الكتابة في شكل العمل تختلف عن أنواع الكتابة الأخرى. تكون الإرشادات أكثر صرامة ، وعادة ما يتم تحديد النمط الذي تكتبه سلفًا. الهدف عند الكتابة في نمط العمل هو دائما أن تظهر المهنية. الكثير من الكتابة التي تقوم بها سوف تكون للعملاء الحاليين أو المحتملين ، أو زملاء العمل ، أو الرؤساء. يمكن أن تؤثر بعض هذه الوثائق على مدى جودة أداء شركتك أو شركتك ، لذا فإن اتباع الإرشادات أمر أساسي.
استخدم شكل كتلة أو كتلة معدلة أو شبه كتلة عند كتابة خطاب عمل. تنسيق الكتلة الأكثر استخدامًا. في هذا الشكل ، يتبقى كل شيء مبررًا ومتباعدًا بمسافة واحدة ، باستثناء وجود مسافة مزدوجة بين الفقرات.
اكتب المستند الخاص بك للجمهور. ركز على احتياجاتهم واهتماماتهم بدلاً من اهتماماتك. فكر في ما يحتاج القراء إلى معرفته وتحديد الطريقة المناسبة لنقل المعلومات إلى هؤلاء القراء المعينين.
استخدم نغمة رسمية عند الكتابة للرؤساء أو العملاء. استخدم فقط نغمة غير رسمية للمذكرات أو رسائل البريد الإلكتروني لزملاء العمل.
إبراز المعلومات الإيجابية ، والتركيز على الفوائد للقارئ. هذا مهم بشكل خاص عند كتابة حرف يحتوي على رسالة سلبية.
اكتب بوضوح وإيجاز. يمكنك القيام بذلك عن طريق الاحتفاظ بالفقرات قصيرة ، من خلال ذكر معلومات مهمة في بداية المستند والفقرات وباستخدام القوائم متى أمكن ذلك. يساعد هذا القراء ، الذين عادة ما يتم الضغط عليهم للحصول على الوقت ، في العثور على المعلومات المهمة حتى لو كانوا يتصفحون المستند فقط.
تدقيق المستند الخاص بك للتأكد من خلوه من الأخطاء الإملائية والنحوية وعلامات الترقيم. يمكن لأي أخطاء في كتاباتك أن تجعلك تبدو غير محترمة أو مهينة.
نصائح
-
بشكل عام ، لا بأس من استخدام الكلمتين "أنا" و "أنت" في مستند الأعمال. ومع ذلك ، توخي الحذر عند استخدام كلمة "نحن" ، لأن هذا يحول كلماتك إلى تأمّل على الشركة بأكملها.
استخدم دومًا النقطتين ، وليس الفاصلة ، بعد التحية في خطاب عمل.
