربتها. تسمح لك نسختهم الأساسية بإرسال رسائل بريد إلكتروني غير محدودة بدون حدود زمنية ، ولكنها قصيرة على الأجراس والصفارات التي تتضمنها الخطط الأكثر كلفة. صعد مستوى أو اثنين ، ويمكنك إضافة ميزات مثل العبارات المتكررة ، مع الدفع في أشكال أخرى إلى جانب PayPal وأكثر من العلامات التجارية الأساسية.
بسبب
يُعتبَر الاستحقاق واجبًا عالميًا في أهم خمس خدمات الفاتورة عبر الإنترنت. إنها معروفة بأمانها الفائق ، وهو مكافأة لأي شركة صغيرة. أنها توفر معالجة الدفع الدولي ، والمدفوعات من خلال بطاقات الخصم أو الائتمان ونظام المحفظة الرقمية الآمنة الخاصة بهم. كما يقدم حتى كتيب صغير عن الفواتير الخاصة بالموظفين المستقلين وغيرهم من أصحاب الأعمال الصغيرة.
SimplyBill
يتباهى SimplyBill أنه أسهل نظام فاتورة عبر الإنترنت. وهي توفر حوالي 40 نموذجًا مختلفًا لفواتير أنواع مختلفة من أنواع الأنشطة التجارية بالإضافة إلى إمكانية تضمين معدلات الضرائب في فواتيرك. هذا هو المفتاح إذا كنت تبيع المنتجات في جميع أنحاء البلاد. تحتوي كل فاتورة على أداة تتبع تخبرك عندما يفتحها العميل ، ويمنحك برنامج جداول البيانات الخاص به لقطة رائعة لنشاطك التجاري من شهر لآخر أو من سنة إلى أخرى. كواحد من خيارات الفواتير الأقل تكلفة عبر الإنترنت ، لا تتكلف SimplyBill سوى 5 دولارات شهريًا لخطةها الأساسية بعد فترة تجريبية مجانية لمدة أسبوعين.
موجة
الموجة فريدة من نوعها ليس في خدماتها ولكن في هيكل التسعير الخاص بها. وهم يقدمون كل خدمات الفواتير الخاصة بهم مجانًا. يمكنك إنشاء وإرسال الفواتير من موقعهم ، بما في ذلك الفواتير المتكررة وتلك الخاصة بخطط الدفع الشهرية. الفواتير قابلة للتخصيص بالكامل لمنحهم نظرة احترافية. يمكنك حتى الفاتورة أثناء التنقل باستخدام تطبيقهم. المرة الوحيدة التي تدفع فيها إلى Wave هي عندما تقبل الدفعات من خلالها. أنها توفر خدمات بطاقة الائتمان والمعاملات المصرفية من خلال موقع الويب الخاص بهم ، وتحصيل نسبة من فاتورتك كرسوم للمعاملات. بالنسبة لأولئك الذين يقررون بشكل خاص من خلال PayPal أو أي وسيلة أخرى ، يمكن أن تكون فاتورة Wave بديلاً جذابًا.
عيوب من رسائل البريد الإلكتروني الفاتورة
على الرغم من أن إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني قد يبدو وكأنه الشيء الأكثر طبيعية الذي يجب فعله لمعظم الأنشطة التجارية ، فقد تكون هناك مساوئ لإزالة طريقة الفوترة الورقية القديمة. في المقام الأول ، تفضل العديد من الشركات الحصول على نسخة ورقية من جميع المعاملات لسجلاتها. بينما يمكنك طباعة رسائل البريد الإلكتروني لحفظها في ملفاتك ، فإن مطالبة عملائك بالشيء نفسه يمكن اعتباره فرضًا على بعض الأشخاص.
يمكن أن يؤدي استخدام الفواتير عبر الإنترنت إلى انخفاض معدل الدفع. قد يكون من الأسهل على فاتورتك أن تفلت من عقول العملاء إذا لم يكن لديهم ورقة فعلية في متناول اليد كتذكير. قلل من هذا الخطر عن طريق تنفيذ نظام من رسائل البريد الإلكتروني للتذكير عند تأخر الدفع.
تصل الدفعات الإلكترونية بشكل عام أسرع من تلك التي يتم إرسالها عبر البريد ، ولكن هذا فقط إذا كان العميل يرى فاتورتك. تحتوي جميع أنظمة البريد الإلكتروني على فلاتر غير مرغوب فيها مضمنة في ذلك الصيد والرسائل غير المرغوب فيها وغير المرغوب فيها. إذا تم حجز فاتورتك في فلتر الرسائل غير المرغوب فيها ، فستكون الاحتمالات أن عميلك لن يشاهدها أبدًا. يمكنك تقليل فرص حدوث ذلك عن طريق مطالبتهم بإضافتك إلى قائمة العناوين المعتمدة ، ولكن لا يزال من الممكن حدوث ذلك.
يمكن أن يؤدي استخدام الفواتير عبر الإنترنت لفاتورة العملاء إلى دفعات أسرع ، ولكن قد تدفع سعرًا مع رسوم المعاملات. قد لا يفرض البنك أو المؤسسة المالية عليك رسومًا عند إيداع شيك ، ولكن جميع الخدمات المالية عبر الإنترنت تفرض نسبة مئوية لتحويل الأموال من حساب العميل إلى حسابك. يمكنك شطب الرسوم كتكاليف لممارسة النشاط التجاري ، ولكنها شيء يجب عليك مراعاته عند اتخاذ قرار بشأن استخدام الفواتير عبر الإنترنت.
